Trong trường hợp thông tin trên sổ BHXH bị sai, người tham gia cần tiến hành các thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội theo quy định của Pháp luật. Vậy Quy trình thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Thay đổi thông tin cá nhân có phải điều chỉnh sổ BHXH?
Căn cứ Quyết định 1035/QĐ-BHXH quy định về mẫu sổ BHXH, mỗi người tham gia được cấp và bảo quản một sổ BHXH duy nhất.
Cũng theo Quyết định này, sổ BHXH được cấp sẽ biểu thị các thông tin cá nhân của người lao động, bao gồm:
– Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người tham gia.
– Ngày, tháng, năm sinh: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người tham gia. Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh thì chỉ ghi năm sinh hoặc không xác định được ngày sinh thì chỉ ghi tháng sinh, năm sinh.
– Giới tính: Ghi Nam (hoặc Nữ).
– Quốc tịch: Ghi quốc tịch của người tham gia.
– Số chứng minh nhân dân/ hộ chiếu/ thẻ căn cước: Ghi số trên chứng minh nhân dân của người tham gia. Trường hợp người tham gia vừa có chứng minh nhân dân (CMND), hộ chiếu, thẻ căn cước công dân (CCCD) thì ghi theo thứ tự ưu tiên chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.
Theo đó, khi có thay đổi về một hoặc một số các thông tin trên, người lao động cần tiến hành thủ tục điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác khi đối chiếu thông tin cá nhân của người lao động với nội dung trên sổ.
Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã quy định cụ thể các trường hợp thay đổi thông tin cá nhân cần đổi sổ BHXH là khi có thay đổi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; sai giới tính, quốc tịch.
Trong khi đó, với trường hợp điều chỉnh số CMND/hộ chiếu/CCCD, người lao động chỉ cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin để cơ quan BHXH cập nhật, điều chỉnh trong cơ sở dữ liệu.
Thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội
Theo Quy định hiện nay mỗi người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ chỉ được cấp 1 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất dùng để ghi chép xác nhận quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH và được dùng làm căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia.
Do đó các thông tin trên sổ BHXH phải đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp người tham gian cần thay đổi thông tin trên sổ BHXH sẽ phải thực hiện theo quy trình như sau:
Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH
Hồ sơ thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH được thực hiện căn cứ theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017) và Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020.
Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH.
Đối với người tham gia hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
1 – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
2 – Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
– Trường hợp thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/ chứng minh thư/hộ chiếu. Nếu là Đảng viên phải có lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.
– Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
Đối với đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị:
Trong trường hợp người lao động nộp hồ sơ qua đơn vị, đơn vị chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh thông tin cho người lao động gồm có:
1 – Xác nhận tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
2 – Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) ban hành theo Quyết định 595/QĐ-CP ban hành ngày 14/4/2017.
Các thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH
Các thủ tục cần điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH được thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành. Tùy vào từng đối tượng và nội dung điều chỉnh người tham gia và đơn vị/ tổ chức sẽ chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Cụ thể thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH được thực hiện như trong bảng sau:
|
Tên thủ tục |
Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT |
|
Loại thủ tục |
Bảo hiểm xã hội |
|
Lĩnh vực |
Cấp sổ bảo hiểm xã hội |
|
Cơ quan thực hiện |
BHXH Tỉnh, Quận/huyện |
|
Trình tự thực hiện |
Bước 1. Lập hồ sơ theo quy định Bước 2. Nộp hồ sơ 1. Người tham gia – Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. – Người tham gia BHXH tự nguyện, nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu. – Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc. – Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH. Đối với người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh. – Người tham gia do ngân sách nhà nước đóng BHYT: nộp hồ sơ cho UBND xã. Trường hợp điều chỉnh thông tin nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. 2. Đơn vị – Đơn vị SDLĐ: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp. b) UBND xã; Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Đại lý thu; Nhà trường; Phòng/Tổ chế độ BHXH: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp. Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định. Bước 4. Nhận kết quả giải quyết gồm sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu thay đổi thông tin liên quan đến mức hưởng BHXH). |
|
Cách thức thực hiện |
1. Nộp hồ sơ: – Người tham gia: nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Trường hợp giao dịch điện tử: cá nhân đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. – Đơn vị: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử. Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. 2. Nhận kết quả giải quyết – Người tham gia nhận sổ BHXH, tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích; – Đơn vị nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. |
|
Số lượng hồ sơ |
01 bộ |
|
Thời hạn giải quyết |
1. Thời gian giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại sổ BHXH do: – Thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH mất, hỏng; – Cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH, điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm – Gộp sổ BHXH: Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết. 2. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. |
|
Đối tượng thực hiện |
Cá nhân; Đơn vị SDLĐ; UBND xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Đại lý thu, Nhà trường, Phòng/Tổ chế độ BHXH |
|
Lệ phí |
Không |
|
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai |
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS); – Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS); |
Người lao động, tổ chức, đơn vị không mất lệ phí làm thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH. Trong trường hợp người lao động không rõ thủ tục nào có thể liên hệ trực tiếp để được đơn vị nơi tham gia BHXH hoặc cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia BHXH hỗ trợ
Một số câu hỏi vướng mắc
Có được cấp lại sổ BHXH khi đã mất?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động có thể được cấp lại sổ khi bị mất hay hỏng.
Theo khoản 2 Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH, để được cấp lại sổ trong trường hợp bị mất, người lao động chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Đơn đề nghị cấp lại Sổ BHXH của người lao động.
Người lao động nộp hồ sơ cấp lại Sổ cho cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua đơn vị đang làm việc và trong thời gian không quá 10 ngày kể từ nhận đủ hồ sơ, người lao động sẽ được nhận sổ BHXH mới.
Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động làm việc thì không quá 45 ngày.
Đổi sang Căn cước công dân có phải đổi sổ BHXH?
Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định các trường hợp cấp lại sổ BHXH như sau:
– Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng;
– Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch.
Như vậy, Quyết định 595 không ghi nhận trường hợp cấp lại sổ BHXH khi đổi Chứng minh nhân dân sang Căn cước công dân. Vì vậy, khi đổi Chứng minh nhân dân sang Căn cước công dân, người lao động không cần đổi sổ BHXH.
Công ty cũ không chốt sổ BHXH, phải làm gì?
Theo quy định hiện nay, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, công ty cũ “chây ì” không chốt sổ BHXH cho người lao động hoặc do đang nợ tiền BHXH nên không thể thực hiện thủ tục chốt sổ.
Trường hợp này, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ.
Ngoài ra, nếu đi làm ở công ty mới, người lao động có thể thông báo số sổ BHXH (mã số ghi trên sổ BHXH) để tiếp tục tham gia BHXH tại công ty mới mà không cần chốt sổ ở đơn vị cũ.
Thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH đối với mỗi trường hợp, đối tượng khác nhau sẽ khác nhau. Công ty luật uy tín Luật Trần và Liên Danh hy vọng bài viết sẽ giúp bạn đọc thực hiện điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH nhanh và chính xác.
