Doanh nghiệp có thể mở thêm các địa điểm kinh doanh tại các địa chỉ khác. Theo đó, trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai địa chỉ khác nhau của doanh nghiệp và có các đặc điểm pháp lý không giống nhau.
Trụ sở chính của doanh nghiệp
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Trên thực tế, trụ sở chính của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản như sau:
– Được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
– Trụ sở chính doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;
– Trụ sở chính không được đặt tại chung cư. Trong đó, nghiêm cấp đặt trụ sở chính của công ty tại nhà chung cư có mục đích để ở;
– Không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Địa điểm kinh doanh của công ty
Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp cũng có một số đặc điểm như sau:
– Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh;
– Phải làm thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi lập địa điểm kinh doanh;
– Phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
– Không được cùng là trụ sở chính của doanh nghiệp.
Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
Về tên gọi
Tên được đặt tại trụ sở chính chính là tên của doanh nghiệp. Tên đó phải đảm bảo các yêu cầu đặt tên doanh nghiệp tại Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020, không đặt tên vi phạm điều cấm trong đặt tên, không đặt tên trùng và tên gây nhầm lẫn. Cách đặt tên cho doanh nghiệp được hướng dẫn cụ thể để tên đó là duy nhất và thể hiện được lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Tên của địa điểm kinh doanh được quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tên của địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh. Đặc biệt, phần tên riêng trong tên địa điểm kinh doanh không được sử dụng cụm từ “công ty” hay “doanh nghiệp” để tránh gây nhầm lẫn.
Về chế độ thuế
Doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam có tư cách pháp nhân và vì vậy sẽ có mã số thuế riêng. Mã số thuế này được công khai. Tuy nhiên, địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng. Mọi vấn đề về thuế của địa điểm kinh doanh được thực hiện phụ thuộc vào trụ sở chính, nơi diễn ra hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp.
Về mục đích
Mục đích của trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau.
– Trụ sở chính là địa điểm được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Nhìn chung, đa số các vấn đề của doanh nghiệp đều được liên hệ tới trụ sở chính. Trụ sở chính không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh.
– Địa điểm kinh doanh có mục đích chính là nơi tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải được thực hiện tại địa điểm kinh doanh.
Về điều kiện
Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện nhất định do pháp luật quy định. Cụ thể:
Đối với trụ sở chính:
– Trước hết,trụ sở chính phải là nơi được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đây cũng là điều kiện để nhà nước kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Pháp luật hiện hành không cho phép nhiều doanh nghiệp có chung một địa chỉ trụ sở chính.
– Địa điểm của trụ sở chính phải được ghi cụ thể theo địa giới hành chính Việt Nam. Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
– Trụ sở chính của doanh nghiệp không được phép đặt tại chung cư. Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 coi việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở là hành vi bị cấm. Như vậy, đối với chung cư có mục đích để ở thì không được phép đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.
Đối với địa điểm kinh doanh:
– Phải tiến hành thông báo lập địa điểm kinh doanh tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi lập địa điểm kinh doanh. Quy định về hồ sơ, thủ tục và thời gian thông báo lập địa điểm kinh doanh tuân theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
– Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc vào trụ sở chính bởi luật quy định doanh nghiệp chỉ được thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh. Từ đó có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều kiện khi tiến hành thành lập địa điểm kinh doanh của công ty, trụ sở chính và địa điểm kinh doanh
Thứ nhất, vấn đề đặt tên cho địa điểm kinh doanh
Tên địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh”. Ngoài ra công ty có thể thêm các cụm từ khác theo nhu cầu
Hiện nay, với quy định pháp luật doanh nghiệp, Tên của địa điểm kinh doanh được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, từ ghép của nghĩa tuy nhiên phải phát âm được.
Khi doanh nghiệp đăng ký lập địa điểm kinh doanh và đi vào hoạt động, doanh nghiệp sẽ đăng ký kèm theo Tên địa điểm kinh doanh tiếng nước ngoài và Tên viết tắt (nếu có).
Thứ hai, về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của địa điểm kinh doanh
Ghi chi tiết địa chỉ điểm kinh doanh như việc ghi địa chỉ của thành lập công ty.
Nêu rõ, chính xác tránh tình trạng doanh nghiệp ghi nhầm dẫn đến việc doanh nghiệp phải xin hiệu đính vì hiện nay có rất nhiều địa chỉ thay đổi, tách hoặc ghép phường.
Trường hợp doanh nghiệp dự định đặt địa chỉ của địa điểm kinh doanh tại địa điểm này tuy nhiên chưa có số nhà, thì doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký số nhà với nhà nước. Sau khi có số nhà thì doanh nghiệp mới có thể thực hiện thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh.
Khi đăng ký thành lập, doanh nghiệp cần lưu ý không được tiến hành đăng ký địa chỉ địa điểm kinh doanh tại Chung cư hay Nhà tập thể.
Thứ ba, ngành nghề kinh doanh của địa điểm kinh doanh
Ngành nghề của địa điểm kinh doanh hoạt động sẽ phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Không được đăng ký những ngành nghề kinh doanh cho địa điểm kinh doanh mà công ty không có
Trên giấy phép của địa điểm kinh doanh sẽ không thể hiện ngành nghề kinh doanh.
Địa điểm kinh doanh hoạt động về lĩnh vực nào thì đăng ký những ngành nghề lĩnh vực đấy, tránh đăng ký quá nhiều
Thứ tư, về người đứng đầu địa điểm kinh doanh
Điều kiện để có thể là người đứng đầu địa điểm kinh doanh tương tự với điều kiện của người đứng đầu doanh nghiệp.
Người đứng đầu địa điểm kinh doanh có thể là người đại diện theo pháp luật công ty cũng có thể thuê một người khác quản lý
Thứ năm, về kê khai và nộp thuế môn bài khi lập địa điểm kinh doanh
Theo quy định hiện hành, miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) đối với:
+ Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
+ Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.
Theo đó nếu doanh nghiệp vừa mới thành lập sau đó lập thêm địa điểm kinh doanh sẽ được miễn thuế môn bài năm đầu tiên
Đối với các địa điểm kinh doanh thành lập trong thời gian 6 tháng cuối năm không thuộc trường hợp được miễn thuế môn bài thì sẽ đóng ½ mức lệ phí môn bài
Hiện tại mức lệ phí môn bài cho địa điểm kinh doanh là 1 triệu/năm.
Trước khi nộp thuế môn bài, doanh nghiệp cần nộp tờ khai môn bài cho địa điểm kinh doanh theo quy định.
Thứ sáu, những công việc phải làm sau khi thành lập địa điểm kinh doanh
Treo biển tên tại địa điểm kinh doanh đã đăng ký
Nộp tờ khai môn bài và đóng thuế môn bài theo quy định
Những chi phí thuê địa điểm hay chi phí điện nước của địa điểm kinh doanh sẽ được tính vào chi phí hợp của công ty
Nếu địa điểm kinh doanh hoạt động những ngành nghề có điều kiện thì cần phải xin giấy phép đủ điều kiện hoạt động: như nhà hàng thì phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm, khách sạn thì cần có giấy phép phòng cháy chữa cháy và giấy phép an ninh trật tự xã hội,…
Quy trình thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh, trụ sở chính và địa điểm kinh doanh
Bước 1: Luật Trần và Liên danh trao đổi, lấy thông tin từ khách hàng và chuẩn bị hồ sơ lập địa điểm kinh doanh.
Bước 2: Luật Trần và Liên danh sẽ chịu trách nhiệm nộp hồ sơ quang mạng hoặc nộp hồ sơ trực tiếp gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh thành phố. Thời gian: 3-5 ngày làm việc, kể từ ngày Luật Trần và Liên danh nhận được hồ sơ và giấy tờ hợp lệ.
Bước 3: Nhận kết quả làm công bố thông tin và trả kết quả cho khách hàng
Bước 4: Xin mã số thuế 13 số cho địa điểm kinh doanh đối với trường hợp địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố. Cơ quan có thẩm quyền cấp là chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở của địa điểm kinh doanh. Sở kế hoạch đầu tư cấp giấy phép cho hoạt động của địa điểm kinh doanh.
Hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh, trụ sở chính và địa điểm kinh doanh
Hồ sơ lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh thành phố
Thông báo lập địa điểm kinh doanh;
Giấy tờ cá nhân bản sao chứng thực của người đứng đầu địa điểm kinh doanh: chứng minh thư nhân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu;
Giấy ủy quyền cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ;
Bản sao đăng ký kinh doanh
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ra quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi thông báo thành lập đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp sẽ đặt trụ sở.
Trường hợp nếu quá hạn 10 ngày mà doanh nghiệp không gửi thông báo thành lập địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp đặt trụ sở, thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật doanh nghiệp về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo:
+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Lưu ý: Đối với Quyết định thành lập địa điểm kinh doanh hiện nay không còn được sư dụng. Nhưng nếu trong trường hợp nội bộ doanh nghiệp cần rõ ràng các vấn đề thì vẫn nên tạo lập quyết định thành lập địa điểm kinh doanh để các thành viên, cổ đông trong công ty hiểu rõ và có căn cứ để xử lý công việc, trụ sở chính và địa điểm kinh doanh.
Trên đây là bài viết tư vấn về trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
