Để chứng minh bản thân có hay không có án tích, có bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã… cần xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, đa số người dân vẫn chưa thật sự hiểu về loại phiếu này cũng như chưa biết cách xin cấp và chứng thực lý lịch tư pháp.
Hồ sơ, thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp
– Trình tự thực hiện:
+ Nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp (Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh):
Công dân Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó thường trú; trường hợp không có nơi thường trú thì nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó tạm trú; trường hợp cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh.
Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó cư trú.
+ Nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
– Thành phần hồ sơ:
+ Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (Mẫu số 03/2013/TT-LLTP; Mẫu số 04/2013/TT-LLTP).
+ Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Trường hợp nộp bản chụp thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp không có bản chính để đối chiếu thì nộp bản sao có chứng thực theo quy định của pháp luật).
+ Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1[4] (trường hợp người được ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền). Văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 không được ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Ngoài ra, người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc đối tượng được miễn hoặc giảm phí phải xuất trình các giấy tờ để chứng minh.
– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
– Thời hạn giải quyết hồ sơ:
+ Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.
+ Trường hợp người được yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài, trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích thì thời hạn không quá 15 ngày.
– Phí:
+ Phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp: 200.000 đồng/lần/người.
+ Phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của sinh viên, người có công với cách mạng, thân nhân liệt sỹ (gồm cha đẻ, mẹ đẻ, vợ (hoặc chồng), con (con đẻ, con nuôi), người có công nuôi dưỡng liệt sỹ): 100.000 đồng/lần/người.
Các trường hợp miễn phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp gồm: Trẻ em theo quy định tại Luật bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻ em; Người cao tuổi theo quy định tại Luật người cao tuổi; Người khuyết tật theo quy định tại Luật người khuyết tật; Người thuộc hộ nghèo và Người cư trú tại các xã đặc biệt khó khăn, đồng bào dân tộc thiểu số ở các xã có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, xã biên giới, xã an toàn khu theo quy định của pháp luật.
Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp đề nghị cấp trên 2 Phiếu trong một lần yêu cầu, thì kể từ phiếu thứ 3 trở đi cơ quan cấp phiếu lý lịch tư pháp thu thêm 5.000đ/phiếu, để bù đắp chi phí cần thiết cho việc in mẫu Phiếu lý lịch tư pháp.
– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Phiếu lý lịch tư pháp số 1, số 2.
– Căn cứ pháp lý:
+ Luật Lý lịch tư pháp số 28/2009/QH12.
+ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 51/2019/QH14.
+ Luật Căn cước công dân năm 2014.
+ Luật Cư trú số 68/2020/QH14 ngày 13/11/2020.
+ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp.
+ Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp.
+ Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
+ Thông tư số 16/2013/TT-BTP ngày 11 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp.
+ Thông tư số 244/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
Quyết định 1050/QĐ-BTP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2021.
Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân
Việc thực hiện kê khai thông tin cá nhân trong tờ kê khai lý lịch cá nhân cũng là một trong những đối tượng được yêu cầu chứng thực chữ ký căn cứ tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết như sau:
“Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó, người thực hiện chứng thực không ghi bất kì nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015.
Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Như vậy, qua các quy định về chứng thực chữ ký văn bản giấy tờ ta có thể thấy việc chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ là một trong những bước quan trọng để xác nhận văn bản giấy tờ đó có hợp lệ quy định pháp luật hay không.
Và việc xác nhận chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ phải được tuân thủ theo đúng quy định pháp luật về chứng thực
Thời gian, địa điểm thực hiện chứng thực lý lịch tư pháp
Thứ nhất, về thời gian, theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định sau đây được kéo dài thời hạn, cụ thể:
– Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
– Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
– Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Thứ hai, về địa điểm chứng thực được quy định cụ thể tại Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
– Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
– Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.
– Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực lý lịch tư pháp
– Trình tự thực hiện:
+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
– Cách thức thực hiện chứng thực lý lịch tư pháp: Nộp hồ sơ trực tiếp
– Thành phần, số lượng hồ sơ: Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bản sao từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.
– Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính chứng thực lý lịch tư pháp: Cá nhân, tổ chức
– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện.
– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được chứng thực từ bản chính
– Phí:
+ Tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.
+ Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản;
– Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính chứng thực lý lịch tư pháp: Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định về việc nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định thì sẽ thực hiện khắc phục sai sót như thế nào, gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực. Để có căn cứ xử lý thống nhất đối với văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định rõ
“Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý“; đồng thời quy định thẩm quyền ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản này.
Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực lý lịch tư pháp tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
Điều 8 Thông tư quy định về trách nhiệm của người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, theo đó khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp – hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
Trên đây là bài viết tư vấn về chứng thực lý lịch tư pháp của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
