Việc đi công chứng ở các cơ quan hành chính nhà nước thường khá tốn nhiều thời gian và cũng là điều đáng lo ngại. Vì thế, nhiều tổ chức/ cá nhân thành lập văn phòng công chứng để giải quyết nỗi lo này cho mọi người. Vậy điều kiện mở văn phòng công chứng là gì? Thủ tục, hồ sơ đăng ký kinh doanh phòng công chứng số 2 ra sao? Hãy cùng Luật Trần và Liên danh giải đáp thắc mắc này nhé!
Khái niệm Văn phòng công chứng
Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.
Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:
– Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.
– Không có thành viên góp vốn.
– Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.
– Có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập.
Có nên công chứng ở phòng công chứng số 2 không?
Từ những đặc điểm khác nhau cơ bản giữa Phòng và Văn phòng công chứng, có thể thấy, về nhiệm vụ, công việc, hai loại hình này chỉ khác nhau ở tên gọi, chủ sở hữu vốn và nguồn gốc thành lập. Một bên là đơn vị sự nghiệp công lập, một bên hoạt động như loại hình doanh nghiệp hợp danh.
Tuy nhiên, hai hình thức này đều thực hiện việc công chứng – chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự… cũng như có quyền, nghĩa vụ như nhau. Đặc biệt, giá trị pháp lý của văn bản công chứng từ hai loại hình này là như nhau.
Như vậy, công chứng ở Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng đều được, chỉ cần lựa chọn nơi nào thuận tiện hơn trong việc đi lại để thực hiện công chứng.
Thủ tục thành lập phòng công chứng số 2
Theo điều 23 Luật Công chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định như sau:
Bước 1:
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
Đề án thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Bước 2:
Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 3:
Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.
Bước 4:
Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Phòng công chứng số 2 – phòng công chứng uy tín cần những tiêu chí nào?
Về địa điểm
VPCC ở nơi giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm, không tắc đường, ngập lụt, có nhiều chỗ đỗ xe ô tô, xe máy và có bảo vệ trông giữ cẩn thận, ưu tiên VPCC nằm ở mặt phố chính. Vị trí của VPCC cũng rất quan trọng, để bạn đỡ mất nhiều thời gian đi lại.
Công chứng viên (CCV)
Công chứng viên phải có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Tư vấn qua điện thoại hay trực tiếp phải ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, không tiếc thời gian lắng nghe bạn, không bắt buộc bạn phải mang hồ sơ, giấy tờ qua VPCC rồi mới tư vấn cho bạn. Nếu VPCC nào yêu cầu bạn mang giấy tờ qua rồi mới tư vấn thì đó là VPCC làm việc theo nguyên tắc cứng nhắc, không linh hoạt vì người ta nghĩ rằng bạn hỏi chỉ là để tham khảo chứ không có nhu cầu thật nên yêu cầu phải có hồ sơ rồi mới tư vấn.
Tư vấn về hợp đồng, giao dịch (giấy tờ làm căn cứ)
Thí dụ, Bạn đang cần công chứng hợp đồng bán căn hộ chung cư, nhưng hai vợ chồng mỗi người đăng ký ở một quyển hộ khẩu khác nhau mà sổ đỏ (GCN- QSDĐ) chỉ đứng tên mình bạn. Đúng luật thì bạn phải có giấy đăng ký kết hôn để khẳng định hai bạn là vợ chồng với nhau rồi mới ký bán được. Nhưng VPCC không tốt, sẵn sàng bỏ qua cho bạn. Lúc này, bạn rất hoan hỉ, vui sướng khi yêu cầu của bạn được đáp ứng. Cho đến một ngày bạn không ngờ rằng văn bản đã công chứng của bạn vẫn có thể bị vô hiệu bởi quyết định của Tòa án mà nguyên nhân chính có thể đến từ việc bạn đã “được” bỏ qua một loại giấy tờ như giấy kết hôn nói trên. Do vậy, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn VPCC nào để có được sự an toàn tuyệt đối cho bạn.
Tư vấn về thuế thu nhập và thuế trước bạ nhà đất
Trước khi ký vào hợp đồng công chứng. Công chứng viên (CCV) phải có trách nhiệm tư vấn và giải thích cho bạn rõ các quy định về thuế thu nhập cá nhân cũng như thuế trước bạ nhà đất, lệ phí sang tên sổ đỏ.
Thí dụ: Bạn muốn bán một căn nhà, giá trị thực tế theo thỏa thuận là 5 tỷ đồng, nhưng trong hợp đồng công chứng chỉ để giá trị 1 tỷ đồng thì Cơ quan thuế sẽ thu như thế nào? Và cái gì sẽ xảy ra nếu có tranh chấp giữa bên mua và bán.
Phí công chứng và thù lao soạn thảo
Một trong những vấn đề quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lựa chọn một Văn phòng Công chứng, đó là giá dịch vụ và phí công chứng. Phí công chứng và thù lao soạn thảo do Nhà nước quy định và được niêm yết công khai tại trụ sở VPCC. Nếu là VPCC uy tín sẽ thông báo cho bạn trước khi thực hiện công việc. Theo chúng tôi, bạn nên chọn VPCC có thái độ phục vụ nhiệt tình, niềm nở, tận tâm như: “ký ngoài trụ sở, ngoài giờ làm việc” dù có đi lại vài lần mới xong việc nhưng không tỏ thái độ bực dọc, cáu gắt và đòi thêm chi phí (bạn nên tham khảo những VPCC không thu phí ký ngoài giờ và ngoài trụ sở).
Làm thế nào để an toàn pháp lý cho bạn
Theo quy định của pháp luật, mỗi loại giao dịch công chứng sẽ phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm “chủ thể – đối tượng” và các giấy tờ khác liên quan để làm căn cứ giao kết hợp đồng. VPCC nào bắt buộc bạn phải tuân thủ các quy định của pháp luật thì đó là VPCC uy tín và có trách nhiệm.
Việc cung cấp đầy đủ giấy tờ, chính là đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của bạn, phòng ngừa những vi phạm hay thiệt hại có thể xảy ra cho bạn. Vì vậy mà bạn không nên trách họ, nếu họ đòi hỏi nhiều loại giấy tờ bạn nhé.
Kỹ năng xử lý tình huống
Với các giao dịch dân sự, bên cạnh nguyên tắc “tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận”, pháp luật vẫn còn có các quy định khác nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi giao dịch. Trong một vài trường hợp, bạn không thể cung cấp đầy đủ một số giấy tờ theo quy định của pháp luật cũng như của VPCC yêu cầu. Lúc này thực sự bạn mới cần đến một VPCC uy tín, chuyên nghiệp thì mới có thể tìm ra giải pháp và xử lý linh hoạt cho bạn nhưng tuyệt đối không được trái với quy định của pháp luật.
Đồng hành và có trách nhiệm với khách hàng
Trong công việc hàng ngày, thực hiện nhiều giao dịch, có lẽ không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn như sai lỗi chính tả do đánh máy hoặc các lỗi nhỏ tương tự khác thì bạn cũng nên thông cảm, bỏ qua cho họ. Nếu họ nhận trách nhiệm về mình và sửa sai thì đó là VPCC Tốt, uy tín và đáng tin cậy.
Tiêu chuẩn công chứng viên tại phòng công chứng số 2 theo quy định pháp luật
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
– Có bằng cử nhân luật;
– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
Quy định về đào tạo và miễn đào tạo nghề công chứng tại phòng công chứng số 2
Về đào tạo nghề công chứng tại phòng công chứng số 2
– Người có bằng cử nhân luật được tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
– Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng.
Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.
Cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng
– Cơ sở đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 9 của Luật Công chứng là Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.
– Học viện Tư pháp chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành chương trình khung đào tạo nghề công chứng.
Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
– Người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong các trường hợp sau đây:
+ Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam là thành viên;
+ Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.
– Người đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đến Bộ Tư pháp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng (mẫu TP-CC-01);
+ Bản sao văn bằng và bản sao kết quả đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng tại phòng công chứng số 2
– Người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật Công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng đến Học viện Tư pháp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Giấy đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng (Mẫu TP-CC-02);
+ Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này.
– Học viện Tư pháp tiếp nhận hồ sơ đăng ký và thông báo danh sách người đủ điều kiện tham gia khóa bồi dưỡng chậm nhất là 30 ngày trước ngày khai giảng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Nội dung bồi dưỡng nghề công chứng
– Kỹ năng hành nghề công chứng, bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, xác định nhân thân, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, kỹ năng nghiệp vụ khác thuộc thẩm quyền của công chứng viên.
– Kiến thức pháp luật liên quan đến hành nghề công chứng, bao gồm các quy định pháp luật về công chứng, pháp luật dân sự, các quy định pháp luật khác có liên quan.
– Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành tổ chức hành nghề công chứng.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng số 2 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
