Hiện nay thủ tục thay đổi địa chỉ công ty chi tiết không phải là nhu cầu xa lạ đối với các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, đặc biệt trong tình hình kinh tế nhiều thay đổi hiện nay. Tuy vào việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, khác tỉnh sẽ có những quy định khác nhau mà nếu không tìm hiểu kỹ rất dễ phạm phải sai lầm.
Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
Khi nào cần thay đổi địa chỉ công ty
Những lý do khiến doanh nghiệp thay đổi địa chỉ chủ yếu là để công việc kinh doanh thuận tiện hơn, chuyển đến vị trí trung tâm để thuận tiện giao dịch với đối tác, tiếp cận khách hàng hay mở rộng thị trường…
Điều kiện địa điểm đặt địa chỉ trụ sở công ty
Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định tại Điều 42, Luật doanh nghiệp 2020 thì địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quốc gia; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Điều 3, Điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.
Ngoài ra, lựa chọn trụ sở doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn trụ sở là nhà có sổ đỏ và hợp đồng thuê trụ sở nếu là trụ sở thuê nhằm chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở khi cơ quan thuế xuống kiểm tra trụ sở.
Căn cứ vào quy định nêu trên Luật Trần và Liên Danh đưa ra một số lời khuyên cũng như lưu ý đối với doanh nghiệp trong việc lựa chọn trụ sở:
Thứ nhất, Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn trụ sở phù hợp với quy định nêu trên.
Thứ hai, Doanh nghiệp có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh.
Nhược điểm: Doanh nghiệp sẽ phải đóng thuế môn bài cho cả địa điểm kinh doanh và cho cả công ty. Mức thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh là 1.000.000 đồng / năm.
Thứ ba, Việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư.
Chọn được địa điểm phù hợp thì trụ sở doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là “thành trì vững chắc” cho sự phát triển lâu dài và bền vững tạo thuận lợi lớn trong việc giao dịch, kinh doanh, mở rộng thị trường sau này. Với đội ngũ tư vấn ưu tú và kinh nghiệm chuyên môn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, Luật Trần và Liên Danh luôn cung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất đáp ứng nhu cầu hoạt động của khách hàng.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Sau khi nhận được thông tin về công ty của quý khách và địa chỉ trụ sở dự định chuyển đến Luật Trần và Liên Danh sẽ tiến hành soạn hồ sơ và chuyển lại hồ sơ cho khách hàng ký đóng dấu.
Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng quận bao gồm:
- Thông báo thay đổi
- Biên bản họp về việc đổi địa chỉ trụ sở (đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
- Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở
- Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
- Giấy đề nghị công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp chuyển lại hồ sơ để Luật Trần và Liên Danh sẽ tiến hành nộp và theo dõi hồ sơ cho khách hàng cho đến khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (mẫu Thông báo Theo Phụ lục II.1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHDT;
- Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
- Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
- Giấy ủy quyền cho Công ty Luật Luật Trần và Liên Danh thực hiện thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanhhoặc giấy giới thiệu;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh nộp trực tiếp về Bộ phận Một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp sẽ chuyển đến hoặc nộp online tại Cổng thông tin quốc gia. Thành phần hồ sơ sẽ bao gồm:
- Thông báo thay đổi trụ sở công ty có chữ ký của người đại diện theo pháp công ty.
- Quyết định và bản sao biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty của:
- Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần.
- Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
- Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên.
- Thông báo cập nhật số điện thoại (trong trường hợp công ty bạn chưa đăng ký số điện thoại khi đăng ký thành lập).
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có).
- CMND/CCCD/hộ chiếu của người được đại diện ủy quyền (bản sao).
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh Sở KH&ĐT tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới sẽ cấp giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp (nếu hồ sơ hợp lệ).
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng tỉnh
Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng khu vực quận hoặc huyện thì chỉ cần tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh mà không phải làm thủ tục chốt thuế ở chi cục thuế cũ.
Hồ sơ chi tiết đối với từng loại hình doanh nghiệp:
Hồ sơ để đăng kí thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng quận/tỉnh rất đơn giản không có gì quá phức tạp. Những giấy tờ cần có trong hồ sơ đối với từng loại hình công ty như sau:
Đối với công ty TNHH 1TV:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc chuyển trụ sở chính của công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.
- Giấy ủy quyền (trường hợp chủ sở trực tiếp đi nộp).
Đối với công ty TNHH 2TV trở lên, công ty hợp danh:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc chuyển trụ sở chính của công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.
- Giấy ủy quyền (trường hợp người đại diện trực tiếp đi nộp).
Đối với công ty cổ phần:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của đại hội đồng cổ đông về việc chuyển trụ sở chính của công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.
- Giấy ủy quyền (trường hợp người đại diện trực tiếp đi nộp).
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Bước 1: Thực hiện thủ tục trên cơ quan thuế:
Doanh nghiệp nộp 3 hoặc 5 bộ hồ sơ lên chi cục thuế cũ để chốt thuế đã nộp tại chi cục thuế cũ để chuyện tỉnh và nhận kết quả là mẫu 09.
Hồ sơ gồm:
- Biên bản họp về việc chuyển trụ sở
- Quyết định về việc chuyển trụ sở
- Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển tỉnh
- Mẫu 08.
- Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
Số lượng hồ sơ: in 5 bộ chính
Theo giấy hẹn thì đến chi cục thuế để nhận kết quả hoặc thông báo (thông thường là 7-9 ngày làm việc).
Bước 2: Làm thủ tục trên Sở KH&ĐT tỉnh mới
- Hồ sơ thay đổi
- Mẫu 09 của thuế
Thời gian 04-05 ngày làm việc
Bước 3: Thiết kế mẫu dấu, khắc dấu, hủy dấu cũ , Thông báo mẫu dấu với Sở KHĐT,
Hủy dấu cũ tại công an tỉnh cũ
- DKKD công chứng cũ
- Giấy giới thiệu
- Công văn trả dấu cũ
- Dấu pháp nhân cũ
- Đăng ký mẫu dấu cũ
Kết quả: Xác nhận đã trả dấu và DK mẫu dẫu
Thời gian làm việc: 03-05 ngày
Làm dấu pháp nhân mới
- Thời gian làm việc: 01 ngày
Thông báo thay đổi mẫu dấu tại tỉnh mới
- Thông báo thay đổi mẫu dấu
- Ủy quyền cho cá nhân đi nộp hồ sơ
Thời hạn hoàn thành thủ tục: 03-04 ngày làm việc
Sau khi nhận thông báo về mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Thủ tục thông báo lên cơ quan thuế
Thông báo lên cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở
Công văn lên thuế về việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn (nếu có)
Công việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Về con dấu công ty
Thường đối với con dấu của công ty sẽ bao gồm tên công ty, mã số thuế và địa chỉ theo cấp quận, huyện trở lên. Vậy nên khi công ty thay đổi địa chỉ cùng quận, huyện với trụ sở cũ thì không cần thực hiện khắc lại con dấu của công ty. Và đồng thời nếu trường hợp công ty thay đổi địa chỉ khác quận huyện thì công ty cần thực hiện khắc và Ban hành quyết định thay đổi mẫu con dấu mới và tự quản lý;
Sau khi hoàn thiện con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Luật Trần và Liên Danh sẽ bàn giao tận tay cho quý khách hàng toàn bộ kết quả và hồ sơ nội bộ của công ty gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
- Con dấu công ty mới (loại dấu liền mực tự động hiện đại nhất)
- Kết quả công bố doanh nghiệp
- Quyết định sử dụng mẫu dấu công ty
- Điều lệ công ty sửa đổi
Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ mới
Biển hiệu công ty bắt buộc phải treo tại địa chỉ mới. Khi cơ quan thuế nhận được thông tin có doanh nghiệp mới trên địa bàn thì sẽ tiến hành kiểm tra thực tế xem doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại địa chỉ này hay không? Có treo biển công ty hay không? (không kiểm tra trong trụ sở)
Ngoài vấn đề hóa đơn và con dấu, công ty sẽ còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết hay thông báo tới các đơn vị liên quan:
– Các công ty thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội
– Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng doanh nghiệp;
– Ký phụ lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký kết và đang tiến hành công việc;
– Thay đổi mọi thông tin có liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;
Thay đổi thông tin chữ ký số
Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh thì cần phải cập nhật lại thông tin chữ ký số. Nếu chỉ thay đổi khác Quận huyện hoặc trong cùng quận huyện thì vẫn có thể sử dụng chữ ký số cũ như bình thường.
Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo thông 78 nghị định 123/NĐ-CP. Nên sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp hóa đơn cho doanh nghiệp để làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn và nộp lại tờ khai DK01 để cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn và báo ho cơ quan thuế được biết. Sau khi được chấp thuận thông báo cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận thay đổi địa chỉ trụ sở qua mail cho doanh nghiệp.
Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Chính vì vậy chúng tôi không thể hướng dẫn toàn bộ và đầy đủ các thay đổi của từng nhà phát hành hóa đơn. Luật Trần và Liên Danh xin gửi tới quy trình các bước thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn của nhà phát hành.
Thay đổi địa chỉ trên phần mềm bảo hiểm xã hội
Khi doanh nghiệp làm chuyển trụ sở công ty thì cần phải đồng thời tiến hành thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở trên phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội.
- Đối với các doanh nghiệp chỉ thay đổi trong cùng quận huyện thì sau khi nhận đăng ký kinh doanh chỉ cần thay đổi sang thông tin mới và nộp thông báo cập nhật lên cơ quan quản hiểm trên phần mềm kê khai BHXH.
- Trường hợp đối với doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quận Huyện, tỉnh thành phố thì bắt buộc khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty doanh nghiệp phải tiến hành các công việc như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động của doanh nghiệp và làm thủ tục chốt sổ cho người lao động. Để có thể báo giảm lao động thành công thì yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán đầy đủ các khoản tiền còn nợ đọng với cơ quan BHXH đến thời điểm được báo giảm và chốt sổ.
Bước 2: Sau khi báo giảm lao động của doanh nghiệp xong doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở lên cơ quan BHXH hiện tại để hoàn tất các thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Sau thời gian 03-05 ngày nhận được hồ sơ nếu doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ cơ quan bảo hiểm xã xác nhận cho doanh nghiệp 1 biên bản chuyển tới cơ quan bảo hiểm xã hội ở quận Huyện mới nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin chuyển mã tại quận, huyện mới sau đó báo tăng lao động như bình thường.
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trên website của tổng cục hải quan
Đối với các doanh nghiệp trước đó có xúc tiến thương mại xuất nhập khẩu thì cần phải tiến hành thay đổi cập nhật thông tin doanh nghiệp để các thông tin được chính xác.
Sau khi thay đổi chữ ký số doanh nghiệp đồng thời nhờ nhà cung cấp chữ ký số thay đổi thông tin địa chỉ mới trên tài khoản hải quan của doanh nghiệp.
Thay đổi địa chỉ trên các giấy phép con của doanh nghiệp
Trường hợp công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện, thì sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải tiến hành thay đổi lại các giấy phép kinh doanh theo thông tin mới. Tùy thuộc cơ quan quản lý và từng loại giấy phép con mà có bộ hồ sơ thay đổi
Có bắt buộc phải thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Luật Doanh nghiệp quy định các công ty sẽ phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nếu thay đổi trụ sở công ty tới Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời gian 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Trường hợp nếu công ty quá thời hạn thông báo nêu trên, các công ty sẽ bị xử phạt hành chính căn cứ theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt các công ty sẽ phải chịu dao động từ 500.000 – 5.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà công ty quá hạn. Cụ thể:
- Công ty bị phạt 500.000 – 1.000.000 trường hợp quá hạn từ 1 – 30 ngày
- Công ty bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 trường hợp quá hạn từ 31 – 90 ngày
- Công ty bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 trường hợp quá hạn từ 91 ngày trở lên
Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Trần và Liên danh
Các công việc mà Luật Trần và Liên Danh cung cấp trong dịch vụ
- Tư vấn về quy trình, thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
- Tư vấn về hành lang pháp lý các vấn đề cần quan tâm khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty
- Hướng dẫn quý quý khách hàng cần chuẩn bị các giấy tờ cụ thể nào.
- Thay mặt khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật đặt ra.
- Nhận ủy quyền từ khách hàng Luật Trần và Liên Danh sẽ soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Cử nhân viên theo dõi hồ sơ, bổ sung và sửa chữa hồ sơ nếu có yêu cầu của chuyên viên
- Tiến hành khắc mới con dấu và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia
- Tư vấn hỗ trợ khách hàng nắm bắt được các công việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp.
Những lưu ý khi tiến hành chuyển địa chỉ trụ sở công ty
- Trước khi chuyển quận phải tiến hành kiểm tra rà soát và dừng xuất hóa đơn và dừng nhận hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào để tiến hành nộp hồ sơ và tiến hành chuyển địa chỉ theo quy định.
- Trong quá trình chuyển địa chỉ doanh nghiệp không nên lấy hóa đơn đầu vào tránh việc lấy hóa đơn không đúng thông tin doanh nghiệp khiến hóa đơn bị loại.
Để tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý trên khu vực thành phố Hà Nội là rất đơn giản bởi vì thị trường hiện ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết đối với các doanh nghiệp nhiều hơn.
Với số lượng đơn vị cung cấp ngày càng nhiều như này càng làm các doanh nghiệp phân vân nhiều hơn khi lựa chọn một đơn vị đồng hành với mình trong các thủ tục bởi tùy điều kiện của mỗi đơn vị tư vấn và doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau. Chính vì vậy, Luật Trần và Liên Danh luôn mong rằng có thể đem đến cho quý doanh nghiệp những hỗ trợ tối ưu nhất khi tìm đến dịch vụ của Công ty luật chúng tôi.
