Thời gian qua, sau khi Luật Quy hoạch được thông qua, trong đó có sửa đổi về quy hoạch công chứng thì việc thành lập văn phòng công chứng, văn phòng công chứng gần đây được đặc biệt quan tâm. Rất nhiều người, kể cả công chứng viên và các nhà đầu tư khác đang háo hức, ráo riết tìm mọi cách để thành lập Văn phòng công chứng.
Khái niệm văn phòng công chứng
Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh”
Văn phòng công chứng được hiểu đơn giản là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công thay Nhà nước chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các giấy tờ, hợp đồng giao dịch theo quy định.
Quy định pháp luật có liên quan
– Luật Công chứng năm 2014;
– Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
– Thông tư 01/2021/TT-BTP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Vai trò của văn phòng công chứng
Căn cứ vào Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 thì văn phòng công chứng là đơn vị được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các quy định pháp luật khác liên quan đối với công ty hợp danh.
Vai trò của văn phòng công chứng rất quan trọng với nhiều bên khác nhau.
Đối với các bên khi tham gia giao dịch công chứng: Văn phòng công chứng hỗ trợ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân và tổ chức dễ dàng, thuận lợi hơn và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Từ đó, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp tối đa.
Đối với nhà nước: Sự ra đời của văn phòng công chứng đã giảm bớt áp lực, khối lượng công việc liên quan tới công chứng cho các cơ quan Nhà nước. Đặc biệt, sự hoạt động của các văn phòng công chứng giúp cho tiến trình thúc đẩy pháp chế chủ nghĩa xã hội tăng cường, đồng thời phát huy tốt đa dạng các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
Đối với chính văn phòng công chứng: Thông qua các hoạt động công chứng, thu về các khoản phí theo quy định, hợp pháp.
Mở văn phòng công chứng thực sự là một ngành nghề kinh doanh hấp dẫn dành cho người đam mê với mảng luật và dịch vụ. Đây là một ngành có nhu cầu cao bởi hoạt động giao dịch của người dân ngày một nhiều, đi đôi với khối lượng giấy tờ cần công chứng lớn. Thế nên, thuê văn phòng để hoạt động mảng công chứng là một xu hướng phát triển mạnh mẽ thời gian gần đây. Nhiều nhà đầu tư đã nhìn ra thời cơ cho ngành dịch vụ đặc biệt này.
Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập văn phòng công chứng gần đây
Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải là công ty hợp danh được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật có liên quan đến loại hình công ty này. Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên trở lên và không có thành viên góp vốn. Theo đó, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân và phải có ít nhất 02 thành viên sáng lập. Các thành viên này chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.
Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
– Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
– Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
– Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
– Có đủ sức khỏe để hành nghề
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng gần đây
Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Quyền và nghĩa vụ văn phòng công chứng gần đây
Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng 2014 quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:
(1) Tổ chức hành nghề công chứng có các quyền:
– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của các Phòng công chứng; công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
– Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
(2) Tổ chức hành nghề công chứng có các nghĩa vụ sau:
– Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
– Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của Luật công chứng.
– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
– Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng gần đây
Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm 3 thành phần sau:
Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu quy định
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có chứng thực;
Đề án thành lập văn phòng công chứng.
Đề án thành lập văn phòng công chứng cần phải đầy đủ các vấn đề, nội dung sau:
Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng: chứng minh được sự cần thiết của văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, bên cạnh đó cần chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng công chứng.
Về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng:
Cần phải làm rõ loại hình của Văn phòng công chứng; Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên; Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, thừa phát lại, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng; Các thành viên góp vốn, phần vốn góp và tiến độ góp vốn nếu có; Tên gọi và tên giao dịch dự kiến khi thành lập văn phòng công chứng; Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng: số lượng, trình độ và kinh nghiệm…; Khả năng quản trị Văn phòng
Về cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng, cần nêu rõ: về trụ sở về vị trí dự kiến đặt Văn phòng công chứng, tổng diện tích sử dụng của Văn phòng công chứng, diện tích Văn phòng dành cho lưu trữ, diện tích Văn phòng dành cho tiếp dân; Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng; Đề án phải nêu rõ điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông; Phương hướng áp dụng công nghệ thông tin.
Kế hoạch triển khai hoạt động Văn phòng công chứng: Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng; Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng; Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng; Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ, quy trình lưu trữ hồ sơ; Các vấn đề khác liên quan khác.
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng gần đây
Việc sử dụng dịch vụ công chứng đang ngày càng trở nên quen thuộc và phổ biến trong người dân. Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng của người dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho phép các cơ quan chuyên môn trực thuộc xây dựng đề án thành lập, thiết lập Phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014.
Theo đó, tại Điều 20, Khoản 1, Luật Công chứng 2014, căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trong đề án, phải nêu rõ sự cần thiết trong việc thành lập Phòng công chứng, bao gồm:
a)Tên gọi (tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ươngnơi Phòng công chứng được thành lập theo quy định tại Điều 19, Khoản 3, Luật Công chứng 2014);
b)Địa điểm đặt trụ sở;
c)Cơ cấu tổ chức;
d)Đội ngũ nhân sự;
e)Các điều kiện vật chất;
g)Kế hoạch triển khai thực hiện đề án.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xem xét, quyết định thành lập Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 1, Luật Công chứng 2014).
Các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như Sở Tư pháp, Sở kế hoạch và đầu tư, Sở Nội vụ, Sở Tài chính thực hiện việc xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng với sự chủ trì của Sở Tư pháp (Điều 20, Khoản 1, Luật Công chứng 2014). Chính vì những quy định trên Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng (theo Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).
Sau khi Phòng công chứng được thành lập, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Phòng công chứng (là một công chứng viên và là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng) (Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).
Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu (Điều 19, Khoản 4, Luật Công chứng 2014).
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:
a)Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;
b)Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
(theo quy định tại Điều 20, Khoản 3, Luật Công chứng 2014).
Với những trình tự, thủ tục thành lập Phòng công chứng nói trên có thể góp phần vào sự nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống các Phòng công chứng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong địa giới hành chính mà học quản lý, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng để phục vụ nhân dân.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng gần đây của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
