Thông qua ứng dụng hỗ trợ kết nối công chứng trực tuyến người dân chỉ cần ngồi ở nhà thao tác, lựa chọn sử dụng dịch vụ, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa giúp tiết kiệm thời gian.
Có được phép công chứng trực tuyến?
Tại Điều 44 Luật Công chứng 2014 có quy định việc công chứng phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên trong một số trường hợp sau đây việc công chứng có thể thực hiện tại nhà, cơ quan làm việc,…của người yêu cầu công chứng:
– Người già yếu
– Người không thể đi lại được
– Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù không thể đi lại văn phòng công chứng.
Ngoài ra đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thì công chứng viên chỉ được công chứng bất động sản thuộc phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
Luật còn quy định đối với người yêu cầu công chứng thì phải có đủ năng lực hành vi dân sự, nếu là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó. Bên cạnh đó trong một số trường hợp đặc biệt thì bên cạnh người yêu cầu công chứng còn phải có người làm chứng hoặc người phiên dịch (theo Điều 47 Luật công chứng 2014). Do đó hiện tại chưa có quy định nào cho phép việc công chứng, chứng thực được thực hiện trực tuyến.
Theo báo Pháp luật Thành phố Hồ Chí Minh thì gần đây một số người dân đã có phản ánh về tình trạng xuất hiện dịch vụ công chứng trực tuyến có tên web là “congchungtainha.com”, điều này khiến người dân thắc mắc về tính bảo mật thông tin cá nhân của người dùng, cũng như làm cách nào để xác nhận tính “chính xác” của hồ sơ. Qua tìm hiểu của phóng viên báo Pháp luật thì trang web này thuộc công ty cổ phần Dịch vụ công chứng trực tuyến có địa chỉ tại quận 1, TP.HCM. Tuy nhiên thực tế công ty chỉ tiếp nhận thông tin của khách hàng yêu cầu công chứng sau đó sẽ “môi giới” cho khách lựa chọn công chứng viên, văn phòng công chứng phù hợp.
Khi nhận được thông báo của người dân Thanh tra sở tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã vào cuộc để làm rõ vấn đề này.
Dù tạm thời chưa tìm thấy sai phạm trong lĩnh vực công chứng, chứng thực của công ty này nhưng Thanh tra sở cũng yêu cầu công ty nghiêm ngặt tuân thủ trong quá trình bảo mật thông tin khách.
Thanh tra sở cũng cho biết theo như phản ánh người dân thì trên trang web có để số điện thoại và địa chỉ hai trụ sở ở quận 2 và quận Bình Thạnh.
Nhưng khi liên hệ qua số điện thoại thì nhận được thông báo dịch vụ này đã tạm ngừng hoạt động, trong khi đó trụ sở của công ty này tại quận Bình Thạnh lại là điểm đăng ký xe thuộc Đội Đăng ký, quản lý phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, không liên quan gì đến lĩnh vực công chứng, chứng thực như trang web đã giới thiệu, còn trụ sở tại quận 2 lại là địa chỉ không có thật.
Vì vậy người dân cũng như người yêu cầu công chứng cần hết sức cẩn thận để có thể lựa chọn những văn phòng công chứng uy tín tránh trường hợp xảy ra hậu quả pháp lý đáng tiếc cũng như vấn đề bảo mật thông tin cá nhân.
Hỗ trợ kết nối công chứng trực tuyến: Bước chuyển mình trong thời đại số
Tiết kiệm thời gian, công sức cho người dân
Hoạt động công chứng giữ vai trò quan trọng trong tất cả ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và cả đời sống cá nhân, gia đình. Cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế, nhu cầu công chứng tại Việt Nam ngày càng lớn.
Để đáp ứng nhu cầu đó, ứng dụng hỗ trợ kết nối công chức trực tuyến tại website www.congchungtructuyen.vn đã được lưu hành nhằm hỗ trợ hoạt động kết nối Khách hàng và các tổ chức hành nghề công chứng một cách nhanh chóng, thiết thực nhất.
Là đơn vị đầu tiên và tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ kết nối dịch vụ công chứng tại Việt Nam, đến nay ứng dụng hỗ trợ kết nối công chứng trực tuyến đã có mặt tại website: www.congchungtructuyen.vn và các hệ điều hành Android, iOS nhằm giúp người dùng tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra, với thiết kế khoa học, thông minh, ứng dụng cũng được xem là một công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức hành nghề công chứng quản lý chất lượng dịch vụ, giao dịch, khách hàng, loại dịch vụ công chứng; cung cấp các báo cáo doanh thu, số liệu vô cùng trực quan, sinh động, minh bạch, đơn giản và đầy đủ nhất.
Chính vì vậy, “chỉ trong một thời gian ngắn sau khi ứng dụng này ra mắt đã có nhiều người dân, doanh nghiệp trong cả nước đã tìm đến, lựa chọn dịch vụ, và phần lớn đều bày tỏ sự hài lòng sau khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi”.
Phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số
Với những tính năng hiện đại của ứng dụng, đến nay, ứng dụng hỗ trợ kết nối công chứng trực tuyến được nhiều chuyên gia nhận xét là công cụ hỗ trợ hiệu quả và tiện ích nhằm tiến tới việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên môi trường điện tử và phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tiếp cận dịch vụ công chứng.
Bên cạnh đó, ứng dụng ra đời được đánh giá là phù hợp với tinh thần của Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 về chính sách phát triển nghề công chứng của Chính phủ và quyết định số 71/QĐ-BTP ngày 19/1/2021.
Nhanh gọn, tiết kiệm thời gian ở mọi công đoạn, Ứng dụng hỗ trợ kết nối công chứng trực tuyến đã bắt kịp sự dịch chuyển và thay đổi nhanh chóng trong thời đại số, hỗ trợ việc công chứng trở nên nhanh chóng hơn, an toàn hơn, tiện lợi dễ dàng hơn cho người dân; giúp người dân kết nối trực tiếp với các tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên nhanh nhất.
Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp các giải pháp xác thực định danh, bảo mật thông tin và tương tác trực tiếp, cho phép các bên tiến hành tạo yêu cầu và kết nối với Công chứng viên, mang lại nhiều tiện ích, tiết kiệm nhiều thời gian cho khách hàng với dịch vụ thanh toán trực tuyến đa dạng, hiện đại. Thanh toán qua thẻ ngân hàng và dịch vụ online banking; Thanh toán qua thẻ tín dụng; Thanh toán qua ví điện tử, và thanh toán trực tiếp tại văn phòng công chứng.
Nên lựa chọn Văn phòng Công chứng như thế nào?
Tiêu chí 1. Cách hướng dẫn thủ tục và giấy tờ
Thông thường trước khi đi công chứng bạn luôn muốn hỏi thủ tục trước, sau đó mới gửi giấy tờ
Nhưng không phải Văn phòng công chứng nào cũng sẽ tư vấn và giải thích thủ tục cho bạn khi chưa có giấy tờ. Đa phần họ thường bảo bạn gửi giấy tờ rồi mới tư vấn cụ thể. Điều đó không phải do khả năng hay trình độ mà chỉ là do họ muốn tư vấn chính xác hơn cho bạn thôi.
Chắc chắn rằng khi chưa có giấy tờ thì không ai có thể tư vấn chính xác cho bạn được. Tuy nhiên, có những VPCC vẫn có cách tư vấn cho bạn khi mà bạn chưa cần phải gửi cho họ xem bất cứ giấy tờ nào.
Hãy ưu tiên chọn những VPCC như vậy.
Tiêu chí 2. Nội dung Tư vấn và Hướng dẫn có rõ ràng, dễ hiểu hay không?
Bạn thích một người tư vấn nhiệt tình, nhiều nội dung và giải thích dài hay một người tư vấn ngắn gọn và đúng trọng tâm?
Tuy cách thức và khả năng diễn đạt của mỗi người là khác nhau nhưng các công chứng viên (CCV) và chuyên viên của VPCC đều được đào tạo kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp.
Về tâm lý thì những người tư vấn nhiệt tình thường gây được nhiều thiện cảm hơn, nhưng theo chúng tôi, bạn nên ưu tiên chọn những VPCC tư vấn một cách ngắn gọn, rõ ràng, trả lời đúng trọng tâm câu hỏi, và quan trọng là bạn cảm thấy dễ hiểu. Có khi việc nhiệt tình giải thích nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn sau khi được tư vấn.
Tiêu chí 3. Phí dịch vụ có rõ ràng không?
Phí dịch vụ là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với mỗi khách hàng đến công chứng. Theo quy định thì các VPCC đều phải công khai niêm yết các loại phí tại trụ sở. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian xem và hiểu được bảng phí đó.
Vì vậy, tốt nhất bạn nên hỏi các chi phí cụ thể cho việc công chứng của bạn. Thông thường phí dịch vụ công chứng thường bao gồm các loại phí như: phí công chứng, phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ…(theo quy định gọi là thù lao công chứng)
Bạn nên ưu tiên chọn những VPCC có sự tư vấn rõ ràng các loại phí. Rõ ràng ở đây không nhất thiết phải là một con số cụ thể, bởi vì con số cụ thể còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn. Rõ ràng thể hiện ở việc bạn hiểu được với vụ việc của bạn thì có những phí gì, cách tính như thế nào, tổng chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền, chi phí có thể phát sinh.
Một VPCC tốt và uy tín thường sẽ báo phí rất chính xác và cụ thể, hiếm khi có chi phí phát sinh khác nếu như việc công chứng diễn ra đúng như dự kiến của bạn.
Tiêu chí 4. Thái độ phục vụ và thực hiện công việc
Công chứng cũng là một dịch vụ, đó là một loại dịch vụ pháp lý. Nhưng không giống như cơ quan hành chính nhà nước – bạn không có quyền lựa chọn, thì ngược lại dịch vụ công chứng cũng như rất nhiều dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Nếu không, bạn có quyền tự do lựa chọn bất kỳ một VPCC nào khác.
Bạn biết điều này và VPCC cũng như các công chứng viên cũng đều hiểu điều này. Vậy nên sẽ không bao giờ có chuyện VPCC gây khó khăn hay cửa quyền với bạn.
Khi bạn thấy họ yêu cầu quá nhiều giấy tờ, và bạn cảm thấy rằng không cần thiết, thì đó là do “quy định”. Các VPCC luôn muốn hồ sơ giấy tờ đơn giản nhất có thể nhưng phải đúng quy định của pháp luật và điều quan trọng hơn, để đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp cho bạn, đảm bảo tính pháp lý cho hợp đồng, văn bản của bạn và cho chính VPCC và CCV đó.
Một VPCC tốt và uy tín luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn liên quan đến việc tại sao phải cung cấp các giấy tờ, thực hiện công việc nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác. Việc này bạn hoàn toàn tự đánh giá được.
Về thái độ thì bạn chỉ cần đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là đủ. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái và vui vẻ được.
Tiêu chí 5. Mức độ khó – dễ liên quan đến giấy tờ, thủ tục
Bạn đến một VPCC mà họ cực kỳ nhiệt tình tư vấn cho bạn, thiếu giấy tờ gì họ cũng có cách giải quyết. Vụ việc, giao dịch của bạn khó khăn và phức tạp đến đâu họ cũng có thể xử lý được trong khi có thể trước đó bạn đã bị một số VPCC khác từ chối hoặc yêu cầu giấy tờ “lằng nhằng” hơn.
Nói chung đó là một VPCC mà kiểu gì bạn cũng sẽ công chứng được hợp đồng, giao dịch ở đó. Khi bạn làm được việc nhanh chóng thì chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn những nơi khác.
Nhưng liệu bạn có thể YÊN TÂM với hợp đồng, văn bản đã được công chứng như vậy không? Chưa chắc đâu nhé.
Công chứng viên không giống như luật sư, luật sư sẽ chỉ bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, thân chủ của mình, còn công chứng viên phải đảm bảo an toàn tối đa cho các giao dịch, hợp đồng, văn bản mà mình công chứng. Công chứng viên phải hoàn toàn khách quan, trung thực và không được nghiêng về phía bên nào cả, kể cả đó là bên khách hàng đã thuê mình công chứng.
Mối quan hệ giữa VPCC và khách hàng có thể nói là “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu”. Bất kỳ bên nào vô tình hay cố ý làm sai cũng sẽ gây hại cho bên còn lại.
Bạn luôn nghĩ rằng, văn bản, hợp đồng của bạn “có công chứng” là hoàn toàn yên tâm và chắc ăn rồi? Thực tế thì chưa hẳn là như vậy. Chỉ có VPCC và CCV nào ý thức được mối quan hệ “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” với khách hàng thì khi đó giao dịch, hợp đồng của bạn mới được đảm bảo an toàn và có thể yên tâm được. Đó là những VPCC và CCV có trách nhiệm và có “tâm”. Bạn có thể đặt niềm tin vào dịch vụ của họ.
Nhưng một số VPCC và CCV lại không nghĩ vậy, họ đặt việc thu được phí dịch vụ của khách hàng là ưu tiên số một, hoặc họ có tư duy cho rằng chỉ cần chứng nhận đúng là có người đó, thực hiện giao dịch đó mà không cần quan tâm đến các yếu tố pháp lý hay giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng khi có tranh chấp, rủi ro thì đó là việc của khách hàng, mình không có liên quan gì cả.
Thực tế là văn bản, hợp đồng đã công chứng vẫn có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị hủy bởi tòa án, thêm vào đó nếu như văn bản hay hợp đồng đó có những điều khoản rất bất lợi cho bạn, thì bạn sẽ có khả năng “thua” rất lớn khi có tranh chấp và phải ra tòa.
Như vậy có thể là cùng một giao dịch nhưng khi bạn công chứng ở VPCC này thì giao dịch của bạn sẽ an toàn nhưng nếu công chứng ở VPCC khác thì bạn lại đang phải đối mặt với nguy cơ văn bản hợp đồng bị vô hiệu hoặc rủi ro và tranh chấp cao trong tương lai.
Tóm lại, Chưa chắc VPCC yêu cầu bạn cung cấp ít giấy tờ và đơn giản đã tốt và đáng tin cậy hơn VPCC yêu cầu nhiều giấy tờ hơn.
Tiêu chí 6. Mức độ linh hoạt khi xử lý vấn đề
VPCC làm việc chắc chắn cẩn thận là rất tốt, nhưng nếu nguyên tắc cứng nhắc quá thì bạn sẽ thấy hơi… nản. Nhất là khi việc xử lý vấn đề một cách linh hoạt lại không hề trái luật. Chẳng hạn có thể thay thế một số giấy tờ mà vẫn đúng quy định của pháp luật.
Một VPCC biết cách tư vấn linh hoạt để khách hàng có thể cung cấp các giấy tờ đơn giản, thuận lợi hơn mà vẫn đúng quy định, đảm bảo an toàn cho hợp đồng, giao dịch thì đó là một VPCC đáng để bạn tin tưởng và trả phí dịch vụ cho họ.
Tiêu chí 7. Cách xử lý lỗi và khắc phục hậu quả
Khi bạn làm bất cứ việc gì thì đôi ghi có sai sót cũng là điều không thể tránh khỏi. Công chứng là một dịch vụ pháp lý, có thể chỉ cần một sai sót nhỏ cũng gây thiệt hại lớn cả cho khách hàng và cho công chứng viên. Vì vậy công chứng viên cũng là một nghề có sự rủi ro và tính trách nhiệm cao.
Thỉnh thoảng bạn sẽ gặp tình huống hợp đồng công chứng có vài lỗi chính tả và bạn phải đi đính chính lại. Đó cùng chuyện bình thường và không vì mấy lỗi chính tả mà đánh giá thấp chất lượng VPCC.
Những sai sót mà chúng tôi đề cập ở đây là những sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng và đã kịp thời được phát hiện ra và khắc phục hậu quả. Chẳng hạn như quên, thiếu 1 giấy tờ nào đó, nhầm lẫn trong văn bản, hợp đồng, giải thích sai, giải thích nhầm quy định cho khách hàng..v..v.. Những sai sót này kể cả ở những VPCC tốt nhất đi nữa thì thỉnh thoảng vẫn xảy ra (thỉnh thoảng thôi chứ thường xuyên thì “có vấn đề” rồi) và nếu không may điều “thỉnh thoảng” đó lại rơi trúng vào bạn thì bạn cũng hãy cho họ cơ hội để sửa sai.
Nếu như họ trung thực nhận lỗi và sửa sai một cách đàng hoàng, minh bạch, có trách nhiệm và quan trọng là bạn cảm thấy hài lòng thì đó là một VPCC tốt và đáng tin cậy. Bạn nên tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ trong tương lai.
Tiêu chí 8. Mức độ áp dụng công nghệ
Đây không hẳn là một tiêu chí quá quan trọng nhưng cần thiết và sẽ ngày càng cần thiết hơn trong tương lai.
Công nghệ đối với thủ tục công chứng nhiều khi chỉ đơn giản là không yêu cầu khách hàng phải đi lại, mang hồ sơ đến trực tiếp văn phòng. Khách hàng có thể gửi hồ sơ và được tư vấn qua các hình thức online và chỉ cần qua văn phòng 1 lần duy nhất để ký hợp đồng công chứng.
Các khách hàng không cần quá thành thạo công nghệ, chỉ cần biết sử dụng những ứng dụng đơn giản như zalo, viber, gmail..v..v.. là có thể thực hiện được thủ tục nhanh chóng.
Trong tương lai, các VPCC cũng có thể áp dụng các ứng dụng công nghệ với hình thức nộp hồ sơ, công chứng trực tuyến tương tự như cổng dịch vụ công của nhà nước.
Theo quan điểm của chúng tôi, việc áp dụng công nghệ đối với các dịch vụ pháp lý luôn rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn “hạn chế tập trung, tiếp xúc” như hiện nay.
Trên đây là bài viết tư vấn về công chứng trực tuyến của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
