Luật sư công chứng chứng thực

Trong thời đại kinh tế, công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay, việc phát triển giao lưu kinh tế, mua bán trao đổi, đến việc thực hiện các văn bản thủ tục hành chính cũng vì thế mà trở nên có tầm quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những điều quan trọng của việc xác lập văn bản đó là chứng thực chữ ký. Vậy việc chứng thực, công chứng được quy định như thế nào? Thực hiện ra sao? và có những điều kiện gì? Bài viết dưới đây, các luật sư công chứng chứng thực Luật Trần và Liên danh sẽ giúp bạn đọc làm rõ được những vấn đề này.

Thủ tục chứng thực HĐ, GD ở cấp xã đơn giản, người thực hiện chứng thực không được phép yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định:

 Tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng”.

Ngoài ba loại giấy tờ nêu trên, không quy định thêm bất kỳ loại giấy tờ nào khác khi người dân có yêu cầu chứng thực HĐ, GD.

Như vậy, yêu cầu về thành hồ sơ chứng thực HĐ, GD ở cấp xã rất đơn giản, rất thuận tiện cho người dân tham gia các HĐ, GD. Về nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính, người thực hiện chứng thực không được phép yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Nếu có rủi ro pháp lý xảy ra về nội dung, tính hợp pháp của HĐ, GD; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ trong thành phần hồ sơ thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và nếu xảy ra thiệt hại, tranh chấp hợp đồng hay HĐ, GD vô hiệu liên quan đến nội dung, tính hợp pháp của HĐ, GD thì các bên liên quan tự chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra, UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực không chịu trách nhiệm.

Quy định nêu trên rất dễ xảy ra tình trạng lừa đảo khi một bên tham gia HĐ, GD là người yếu thế, thiếu hiểu biết, dễ bị những đối tượng xấu vì ý đồ cá nhân, gian dối, lợi dụng, lừa gạt…để tham gia HĐ, GD, ví dụ như:

– Trường hợp thực hiện hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất: khi có cả vợ chồng sở hữu chung nhưng chỉ một người đại diện tham gia giao dịch mà không có ý kiến (ủy quyền bằng hợp đồng theo quy định) của người còn lại, trường hợp này rất dễ xảy ra tranh chấp nếu như người đại diện tham gia giao dịch cố tình gian dối để tự ý định đoạt tài sản chung của vợ chồng;

– Trường hợp thực hiện hợp đồng ủy quyền và thế chấp: người dân cần vốn để kinh doanh nhưng thiếu hiểu biết nên đã ký hợp đồng ủy quyền cho người khác làm thủ tục vay vốn, sau đó người được ủy quyền lợi dụng, dùng văn bản ủy quyền để thế chấp quyền sử dụng đất hoặc nhà ở với ngân hàng để vay số tiền lớn hơn số đã thỏa thuận với người có tài sản.

Khi người được bảo lãnh để vay vốn không có khả năng thanh toán nợ, ngân hàng đến làm thủ tục xử lý, phát mãi tài sản thế chấp (quyền sử dụng đất hoặc nhà ở) thì người có tài sản mới biết mình bị lừa gạt, thiệt hại xảy ra do không nhận thức đầy đủ hoặc không được cơ quan chứng thực tư vấn, giải thích rõ về những rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong các giao dịch liên quan đến tài sản của người dân, thực tiễn đã xảy ra rất nhiều vụ việc như vậy.

Ngoài ra, vì UBND cấp xã không chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dẫn đến sự bất bình đẳng cho một trong các bên khi thỏa thuận nội dung hợp đồng, thiếu thông tin, nhận thức hạn chế… để bên kia lợi dụng, thỏa thuận bất lợi, soạn thảo một số điều khoản hợp đồng mang tính có lợi cho một bên buộc bên còn lại phải thi hành…

Mức thu phí chứng thực thấp:

Theo các quy định hiện hành về công chứng và chứng thực HĐ, GD thì cùng một loại giao dịch có bản chất như nhau (chuyển nhượng, thế chấp, ủy quyền…) nhưng mức thu phí khi thực hiện công chứng thì theo giá trị hợp đồng, còn mức thu phí chứng thực HĐ, GD ở cấp xã chỉ là 50.000đ/trường hợp.

Vì vậy, người dân thường có xu hướng muốn lựa chọn thực hiện giao dịch thuận tiện, nhanh chóng, nộp phí ít để thực hiện HĐ, GD ở đó.

– Sự cần thiết phải đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của người dân: 

Trong thực tế, có những nơi cán bộ Tư pháp – Hộ tịch là người tham mưu giúp lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện chứng thực HĐ, GD.

Trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, nhận thấy để đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của người dân đã giải thích và yêu cầu người dân cung cấp thêm những giấy tờ ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc để có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của HĐ, GD.

Ví dụ như: sổ hộ khẩu hoặc Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng tử hoặc văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản khi người đồng sở hữu tài sản đã chết, văn bản ủy quyền cho một người tham gia giao dịch khi tài sản có đồng sở hữu, văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…

Việc cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực HĐ, GD để đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch là hoàn toàn hợp lý, nhằm bảo vệ quyền lợi cho người dân nhưng đối chiếu với quy định về thực hiện Bộ thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền công bố thì việc làm này lại là trái quy định khi yêu cầu người dân phải cung cấp thêm những giấy tờ ngoài quy định của Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Nhưng quá trình kiểm tra, thanh tra về hoạt động này, cơ quan quản lý không thể kết luận là người thực hiện chứng thực đã vi phạm quy định về thực hiện thủ tục hành chính, vì như vậy là máy móc, khiên cưỡng.

Thậm chí cơ quan quản lý còn phải khuyến cáo đối với cán bộ Tư pháp – Hộ tịch thực hiện yêu cầu và kiểm tra thêm các giấy tờ khác ngoài quy định nêu trên để đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, bảo vệ lợi ích hợp pháp của người dân, tránh nguy cơ gây thiệt hại cho các bên liên quan, thể hiện trách nhiệm của cơ quan chứng thực.

Vì về nguyên tắc quy định về quyền sở hữu tài sản chung theo Luật Dân sự hoặc Luật hôn nhân và gia đình, khi tài sản của vợ chồng được hình thành trong thời kỳ hôn nhân là tài sản thuộc sở hữu chung của vợ chồng nếu không phải là được thừa kế, tặng cho riêng hoặc không có thỏa thuận khác, loại tài sản chung đó theo quy định phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, khi đem ra giao dịch, quyền sở hữu về tài sản phải được làm rõ.

Từ những phân tích về các quy định của pháp luật và thực tiễn thực hiện công tác chứng thực HĐ, GD ở cấp xã nêu trên thì quy định hiện nay của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ chưa đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia HĐ, GD so với quy định về công chứng HĐ, GD được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, dù tính chất loại việc này giống nhau.

Theo xu hướng hiện nay, các bên tham gia HĐ, GD thường chọn UBND cấp xã để chứng thực HĐ, GD vì vừa thuận tiện, hồ sơ đơn giản, thủ tục nhanh, gọn và nhất là lệ phí chứng thực thấp hơn nhiều so với lựa chọn công chứng.

Chính vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cần phải nghiên cứu sửa đổi, bổ sung những vấn đề bất cập nêu trên để hoàn thiện các quy định về chứng thực HĐ, GD tại UBND cấp xã, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý, bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng về tài sản của người dân, góp phần ổn định trật tự, an ninh xã hội trong giai đoạn hiện nay.

Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản qua tư vấn của luật sư công chứng chứng thực

Khi chứng thực bản sao từ bản chính, các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực cần kiểm tra, đối chiếu kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nhằm tránh tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền.

Trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo, có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật theo quy định tại Khoản 6 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Về hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận:

Khoản 1 Điều 20, khoản 5 Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các trường hợp được quy định tại Điều 6 Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Sở Tư pháp đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực thực hiện đúng quy định nêu trên, ngoài các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định thì không chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà các giấy tờ đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

Việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:

– Trong thời gian vừa qua, một số UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: “cam đoan chưa kết hôn với ai” (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh…”. 

Mặc dù những giấy tờ này không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”…

Vì vậy, trong trường hợp người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ có nội dung nêu trên thì đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không chứng thực chữ ký và hướng dẫn người dân thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.

– Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.

Tuy nhiên, vẫn có tình trạng các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không ghi lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP.

Đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng phải ghi đầy đủ và chính xác lời chứng thực theo mẫu quy định hiện hành.

Về chứng thực hợp đồng, giao dịch theo tư vấn của luật sư công chứng chứng thực

Để bảo vệ quyền lợi của người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, khi chứng thực hợp đồng, giao dịch, các cơ quan thực hiện chứng thực phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên, thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch… thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch; đặc biệt là đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất.

Quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức cấp xã bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

UBND cấp xã có trách nhiệm kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch, nhằm phát huy trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan quản lý đất đai tại địa phương theo quy định của Luật Đất đai cũng như bảo đảm tốt hơn quyền lợi của người dân khi tham gia hợp đồng, giao dịch.

Vai trò của văn phòng công chứng qua tư vấn của luật sư công chứng chứng thực

Đối với các bên tham gia giao dịch

Văn phòng công chứng giúp các cá nhân tổ chức thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng, thuận lợi, hợp pháp.

Các quyền hạn và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức được đảm bảm một cách tối ưu nhất.

Việc công chứng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh gọn hơn khi có nhiều địa điểm công chứng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển. Có thể lựa chọn các văn phòng công chứng có địa điểm thuận tiện trong việc đi lại để công chứng.

Đối với Nhà nước

Văn phòng công chứng ra đời giúp Nhà nước san sẻ gánh nặng về số lượng công việc đáng lẽ là của cơ quan Nhà nước liên quan đến vấn đề này.

Góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế CNXH, phát huy tối đa nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.

Đối với chính Văn phòng công chứng

Thu được các khoản phí và thù lao khi thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của Pháp luật.

Các trường hợp cần công chứng theo tư vấn của luật sư công chứng chứng thực

Trường hợp 1: Trường hợp này do các bên cá nhân hay tổ chức có tham gia giao kết hợp đồng hay có yêu cầu và nhu cầu công chứng một cách tự nguyện.

VD: Công chứng sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân…

Trường hợp 2: Bao gồm các loại hợp đồng dân sự và giấy tờ cần phải công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến vấn đề đó. (trường hợp bắt buộc)

Luật sư công chứng chứng thực lưu ý 6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao

 Bản chính bị tẩy xóa, chính sửa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

 Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

 Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự

 Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Một số câu hỏi thường gặp khi luật sư công chứng chứng thực

Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ hành chính không?

Thông thường, các cơ quan Nhà nước cũng như các Văn phòng công chứng đều làm việc giờ hành chính.

Tuy nhiên, một số Văn phòng công chứng vẫn làm việc thêm sáng thứ 7. Trong trường hợp khách quan, nếu khách hàng muốn được sử dụng dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính thì khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với văn phòng để được cung cấp các dịch vụ ngoài giờ. Nhưng bạn sẽ phải trả thêm một khoản phí cho dịch vụ phục vụ công chứng ngoài giờ.

Nên công chứng ở Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng?

Có thể thấy, về nhiệm vụ, công việc và quyền hạn của hai loại hình này chỉ khác nhau ở tên gọi, chủ sở hữu và nguồn gốc thành lập. Phòng công chứng là đơn vị công lập, còn Văn phòng công chứng được hoạt động như loại hình doanh nghiệp hợp danh. Nhưng, cả hai đều thực hiện công chứng, chứng minh xác thực, hợp pháp… và có quyền cùng nghĩa vụ như nhau, giá trị pháp lý của văn bản công chứng từ Văn phòng hay Phòng đều như nhau.

Vậy nên, công chứng ở Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng đều được. Bởi thế, bạn có thể lựa chọn địa điểm công chứng thuận tiện trong việc đi lại để thực hiện công chứng.

Mức lệ phí ở Văn phòng công chứng và Phòng công chứng có khác nhau không?

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định về mức thu, lệ phí hay các khoản phí do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành về mức phí giữa Văn phòng công chứng và Phòng công chứng như sau:

“Mức thu phí công chứng quy định tại Thông tư này được áp dụng thống nhất đối với Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Trường hợp đơn vị thu phí là Văn phòng công chứng thì mức thu phí quy định tại Thông tư này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành.”

Như vậy, mức thu và lệ phí tại Văn phòng công chứng và Phòng công chứng được thống nhất như nhau theo quy định của Thông tư.

Trên đây là bài viết tư vấn về luật sư công chứng chứng thực của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.