Công chứng đang trở thành một ngành kinh doanh hấp dẫn trong mắt nhiều nhà đầu tư bởi có vẻ “làm chơi ăn thật”, “đóng dấu ăn tiền”…. Thực tế, mở phòng công chứng gần đây nhất có đơn giản như suy nghĩ của nhiều người hay không? Bài viết này sẽ trả lời câu hỏi đó.
Điều kiện hoạt động đối với Văn phòng công chứng
– Văn phòng công chứng được thành lập dưới hình thức công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
– Điều kiện về trụ sở Văn phòng công chứng
Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
Thành lập và hoạt động của Văn phòng công chứng
Thành lập văn phòng công chứng
Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm: đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm
a) Đơn đăng ký hoạt động
b) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Văn phòng công chứng là gì?
Khái niệm về công chứng được nhắc đến ở khoản 1 điều 2 luật công chứng năm 2014, trong đó công chứng được hiểu là việc mà các công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận các vấn đề sau:
– Là tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản hay còn được gọi là hợp đồng và giao dịch.
– Là tính xác thực, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.
Có thể hiểu khái niệm về văn phòng công chứng như sau: Văn phòng công chứng là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Ngoài ra văn phòng công chứng còn được xem như một tổ chức dịch vụ công, và được thành lập cũng như vận hành theo các chế định và nguyên tắc có trong luật công chứng, cùng những quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Đặc điểm của phòng công chứng
+ Văn phòng công chứng có con dấu riêng
+ Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng
+ Tự chủ về tài chính, lấy từ nguồn phí, thù lao khi công chứng và một số nguồn thu khác hợp pháp.
+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn
Vai trò của phòng công chứng
Vai trò của văn phòng công chứng được chia ra thành vai trò của các bên như sau:
+ Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:
Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.
+ Vai trò đối với nhà nước:
Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
+ Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:
Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.
Chức năng cơ bản của phòng công chứng gần đây nhất
Để hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng bạn cần biết chức năng và vai trò của chúng. Theo đó chức năng của văn phòng công chứng bao gồm:
+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …
+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.
Cơ cấu tổ chức của phòng công chứng gần đây nhất
– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.
– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.
Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.
Điều kiện mở phòng công chứng gần đây nhất
Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, điều kiện để mở đơn vị công chứng bao gồm những điều kiện dưới đây.
Điều kiện về loại hình công ty
Văn phòng công chứng nhất định phải được tổ chức và vận hành theo loại hình công ty hợp danh.
Cụ thể, tại quy định Điều 177 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty hợp danh là doanh nghiệp, trong đó:
– Có tối thiểu 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty và cùng kinh doanh dưới một tên chung (gọi là thành viên hợp danh). Các thành viên khác gọi là thành viên góp vốn.
– Thành viên hợp danh không phải là tập thể, phải là cá nhân. Thành viên hợp danh sẽ chịu trách nhiệm với công ty/văn phòng bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình về các nghĩa vụ liên quan của công ty;
– Thành viên góp vốn có thể là tổ chức/cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.
Điều kiện về thành viên sáng lập phòng công chứng gần đây nhất
Văn phòng công chứng phải do tối thiểu 2 công chứng viên hợp danh trở lên sáng lập và tuyệt đối không có thành viên góp vốn.
Tức là, chỉ có công chứng viên mới là người sáng lập, thành lập văn phòng công chứng hợp pháp. Các công chứng viên này có trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng tất cả tài sản của mình.
Theo Điều 8 Luật Công chứng, các công chứng viên cần phải đủ tiêu chuẩn như sau:
– Là công dân Việt Nam và có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
– Phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật hiện hành.
– Có bằng cử nhân luật, có công tác lĩnh vực pháp luật tối thiểu 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
– Đảm bảo có sức khỏe tốt.
Điều kiện về tên gọi phòng công chứng gần đây nhất
Tên gọi của văn phòng công chứng phải có chứa cụm từ “văn phòng công chứng”, đi kèm là họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác.
Tên gọi của văn phòng công chứng được tự do thỏa thuận và thống nhất bởi các công chứng viên hợp danh. Tuy nhiên, nhất định tránh việc đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác gây ra rủi ro công chứng, không được vi phạm tới văn hóa, đạo đức, truyền thống lịch sử và thuần phong mỹ tục của đất nước.
Điều kiện về trụ sở phòng công chứng gần đây nhất
Chiếu theo Điều 17 Nghị định 29/2016/NĐ-CP, trụ sở mở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện như sau:
– Phải có địa chỉ cụ thể, rõ ràng.
– Nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động đảm bảo có diện tích phù hợp, tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp.
– Có nơi tiếp khách tới làm giao dịch công chứng.
– Có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng của khách và văn phòng.
Các văn phòng truyền thống với hợp đồng thuê lâu dài, mặt bằng rộng rãi là địa điểm lý tưởng để mở văn phòng công chứng.
Điều kiện về con dấu
Theo quy định, khi mở văn phòng công chứng cần phải có con dấu riêng và không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
Tất cả thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu cùng với việc quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Có nên mở phòng công chứng gần đây nhất hay không và mở như thế nào là câu hỏi nhiều người muốn có câu trả lời. Hy vọng bài viết trên đã giúp những ai muốn đầu tư lĩnh vực kinh doanh đặc biệt này có thêm kiến thức để tự tin đầu tư hơn.
Điều quan trọng với các văn phòng công chứng chính là yếu tố con người, chuyên môn, ngoài ra còn có các yếu tố về tài chính, mối quan hệ. Xác định ngay từ đầu, lập văn phòng công chứng không phải là một cuộc dạo chơi và không dành cho những người mơ hồ, như vậy, bạn sẽ kinh doanh nghiêm túc và gặt hái thành công.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng gần đây nhất của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
