Thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã

Trong quá trình doanh nghiệp hoạt động, kinh doanh bởi nhiều lý do khác nhau như nhu cầu phát triển thị trường, mở rộng hoạt động đầu tư kinh doanh mà doanh nghiệp, đặc biệt là thay đổi địa giới hành chính mà các doanh nghiệp, công ty đã có sự thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng, đầy đủ. Luật Trần và Liên Danh sẽ tư vấn thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã ngay sau đây.

Nội dung chính bài viết

Địa giới hành chính là gì?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khái niệm địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội. Địa giới hành chính được xác định bằng các mốc giới cụ thể thể hiện tọa độ vị trí đó.

Trên cơ sở xác định địa giới hành chính, Nhà nước sẽ tiến hành phân cấp đơn vị hành chính theo các cấp như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố…

Việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước do Chính phủ quy định (khoản 1 Điều 29 Luật Đất đai 2013).

Tại một thời điểm, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành các quyết định chia, tách, sáp nhập các đơn vị hành chính.

Doanh nghiệp cần làm gì khi làm thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã?

Nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính thì thông tin về trụ sở sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi. Mặc dù doanh nghiệp không phải di chuyển trụ sở nhưng tên trụ sở về mặt hành chính và trên thực tế đã có sự thay đổi.

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những thông tin thể hiện Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp. Khoản 1 Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định: “Doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này”

Bên cạnh đó điểm b khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:

“Trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 56 đến Điều 60 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin vào hồ sơ của doanh nghiệp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”

Như vậy, khi có thay đổi về địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính (không thuộc các quy định từ Điều 56 đến Điều 69), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã bao gồm:

– Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.
(Phụ lục II-5 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT đối với doanh nghiệp, Phụ lục II-13 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT đối với chi nhánh, văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh).

CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

Số: …………..

… …, ngày… … tháng… … năm … …

THÔNG BÁO

Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh thành phố …

Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần đầu tư

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ………………………………

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh :

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: …………………………….

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc như sau:

Địa chỉ trụ sở chính tại ………………………………………………………………………

Nay đổi thành: ………………………………………………………………………………..

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
CỦA DOANH NGHIỆP

– Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao có chứng thực hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ

Số: /UQ – CT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm 20…

GIẤY UỶ QUYỀN

– Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 20 tháng 06 năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Căn cứ tình hình thực tế của Công ty Cổ phần Đầu tư

Giấy ủy quyền này được lập ngày ….. tháng ….. năm 20…, tại Công ty Cổ phần Đầu tư (“Công ty”) giữa các bên sau đây:

NGƯỜI UỶ QUYỀN

Ông: Nguyễn Minh A

Chức vụ: Chủ tịch HĐQT – người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần đầu tư

Số CMND/CCCD: ……………………, cấp ngày …………………….

Nơi cấp: Cục Cảnh sát ĐKQL cư trú và DLQG về dân cư

Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………….

NGƯỜI ĐƯỢC UỶ QUYỀN

Ông/bà:

Chức vụ:

Số CMND/CCCD:

Nơi cấp:

Địa chỉ thường trú:

Bằng giấy ủy quyền này Người nhận uỷ quyền được thay mặt Người Uỷ quyền thực hiện các công việc có nội dung như sau:

Nội dung và phạm vi ủy quyền

Bên A ủy quyền cho Bên B thực hiện các công việc liên quan đến cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư với các công việc như sau:

Nộp hồ sơ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Bổ sung hồ sơ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Nhận kết quả hồ sơ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Trong phạm vi ủy quyền, Bên B được quyền nộp, lập, nhận các giấy tờ cần thiết, nộp các nghĩa vụ tài chính (nếu có) và quyết định mọi vấn đề có liên quan.

Thời gian uỷ quyền

Kể từ ngày ……/……/20… đến khi hoàn thành xong nội dung công việc được ủy quyền.

Cam kết của các bên

– Hai bên cam kết sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin ủy quyền ở trên.

– Mọi tranh chấp phát sinh giữa Người ủy quyền và Người được ủy quyền sẽ do hai bên tự thỏa thuận giải quyết.

NGƯỜI NHẬN UỶ QUYỀN

NGƯỜI UỶ QUYỀN

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:

– Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;

– Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (Đối với Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh bắt buộc nộp qua mạng).

Thời gian giải quyết

03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Lệ phí giải quyết

Miễn lệ phí (Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Như vậy, khi địa giới hành chính thay đổi thì địa chỉ công ty cũng phải được thay đổi. Trong trường hợp này, công ty làm thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp và sẽ được miễn lệ phí khi thực hiện.

Thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã – Thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp khi thay đổi địa giới hành chính

Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

– Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:

– Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;

Thời gian giải quyết

03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Lệ phí giải quyết

Miễn lệ phí (Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh:

Hiện nay, theo quy định pháp luật khi Công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh được hiểu là doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới nằm trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh, đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Do vậy, Công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sau đây:

Bước 1: Quý bạn đọc cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

1) Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;

2) Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ Công ty của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, Công ty Hợp danh, Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần;

3) Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh, Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi trụ sở.

4) Văn bản ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh (nếu có).

Bước 2: Công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh – nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi thì doanh nghiệp sẽ nộp thêm tờ khai mẫu 08/MST với chi cục thuế trực tiếp quản lý.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính khác quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh:

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính khác quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh được thực hiện theo các bước sau:

Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Theo đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:

Bước 1: Quý bạn đọc tiến hành nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

(1) Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;

(2) Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi (không yêu cầu chứng thực);

Thực tế, trong quá trình thực hiện một số Chi cục thuế yêu cầu thêm một số loại giấy tờ sau đây:

(1) Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

(2) Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh (bản sao có công chứng/chứng thực).

(3) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

(4) Văn bản ủy quyền cho các cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục (nếu có).

Trường hợp công ty có sử dụng hóa đơn thì tiến hành thủ tục như sau:

– Quý bạn đọc tiến hành nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;

– Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ tiến hành việc rà soát toàn bộ việc các khoản nợ, các báo cáo hóa đơn của doanh nghiệp.

– Kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ trong thời hạn 10 ngày làm việc doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm căn cứ theo mẫu số 09-MST.

Bước 2. Quý bạn đọc tiến hành thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh:

(1) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;

(2) Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;

(3) Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh (bản sao công chứng/chứng thực);

(4) Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

(5) Văn bản ủy quyền cho các cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục (nếu có).

Thời hạn giải quyết thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh trong 03 ngày làm việc.

Bước 3: Đối với công ty sử dụng con dấu có thông tin địa chỉ cũ thì quý bạn đọc cần khắc lại con dấu.

Bước 4: Quý bạn đọc tiến hành thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng. Hồ sơ bao gồm những loại giấy tờ sau:

(1) Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;

(2) Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;

(3) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục đổi địa chỉ công ty khi thuận thành lên thị xã của Luật Trần và Liên Danh. Nếu có thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.