Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Tĩnh

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện. Tìm hiểu ngay về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Tĩnh trong bài viết sau đây.

Đặc điểm của văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện có những chức năng nhất định như sau:

Thứ nhất, văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó

Thứ hai, về quy ước các đặt tên văn phòng đại diện như sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Thứ ba, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung cong dấu của văn phòng đại diện.

Thứ tư, Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở cả trong nước và ở nước ngoài.

Hoạt động của văn phòng đại diện?

Hoạt động của văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo sự ủy quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.

Các văn phòng đại diện được lập ra không phải để thực hiện các chức năng trực tiếp kinh doanh hay hoạt động kinh doanh sinh lời khác mà văn phòng đại diện được lập ra với chức năng như: thực hiện chức năng của văn phòng liên lạc; thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và đối tác mới.

Điểm khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Tại sao thành lập văn phòng đại diện được xem là lựa chọn tối ưu đối với nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam

Dưới đây là 5 ưu điểm của việc mở văn phòng đại diện so với thành lập một DN:

Có thời gian thăm dò thị trường

Đối với những DN nước ngoài lần đầu bước chân vào Việt Nam với mục đích chủ yếu là quảng bá thương hiệu hay làm quen, rà soát thị trường thì việc thành lập văn phòng đại diện là phương án giúp DN tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa các thủ tục pháp lý.

Thủ tục đơn giản

So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam dưới các hình thức khác như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, thành lập DN có vốn nước ngoài hay thành lập chi nhánh, thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện được xem là ít phức tạp nhất.

Để thành lập văn phòng đại diện, DN cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký, thời hạn hoạt động phải còn hiệu lực ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Cấp phép nhanh

Thời gian để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khá nhanh, chỉ trong khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép, Văn phòng đã có thể được cấp phép đi vào hoạt động.

Tiết kiệm chi phí

Một lợi ích khác của việc thành lập văn phòng đại diện chính là không bị áp thuế do không phải hoạt động kinh doanh thuần tuý mà chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.

Việc thành lập một DN vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam cần trải qua nhiều giai đoạn với các thủ tục, giấy tờ phức tạp và chi phí cho công tác này khá đắt (có thể lên đến vài nghìn USD). Do đó, việc bỏ ra chi phí lớn thành lập DN trong khi chưa thật sự tìm hiểu kỹ thị trường là một bước đi khá mạo hiểm và nhiều rủi ro đối với DN.

Bước đệm để thành lập DN vốn nước ngoài

Theo quy định, văn phòng đại diện của DN nước ngoài không được phép hoạt động kinh doanh hay các hoạt động sinh lời khác nhưng đây vẫn là cơ quan thực hiện chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh… cho DN nước ngoài tại Việt Nam. Thông qua các hoạt động này; hình ảnh, thương hiệu của DN sẽ dần trở nên quen thuộc và nổi tiếng trên thị trường. Nhờ vậy, người đứng đầu doanh nghiệp có thể an tâm thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài và chính thức hoạt động thương mại tại Việt Nam.

Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
3. a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
4. b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
5. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
6. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
7. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
8. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Ai có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện?

Những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Chủ sở hữu công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần; các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

Như vậy tùy thuộc vào mô hình tổ chức của công ty, doanh nghiệp thì những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là khác nhau.

Khi thành lập văn phòng đại diện thì công ty, doanh nghiệp phải gửi thông báo thành lập văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện, nội dung thông báo gồm có:

– Mã số doanh nghiệp;

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp;

– Tên của văn phòng đại diện dự định thành lập;

– Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện;

– Nội dung và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

– Thông tin đăng ký thuế;

– Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

– Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Ngoài ra kèm theo thông báo cần có quyết định hoặc bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng thành viên nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của chủ sở hữu công ty hoặc của hội đồng thành viên nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao);

– Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện theo quy định (bản sao).

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện trong thời hạn là ba ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối cấp thì cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và có nêu rõ lý do.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty

Nhìn chung, điều kiện mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam khá đơn giản, khác so với thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Muốn tiến hành đăng ký văn phòng đại diện, trước hết bạn cần thỏa mãn những điều kiện sau:

• Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
• Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
• Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
• Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.

Điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Tĩnh

Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần tham khảo khi chuẩn bị các bước làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện.

Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là ai?

– Giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.

Có cần khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hay không?

– Cái này tùy vào nhu cầu của công ty, có thể khắc mới hoặc không khắc.

Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là gì?

– Giao dịch và tiếp thị.

Văn phòng đại diện hạch toán thuế về đâu?

– Văn phòng đại diện thì hạch toán phụ thuộc theo công ty mẹ.

Thủ tục về kê khai thuế, cần đóng bao nhiêu thuế cho văn phòng đại diện?

– Mức đóng thuế môn bài cho văn phòng đại diện là 1,000,000 đ/năm

Văn phòng đại diện có được phát hành hóa đơn đỏ hay không?

– Văn phòng đại diện thì không được phát hành và xuất hóa đơn đỏ.

Luật Trần và Liên danh cung cấp dịch vụ hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Tĩnh

Với mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động là “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, Công ty Luật Trần và Liên danh luôn nỗ lực hết mình để làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Về thời gian đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty, chúng tôi sẽ tiến hành đăng ký thành lập Văn phòng đại diện nhanh nhất cho Quý khách hàng. Hơn nữa, Luật Trần và Liên danh có đội ngũ chuyên viên đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nên hồ sơ được soạn chính xác nên khả năng đăng ký thành công rất cao, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.

Khi cần hướng dẫn về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty Luật Trần và Liên danh để được tư vấn các vấn đề liên quan như:

– Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;

– Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định;

– Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;

– Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

– Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng

– Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo

Khách hàng sẽ nhận được kết quả như sau khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi

– Bản gốc giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện

– Dấu tròn văn phòng đại diện;

– Hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện;

– Tặng 1 dấu chức danh trưởng văn phòng đại diện;

Lưu ý 1 số việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty

– Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện: 1.000.000 VND/1 năm

– Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện;

– Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng;

– Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Tĩnh

Theo Quyết định 1523/QĐ-BKHĐT, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

1. Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tương ứng với các loại hình doanh nghiệp:

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

1. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
2. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện:

• Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân; Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài; giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

• *Một số trường hợp đặc biệt

1. Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức tín dụng thuộc loại hình công ty trách nhiệm hoặc công ty cổ phần, văn phòng đại diện ở trong nước thì hồ sơ nêu trên phải có Bản sao hợp lệ giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
2. Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo:

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.

Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Tĩnh của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.