Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên văn phòng đại diện có thể không hoạt động tại một địa chỉ trong suốt quá trình hoạt động. Có nhiều lý do dẫn đến sự thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vậy thủ tục này được thực hiện như thế nào? Hồ sơ bao gồm những gì? Có những lưu ý gì khi thực hiện thủ tục này? Khách hàng hãy tham khảo bài viết của Luật Trần và Liên Danh để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Văn phòng đại diện là gì?
Tại Khoản 2 Điều 44 luật doanh nghiệp 2020 định nghĩa:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Các trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty
Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh đã đăng ký
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty
Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty bao gồm:
+ Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-9, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
+ Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-15, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty
Trình tự thực hiện
Lưu ý: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ, văn phòng đại diện phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:
Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:
Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.
(Quy định tại Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
Cách thức thực hiện
Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Số lượng hồ sơ
01 bộ.
Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Tại sao phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là thông tin không thể thiếu trong nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Đây cũng là thông tin hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nên theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu doanh nghiệp vi phạm thời hạn trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Tùy theo thời gian vi phạm sẽ có các mức phạt khác nhau, thời gian vi phạm càng lâu mức phạt sẽ càng cao, cụ thể như sau:
– Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày
– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên
Điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện sau:
– Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật. Vì khi nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu không đầy đủ hồ sơ theo quy định thì hồ sơ được xem là không hợp lệ.
– Địa chỉ trụ sở mới cũng là một điều kiện quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vì pháp luật có quy định về những nơi không được làm trụ sở văn phòng đại diện. Vì vậy mà địa chỉ trụ sở mới của văn phòng đại diện phải đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật tránh việc lựa chọn địa chỉ không đúng quy định.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
– Theo quy định trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở. Vì tùy theo chức năng mà chung cư sẽ có những kết cấu khác nhau, chung cư chỉ có mục đích để ở sẽ không thể đáp ứng yên cầu để làm trụ sở của văn phòng đại diện.
– Để tránh sự nhầm lẫn về địa chỉ giữa các văn phòng đại diện, hay với địa chỉ của các đơn vị khác khách hàng cần phải ghi thông tin địa chỉ cụ thể, chi tiết từ số nhà/ngõ/ngách/đường/phố đối với văn phòng đại diện tại thành phố và thôn/xóm đối với văn phòng đại diện tại nông thôn.
– Trụ sở của văn phòng đại diện phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện có phải thực hiện chốt thuế không?
Theo quy định của luật doanh nghiệp khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp phải thực hiện chốt thuế với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm theo quy định của luật thuế. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện là chi cục thuế cấp huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở vì vậy khi thay đổi địa chỉ từ quận/huyện này sang quận/huyện khác hoặc chuyển từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành phố khác sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Với trường hợp này doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục chốt thuế.
Hồ sơ của thủ tục chốt thuế bao gồm những giấy tờ sau:
– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST
– Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ
Quy trình thực hiện chốt thuế
Thẩm quyền: Cơ quan thuế nơi chuyển đi
Trước khi chuyển trụ sở văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ đến cơ quan thuế nơi chuyển đi hoàn thành cách nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế cơ quan thuế nơi chuyển đi gửi thông báo mẫu số 09-MST về việc chuyển địa chỉ cho doanh nghiệp.
Vướng mắc của khách hàng trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Câu hỏi: Hiện tại văn phòng đại diện của công ty tôi có địa chỉ tại quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, công ty tôi muốn chuyển địa chỉ văn phòng đại diện này đến Hải Dương thì công ty tôi phải thực hiện như thế nào?
Trả lời: Đây là trường hợp chuyển địa chỉ khác tỉnh nên bước đầu tiên doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế quận Đống Đa. Sau khi nhận được thông báo chuyển địa điểm của chi cục thuế quận Đống Đa, công ty thực hiện nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại phòng đăng ký kinh doanh. Đối với trường hợp chuyển địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh doanh nghiệp gửi hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến cụ thể là phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Hải Dương.
Câu hỏi: Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện có làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện không?
Trả lời: Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải kê khai thông tin về địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, đây là thông tin được hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Vì vậy khi thay đổi sang địa chỉ mới khác với địa chỉ đã đăng ký sẽ làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Câu hỏi: Công ty tôi đang thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu địa điểm kinh doanh và đang có mong muốn thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện thì có thể thực hiện đồng thời cả hai thủ tục đó không?
Trả lời: Theo quy định doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện một thủ tục trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không thể thực hiện cùng lúc hai thủ tục thay đổi trên cơ sở dữ liệu. Chính vì vậy công ty bạn không thể thực hiện đồng thời cả hai thủ tục thay đổi cùng một lúc.
Câu hỏi: Công ty tôi vừa thực hiện thay đổi tên, nhưng chưa thực hiện thay đổi tên các đơn vị phụ thuộc thì công ty tôi có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện không?
Trả lời: Theo quy định của luật doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”. Vì vậy khi thay đổi tên công ty sẽ dẫn đến thay đổi tên văn phòng đại diện, nên công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện mà thực hiện các thủ tục thay đổi hồ sơ của doanh nghiệp sẽ không được chấp thuận. Chính vì vậy mà trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện sau đó mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. kinh doanh thực phẩm. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
