Quy định hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Tức là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Ví dụ như các loại giấy tờ trong hồ sơ xin cấp Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp… là giấy tờ của nước ngoài như: Giấy Chứng nhận thành lập của tổ chức tại nước ngoài, hộ chiếu của người nước ngoài, báo cáo tài chính, xác nhận nghĩa vụ thuế của tổ chức tại nước ngoài…
Dựa trên kinh nghiệm tư vấn và làm việc với khách hàng nước ngoài, Luật Trần và Liên Danh nhận thấy nhiều nhà đầu tư nước ngoài gặp khó khăn với vấn đề này. Công ty Luật Trần và Liên Danh xin tổng hợp và gửi đến Quý Khách hàng một số thông tin cơ bản liên quan như sau:
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quy định rõ: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Như vậy hợp pháp hóa lãnh sự tức là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Tài liệu không cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:
Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Nơi thực hiện:
Tại nước ngoài:
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài là các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Tại Việt Nam:
Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Quý Khách hàng tham khảo danh sách này tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao: https://lanhsuvietnam.gov.vn.
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:
Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các tài liệu sử dụng khi làm việc với cơ quan nhà nước phải bằng tiếng Việt. Vì vậy, trong một số trường hợp, sau khi tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự, phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực một lần nữa mới sử dụng để làm việc với cơ quan nhà nước tại Việt Nam.
Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Bao gồm trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– 01 Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
– 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
– Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
– 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
Địa điểm nộp hồ sơ
Địa điểm nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
– Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
– Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
– Tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận đăng ký kết hôn?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
…”
“Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.”
Như vậy, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự khi muốn thực hiện chứng thực.
Dịch vụ tư vấn pháp luật doanh nghiệp, đầu tư và thương mại tại Công ty Luật Trần và Liên Danh:
Tư vấn pháp luật và các thủ tục liên quan đến lĩnh vực doanh nghiệp, đầu tư và thương mại tại Việt Nam;
Tư vấn quy định pháp luật và hồ sơ xin cấp Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép con…;
Tư vấn các ngành nghề kinh doanh có điều kiện và điều kiện cụ thể đối với mỗi ngành nghề…;
Soạn thảo, nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được Khách hàng ủy quyền;
Tư vấn các vấn đề liên quan như thuế, sở hữu trí tuệ, nhượng quyền thương mại, lao động Việt Nam, lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hợp đồng….
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
