Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ, cho, tặng, khuyến mại và thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định. Căn cứ Mục III Công văn 2010/TCT-TVQT năm 2014 và Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý
Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối lượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;
Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7;
Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10;
Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau;
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng
Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
Một số lưu ý khi nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)
Trường hợp tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp trong một kỳ báo cáo có hai loại hóa đơn (hóa đơn do tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp tự in, đặt in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.
Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC; trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.
Đối tượng áp dụng HĐĐT theo quy định mới
Khi tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (sẽ thay thế Nghị định 119/2019/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC) thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phải thực hiện Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Đối với tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
Đối tượng thực hiện
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn nộp báo cáo
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý đã phát sinh việc sử dụng hóa đơn.
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo BC26/HDG ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0) và không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Một số trường hợp phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi:
– Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể, chuyển đổi sở hữu.
– Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Thời hạn nộp: Cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế
Lưu ý:
- Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
– Khi gặp sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã mà chưa khắc phục được, thời gian đó cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng thì sau khi hệ thống được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG.
Tóm lại, khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2019/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC (từ ngày 01/7/2022 được thay thế bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC) thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trừ một số trường hợp được nêu rõ tại mục trên.
Đối tượng chưa áp dụng HĐĐT hoặc áp dụng theo quy định cũ
(1) Đối tượng này bao gồm: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC.
(2) Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Căn cứ Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gồm:
– Nộp báo cáo theo quý: Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả khi trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
– Nộp báo cáo theo tháng: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Lưu ý:
– Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập, gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế (theo khoản 4 Điều 27 Quy định thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC).
– Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực đồng thời sử dụng cả hóa đơn đặt in/tự in thì vẫn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hóa đơn đặt in/tự in.
(3) Thời hạn nộp báo cáo
– Nộp báo cáo theo quý:
+ Thời hạn đối với quý I: chậm nhất là ngày 30/4.
+ Thời hạn đối với quý II: Chậm nhất là ngày 30/7.
+ Thời hạn đối với quý III: Chậm nhất là ngày 30/10.
+ Thời hạn đối với quý IV: Chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0)
– Nộp báo cáo theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
+ Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian là 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện phải mua hóa đơn của cơ quan thuế.
+ Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang nộp báo cáo theo quý.
+ Nếu chưa có thông báo của cơ quan thuế thì doanh nghiệp tiếp tục thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
(4) Một số trường hợp phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh
Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi:
– Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể, chuyển đổi sở hữu.
– Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Thời hạn nộp: Cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Kết luận: Từ ngày 01/7/2022 thì tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì khi đó phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới; nếu trước thời điểm này mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử theo thông báo của cơ thuế thì cũng không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Mức phạt chậm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có hiệu lực từ ngày 05/12/2020 quy định cụ thể như sau:
Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
– Tổ chức, cá nhân thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính thì bị xử phạt về từng hành vi vi phạm, trừ các trường hợp sau:
+) Trường hợp cùng một thời điểm người nộp thuế chậm nộp nhiều thông báo, báo cáo cùng loại về hóa đơn thì người nộp thuế bị xử phạt về một hành vi chậm nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn có khung phạt tiền cao nhất trong số các hành vi đã thực hiện quy định tại Nghị định này và áp dụng tình tiết tăng nặng vi phạm nhiều lần;
Hình thức xử phạt chính:
– Phạt Cảnh cáo áp dụng đối với hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn không nghiêm trọng, có tình tiết giảm nhẹ và thuộc trường hợp áp dụng hình thức xử phạt cảnh cáo theo quy định tại Nghị định này.
– Phạt tiền: Phạt tiền tối đa không quá 100.000.000 đồng đối với tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn. Phạt tiền tối đa không quá 50.000.000 đồng đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.
Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền:
– Khi xác định mức phạt tiền đối với người nộp thuế vi phạm vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ thì được giảm trừ tình tiết tăng nặng theo nguyên tắc một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng.
– Các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng đã được sử dụng để xác định khung tiền phạt thì không được sử dụng khi xác định số tiền phạt cụ thể như sau:
+) Khi phạt tiền, mức phạt tiền cụ thể đối với một hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền được quy định đối với hành vi đó.
+) Nếu có tình tiết giảm nhẹ, thì mỗi tình tiết được giảm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt;
+) Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết tăng nặng được tính tăng 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
