Nhằm giúp cho các công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện được thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và thuận tiện, bài viết sau sẽ cung cấp mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện là thủ tục nhằm mở rộng hoạt động cho các doanh nghiệp. Văn phòng đại diện hoạt động theo lĩnh vực của doanh nghiệp và chịu sự điều chỉnh của doanh nghiệp đó. Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương qua bài viết của Luật Trần và Liên danh.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Theo khái niệm trên, văn phòng đại diện có 1 số ưu và nhược điểm sau:
– Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.
– Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
– Văn phòng đại diện công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.
– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.
So sánh văn phòng đại diện và chi nhánh công ty
Điểm giống nhau
Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.
văn phòng đại diện và chi nhánh đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được thừa sự ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.
Điểm khác nhau
Chi nhánh: Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.
Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện của công ty không được phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công ty mẹ hay nói cách khác là không được phép sản xuất, kinh doanh như doanh nghiệp mẹ.
Đặc điểm pháp lý văn phòng đại diện
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” Như vậy, từ khái niệm trên ta có thể rút ra được những đặc điểm pháp lý cơ bản của thành lập văn phòng đại diện như sau:
Thứ nhất, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
Thứ hai, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
Thứ ba, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình (chức năng chính của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp). Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Do việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là để khảo sát thị trường và tham gia vào các hoạt động xúc tiến hoặc nâng cao năng lực, nên quy trình thành lập tương đối ít phức tạp hơn .
Tuy nhiên, có một số yêu cầu mà các công ty nước ngoài cần phải đáp ứng:
- Theo Luật Thương mại tại Việt Nam, công ty thương mại quốc tế hoặc thương nhân nước ngoài được phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Các công ty nước ngoài sẽ phải xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Công ty mẹ nước ngoài cần có con dấu có ghi tên văn phòng đại diện trên đó.
- Pháp luật Việt Nam yêu cầu công ty nước ngoài phải có cơ sở hợp pháp và hoạt động ít nhất một năm mới được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Chỉ công ty nước ngoài hoạt động kinh doanh có hiệu quả mới được phép đặt văn phòng đại diện.
- Chỉ một công ty nước ngoài trong lĩnh vực hoặc thị trường có nhu cầu thực sự .
Các hoạt động bị hạn chế
Văn phòng đại diện mặc dù là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, nhưng theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động sau:
- Tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận và tạo thu nhập. Các hoạt động này bao gồm các giao dịch mua bán và các hoạt động giao dịch trực tiếp – từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành một dự án.
- Nhận đơn đặt hàng từ bất kỳ cá nhân hoặc công ty.
- Điều phối việc mua bán thay mặt công ty mẹ.
- Đàm phán, ký kết và giao kết hợp đồng , nộp hồ sơ dự thầu và giải quyết khiếu nại.
- Xuất hóa đơn . Tất cả các hóa đơn được phát hành phải thuộc công ty mẹ ở nước ngoài.
- Mua, đặt hàng hoặc thanh toán hàng hóa thay mặt cho công ty mẹ.
- Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng liên quan đến một dịch vụ hoặc sản phẩm do công ty mẹ cung cấp.
- Thực hiện các hoạt động với tư cách là đại lý giữa khách hàng và công ty mẹ của khách hàng.
Nếu một văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động khác không được phép tại Việt Nam, ví dụ như mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho công ty mẹ, thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật.
Nếu điều này xảy ra, các công ty nước ngoài có thể bị phạt , cũng như Việt Nam đánh thuế đối với tất cả thu nhập nhận được trong nước.
Hoạt động kinh doanh được phép
Là văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn chỉ có vai trò hỗ trợ cho công ty mẹ với các hoạt động được phép sau đây theo Luật Việt Nam:
- Hoạt động nhằm mục đích nghiên cứu và khảo sát thị trường.
- Để tìm kiếm cơ hội đầu tư và đối tác.
- Thuê văn phòng và địa điểm đặt văn phòng đại diện.
- Mua hoặc thuê phương tiện, thiết bị phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Để thúc đẩy công ty mẹ.
- Để tìm kiếm nhà phân phối và khảo sát hàng hóa.
- Để đưa ra một kế hoạch kinh doanh hoặc thâm nhập thị trường ban đầu.
- Tuyển dụng nhân viên trong và ngoài nước làm việc cho công ty đại diện.
- Giám sát quá trình ký kết hợp đồng với các đối tác Việt Nam.
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ mục đích hoạt động của văn phòng đại diện, chẳng hạn như bảng lương của nhân viên.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Nộp phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo công tác và hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- Tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội của chính phủ Việt Nam.
- Tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân bằng cách đăng ký mã số thuế của nhân viên và nộp báo cáo thuế.
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định khác như luật phòng, chống rửa tiền, luật thương mại tại Việt Nam.
- Gửi báo cáo hàng năm cho bộ phận cấp phép.
thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương cho thương nhân nước ngoài
– Thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của nước đó
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động không dưới 5 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp
* Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh thương nhân nước ngoài:
– Không đáp ứng được các quy định nêu trên
– Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam
– Thương nhân nước ngoài bị thu hồi Giấy phép thành lập tại Việt Nam trong thời gian 02 năm
– Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Chi nhánh gây phương hại đến quốc phòng, an ninh trật tự xã hội, hoặc văn hoá đạo đức Việt Nam hoặc sức khoẻ của người dân, hoặc huỷ hoại tài nguyên, môi trường
– Hồ sơ không hợp lệ và thương nhân nước ngoài không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương của thương gia nước ngoài
– Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của thương gia nước ngoài ký
– Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh)
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp pháp (Bản sao hợp đồng thuê trụ sở)
– Quyết định về Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với thời hạn hoạt động của thương gia nước ngoài (nếu có ghi trên tài liệu): Phải còn ít nhất là 3 năm
* Thành phần hồ sơ: 01 bộ
Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương đối với thương gia nước ngoài
– Đại diện thương gia nước ngoài hoặc người được ủy quyền trực tiếp nộp hồ sơ
– Nơi nộp hồ sơ: Bộ Thương mại
– Thẩm định: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
– Thời hạn cấp giấy phép :
+ Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định xong và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Chi nhánh, đồng thời gửi bản sao Giấy phép tới UBND cấp tỉnh, Sở Thương mại, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Chi nhánh đặt trụ sở
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép ra thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, chỉnh sửa
+ Trường hợp không cấp phép: Ngay sau khi hết thời hạn nêu trên Bộ Thương mại ra thông báo băng văn bản cho thương nhân nước ngoài và nêu rõ lý do
+ Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Thông báo hoạt động của Chi nhánh thương nhân nước ngoài (Liên hệ với Luật Trần và Liên danh để được hướng dẫn)
Mở tài khoản:
– Chi nhánh thương nhân nước ngoài được mở tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ và bằng tiền đồng Việt Nam tại Ngân hàng hoạt động tại Việt Nam
– Trong trường hợp đặc biệt, Chi nhánh thương gia nước ngoài được mở tài khoản tại Ngân hàng ở nước ngoài với điều kiện đã được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận. Trong trường hợp này Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc sử dụng tài khoản mở ở nước ngoài
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu rất nhiều vấn đề liên quan tới thành lập văn phòng đại diện công ty tại các bài viết sau đây của chúng tôi:
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Những điều cần biết khi mở văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có được ký kết hợp đồng?
Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm của văn phòng đại diện
- lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.
Nhược điểm của văn phòng đại diện
- Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
- Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế.
Giải pháp thay thế việc thành lập văn phòng đại diện
- Khi doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh.
- Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm.
- Địa điểm kinh doanh không phải mở hồ sơ kê khai thuế giống chi nhánh nhưng vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh.
Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập địa điểm kinh doanh.
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương
Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện
- Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
- Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng
Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự
Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm đều được.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hải Dương của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
