Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế. Cùng tìm hiểu về quản lý nhà nước về chứng thực ngay sau đây.
Hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực yêu cầu trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp như thế nào?
Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực được thể hiện như sau:
Thứ nhất: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương;
– Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;
– Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực;
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao đổi thông tin;
– Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
– Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định.
Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản 1 Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Thứ hai: Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn;
– Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực;
– Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
– Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
– Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
– Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản 2 Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định này.
Trưởng Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Thứ ba: Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ;
– Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;
– Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
– Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
– Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản 3 Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP . Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực là gì?
Căn cứ Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực như sau:
– Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
– Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
– Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của Nghị định này.
– Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
– Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
– Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm những cơ quan nào?
Căn cứ Chương IV Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm những cơ quan sau:
+ Bộ Tư pháp
+ Bộ ngoại giao
+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
+ Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
+ Ủy ban nhân dân cấp xã
Nội dung trách nhiệm của từng cơ quan?
(1) Trách nhiệm của Bộ tư pháp
Căn cứ Điều 41 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;
– Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;
– Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực;
– Hợp tác quốc tế về chứng thực;
– Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo cáo Chính phủ.
(2) Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao
Căn cứ Điều 42 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
– Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực đối với các Cơ quan đại diện, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
+ Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
+ Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền.
– Cơ quan đại diện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện theo quy định tại Nghị định này;
+ Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
+ Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b và d Khoản 2 Điều này.
(3) Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Căn cứ khoản 1 Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương;
+ Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;
+ Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực;
+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao đổi thông tin;
+ Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
+ Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định.
+ Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản này.
(4) Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện)
Căn cứ khoản 2 Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
+ Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn;
+ Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực;
+ Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
+ Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
+ Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
+ Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định này. Trưởng Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
(5) Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã
Căn cứ khoản 3 Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
+ Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định này;
+ Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;
+ Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
+ Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
+ Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
+ Công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Trên đây là bài viết tư vấn về quản lý nhà nước về chứng thực của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
