Thành lập làm văn phòng đại diện đối với những công ty có nhiều địa điểm làm việc khác nhau. Việc thiết lập văn phòng đại diện cho công ty là điều cần thiết. Nếu bạn muốn thành lập văn phòng đại diện cho công ty thì bạn cần đến cơ quan có thẩm quyền để xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định theo luật doanh nghiệp và một số luật khác có liên quan. Cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu về “Chi phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?” thông qua bài phân tích pháp lý dưới đây.
Căn cứ pháp lý
Luật Doanh nghiệp 2020
Thông tư 47/2019/TT – BTC.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại bài viết này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Sau khi nhận được thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng Luật Việt An sẽ soạn hồ sơ.
Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.
Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.
Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm của văn phòng đại diện
Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;
Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.
Nhược điểm của văn phòng đại diện
Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.
Giải pháp thay thế việc thành lập văn phòng đại diện
Khi doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh.
Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm.
Địa điểm kinh doanh không phải mở hồ sơ kê khai thuế giống chi nhánh nhưng vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh.
Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập địa điểm kinh doanh.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, ngoài vấn đề chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các công việc tại cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty cần hoàn thành nghĩa vụ về phí, lệ phí thành lập.
Hiện nay, việc thành lập văn phòng đại diện cho công ty được quy định lệ phí do quy định của pháp luật. Pháp luật quy định quyền lệ phí; thực hiện thành lập văn phòng đại diện cho công ty bằng những mức phí thích hợp. Tuy nhiên, tổng quát lại những chi phí khi bạn thành lập những văn phòng đại diện cho công ty bao gồm: chi phí thành lập doanh nghiệp; chi phí về xây dựng văn phòng đại diện tại địa chỉ nhất định; chi phí thuê nhân viên, và các chi phí khác tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và gọi là lệ phí thành lập văn phòng đại diện cho công ty.
Chi phí hợp lý của văn phòng đại diện
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện là toàn bộ các khoản phí; lệ phí mà công ty phải bỏ ra trong toàn bộ quá trình thành lập văn phòng đại diện.
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể; trong Biểu phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT – BTC. Theo đó, lệ phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
– Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty (lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty) là 50.000 đồng.
– Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; của công ty là 50.000 đồng/ lần cấp.
– Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; của công ty là 50.000 đồng/ lần thay đổi.
– Phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; của công ty là 20.000 đồng/ bản cung cấp.
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty quy định phía trên; được gọi là lệ phí nhà nước. Ngoài ra, công ty cần bỏ ra thêm các khoản khác như phí khắc con dấu, phí dịch vụ.
Phí khắc con dấu là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu. Phí khắc con dấu sẽ phụ thuộc vào số lượng mẫu con dấu; kích thước con dấu, loại con dấu và đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu.
Phí dịch vụ là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ; thành lập văn phòng đại diện cho công ty. Phí dịch vụ sẽ phụ thuộc và đơn vị đó quy định; có thể bao gồm hoặc không bao gồm lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu.
Điều kiện để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty quảng cáo nước ngoài; tại Việt Nam thì cần đáp ứng được các điều kiện như sau:
– Đã hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh dịch vụ quảng cáo; hoặc có các loại giấy tờ có giá trị chứng minh tương tự được cấp bởi; cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Đáp ứng về khoảng thời gian hoạt động tại Việt Nam; kể từ thời điểm đăng ký kinh doanh và có văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam; ít nhất là 7 năm theo quy định.
Trong vòng 45 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện; thì văn phòng đó phải tiến hành các hoạt động trên thực tế; và gửi văn bản thông báo đến cho cơ quan cấp phép về các thông tin liên quan đến văn phòng đại diện.
Thông tin cần thông báo gồm các nội dung như: Địa điểm đẳ trụ sở, số lượng nhân viên làm việc; và kèm theo số tin quốc tịch…
Trường hợp trong quá trình hoạt động; mà văn phòng đại diện công ty Quảng cáo nước ngoài nếu có bất cứ thay đổi gì liên quan đến số lượng nhân viên; quốc tịch, địa chỉ văn phòng đại diện…thì phải gửi văn bản thông báo đến cơ quan có thẩm quyền.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về chi phí thành lập văn phòng đại diện. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
