Đối với công ty vốn Việt Nam có nhu cầu thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh từ quận này sang quận khác, công ty cần thực hiện các thủ tục tại cơ quan thuế và cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý
Luật doanh nghiệp 2020;
Nghị định số 01/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp;
Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế gửi cho người nộp thuế;
Thông tư liên tịch 01/2016/TTLT-BKHĐT-BTC Hướng dẫn việc trao đổi thông tin về doanh nghiệp giữa hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và hệ thống thông tin thuế.
Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế
Theo Nghị định số 01/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2020: “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế” (Điều 47).
Theo đó doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước như sau:
Các bước thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại;
Bước 2: Nhận kết quả Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm.
Hồ sơ chốt thuế chuyển trụ sở khác quận
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Công ty nộp kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tới cơ quan quản lý thuế thông qua chữ ký số.
Trường hợp công ty không có nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ, công ty nộp hồ sơ hủy hóa đơn đang sử dụng tới cơ quan quản lý thuế thông qua chữ ký số.
Trường hợp công ty có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải làm báo cáo hoặc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Thời gian thực hiện thủ tục:
Trong thời hạn chậm nhất không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế (đối với hồ sơ thuộc diện không phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế), cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệpchuyển trụ sở công ty (mẫu Thông báo Theo Phụ lục II.1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHDT;
Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
Giấy ủy quyền cho Công ty Luật Trần và Liên Danh thực hiện thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanhhoặc giấy giới thiệu;
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ
Thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp hợp lệ Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gửi Thông báo về cơ quan thuế quản lý đến doanh nghiệp.
Thực hiện thủ tục sau khi thay đổi sang quận mới
Thay đổi con dấu công ty
Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ quận cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.
Thời hạn 01 – 03 ngày làm việc
Lưu ý: Đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân công ty.
Thủ tục treo biển tại trụ sở mới
Công ty cần làm lại biển công ty với địa chỉ mới và treo biển tại trụ sở mới.
Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng
Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn giấy và vẫn tiếp tục sử dụng, Công ty khắc dấu địa chỉ, đóng lên địa chỉ trên hóa đơn và Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến.
Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử công ty thực hiện Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến.
Trường hợp công ty đã hủy hóa đơn tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) công ty thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới để sử dụng.
Thay đổi thông tin chứng từ thuế TNCN
Công ty phát hành chứng từ thuế TNCN tại cơ quan quản lý thuế mới nơi chuyển đến đúng với số biên lai trong Bảng biên lai chưa sử dụng (trường hợp báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế TNCN) hoặc phát hành mới (trường hợp đã hủy chứng từ thuế TNCN).
Thay đổi Giấy phép kinh doanh (nếu có)
Đối với các doanh nghiệp có Giấy phép kinh doanh như Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, Giấy phép đào tạo, Giấy phép cơ sở lưu trú, Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,… cần thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép kinh doanh sang thông tin quận mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý đặc biệt khi thay đổi trụ sở khác quận
Kể từ ngày doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới không được tiếp tục xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, sau khi hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế thì xuất hóa đơn theo địa chỉ trụ sở mới.
Trong lúc nộp hồ sơ chốt thuế, cơ quan thuế cũ chuyển đi sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty, nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế quận cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, khi thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ và đồng thời trao đổi với bên nhà cung cấp hóa đơn điện tử có sửa đổi, cập nhật trên hệ thống được không. Trường hợp cả cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều có thể cập nhật thông tin mới trên hệ thống thì doanh nghiệp chỉ cần làm mẫu thay đổi thông tin hóa đơn nộp qua mạng và bên phần mềm chỉnh sửa lại hóa đơn mẫu theo địa chỉ mới là được. Tuy nhiên, hiện nay nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử họ không sửa được hệ thống thì trường hợp này doanh nghiệp buộc phải hủy toàn bộ hóa đơn cũ có thông tin địa chỉ cũ và làm thủ tục phát hành hóa đơn mới theo thông tin địa chỉ quận mới.
Quy định và đặc điểm trụ sở chính công ty
Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.
Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty
– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.
– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê. Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.
Cách đặt địa chỉ công ty
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Nên lựa chọn trụ sở chính công ty ổn định lâu dài
Doanh nghiệp thành lập và hoạt động phải có trụ sở chính. Việc lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.
Hóa đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng là vấn đề đặc biệt quan trọng trong quá trình thu hồi công nợ và triển khai kinh doanh. Thông tin địa chỉ trụ sở công ty được ghi nhận trên hóa đơn. Do đó nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh hóa đơn.
Địa chỉ rõ ràng và có đủ giấy tờ liên quan
Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.
Có nhiều địa chỉ có số nhà thực tế và địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khác nhau. Trước khi thuê doanh nghiệp nên tìm hiểu và yêu cầu chủ nhà xin xác nhận tại Phường/xã về việc 2 địa chỉ trên là một tránh các vướng mắc phát sinh như: Hợp đồng thuê không được bên thuế chấp thuận, cơ quan nhà nước kiểm tra địa điểm thấy khác với địa chỉ ghi trong đăng ký kinh doanh,…Trong các trường hợp này doanh nghiệp rất dễ bị đóng mã số thuế doanh nghiệp.
Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể
Căn cứ điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.
Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh
Nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ:
– Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm.
– Giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy định về số học viên/m2 diện tích sử dụng.
Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Việc kê khai và nộp thuế tuy hiện nay là kê khai và nộp thuế điện tử. Nhưng việc quản lý vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế quản lý mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cân nhắc lưu ý về vấn đề này.
Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục chuyển trụ sở khác quận
Thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận phải làm thủ tục tại cơ quan thuế trước hay cơ quan đăng ký kinh doanh trước?
Theo Nghị định số 01/2020/NĐ-CP, khi thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, doanh nghiệp phải làm thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan quản lý thuế trước.
Chuyển địa chỉ trụ sở khác quận có phải làm quyết toán thuế không?
Công ty khi thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi cơ quan quản lý thuế không phải làm thủ tục quyết toán thuế. Công ty làm thủ tục chốt thuế: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm tới cơ quan thuế nơi chuyển đi để chốt tình hình kê khai và nộp thuế đến thời điểm chuyển đi.
Thay đổi trụ sở khác quận xong công ty có phải đăng ký thuế với chi cục thuế mới nơi chuyển đến?
Sau khi thay đổi trụ sở và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới công ty không cần làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp tự thực hiện đẩy thông tin sang cơ quan thuế mới.
Thay đổi trụ sở có phải hủy hóa đơn giá trị gia tăng đang sử dụng không?
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, Công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đã phát hành, tuy nhiên trước khi sử dụng phải làm thủ tục Thông báo thay đổi hóa đơn đã phát hành với cơ quan thuế mới nơi chuyển đến.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thủ tục chuyển trụ sở khác quận. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
