Ngày nay, các doanh nghiệp điều mong muốn tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh được nhiều người, nhiều nơi biết đến, nhằm mục đích mở rộng thị trường, quảng bá sản phẩm, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh khác nhau trên lãnh thổ Việt Nam. Bài viết này cung cấp cho các bạn biết rõ hơn về chức năng hoạt động của văn phòng đại diện.
Luật Trần và Liên Danh sẽ cung cấp cho bạn chức năng hoạt động của Thành Lập Văn phòng đại diện của các doanh nghiệp trong nước và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Khái niệm văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.
Như vậy, trong hoạt động dân sự, pháp luật chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyển của pháp nhân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại thì đối tượng được mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà có cả cá nhân hoạt động thương mại. Luật Thương mại quy định thương nhận được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật.
Thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn có thể là cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng kí hoạt động thương mại. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của thương nhân. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trong thực tế, văn phòng đại diện thương mại thường được mở ở các nơi thương nhân chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại để tiếp cận, tìm hiểu thị trường khi chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại và tìm kiếm các khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Về nguyên tắc, văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế nói chung không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích thu lợi nhuận mà chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện về bản chất là đại diện cho tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của tổ chức đó. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chỉ nhánh của pháp nhân. Chỉ nhánh của pháp nhân được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chỉ nhánh.
Ngoài ra, thuật ngữ văn phòng đại diện còn được dùng để chỉ đơn vị phụ thuộc của các tổ chức phi lợi nhuận như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế hay tổ chức ngoại giao đặt tại nơi mà các tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này hoạt động với tư cách đại diện và nhân danh cho các tổ chức kể trên.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 Điều 18 khoản 3:
“Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.”
Trường hợp là đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Theo nghị định 72/2006/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại điều 20 khoản 3:
“Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.”
Đối với trường hợp này thì người đứng đầu văn phòng đại điện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể giao kết hợp đồng mua bán nếu được sự ủy quyền bằng văn bản của Công ty. Việc ủy quyền sẽ phải bằng văn bản và chỉ cho từng lần giao kết hợp đồng.
Như vậy văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp đó là văn phòng đại diện của thương nhân, công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Ngoài lưu ý quan trọng về thẩm quyền nêu trên khi tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần tham khảo về điều lệ, quy chế công ty của các doanh nghiệp thành lập để hiểu rõ hơn về thẩm quyền và hoạt động của chủ thể này, nhằm bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không
Trong quá trình kinh doanh, khi đối tác muốn kí hợp đồng làm ăn, một văn phòng đại diện hợp pháp có được xuất hóa đơn không? Căn cứ theo điểm b, khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:
” Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.
Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.”
Có thể nói, việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Do vậy, văn phòng này không có hoạt động thu chi vì thế sẽ không tiến hành khai thuế.
Nếu trong trường hợp có phát sinh việc mua hàng hóa và trực tiếp thanh toán để phục vụ cho mục đích hoạt động thì hóa đơn có thể xuất mang tên văn phòng đại diện và sau đó hóa đơn sẽ được chuyển về cho trụ sở chính để tiến hành kê khai thuế.
Còn nếu trong trường hợp phát sinh việc mua hàng hóa nhưng những chi phí ấy do trụ sở chính trực tiếp thanh toán thì trên hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính tại tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua”.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục xin thành lập một văn phòng đại diện gồm các giấy tờ như sau:
Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết là: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Thời gian giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.
Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về văn phòng đại diện. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
