Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành nhu cầu cấp thiết, bắt buộc của mỗi doanh nghiệp cần phải áp dụng để có thể bắt kịp xu hướng toàn cầu. Nhằm mục đích cân bằng giữa lợi ích của doanh nghiệp và trách nhiệm đóng thuế cho nhà nước thì chính phủ đã ban hành quyết định hóa đơn điện tử bắt buộc. Vậy hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây Luật Trần và Liên Danh sẽ trả lời thắc mắc này cho bạn.
Hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi tìm hiểu hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào, chúng ta cần hiểu rõ về hóa đơn điện tử trước.
Hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là tất cả các hóa đơn giấy được chuyển sang phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, nhận, xử lý và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu; hoặc hóa đơn khác gồm: phiếu thu tiền bảo hiểm, thẻ, vé,… Tất cả hình thức và nội dung đều được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử
Ngoại trừ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đáp ứng 02 điều kiện như trên thì tất cả doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh còn lại phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, gồm:
(1) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
(2) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
(4) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
(5) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Từ ngày 01/7/2022, những đối tượng trên phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Lưu ý: Từ ngày 21/11/2021, Bộ Tài chính đã công bố triển khai và chính thức sử dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh thành phố giai đoạn 1, gồm Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ (những địa phương này triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trước).
Hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?
Vấn đề hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào đã được pháp luật quy định. Cụ thể là theo thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 đã nêu rõ:
“Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Riêng trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng.
Đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01 tháng 7 năm 2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01 tháng 7 năm 2022’’.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Theo điểm 1, điều 12, luật quản lý thuế năm 2019 quy định:
“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Thông tư này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022.
Đồng thời thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư này theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế.
Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.”
Lợi ích của hóa đơn điện tử
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ kỹ thuật số, việc triển khai hóa đơn điện tử đã mang lại những lợi ích đáng kể. Hóa đơn điện tử góp phần giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, các giao dịch được diễn ra nhanh chóng hơn, đồng thời tạo thuận lợi cho quy cách quản lý của nhà nước. Một số ưu điểm mà người dùng có thể tìm thấy khi sử dụng hóa đơn điện tử như:
Tiết kiệm chi phí in ấn và chuyển gửi
Nếu trong quá khứ, doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí cho dịch vụ in hóa đơn điện tử và chuyển phát, thì lúc này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí phát sinh trong quá trình in ấn và chuyển gửi này.
Sự xuất hiện của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp gửi trực tiếp thông tin tới khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Rút ngắn thời gian
Việc sử dụng hóa đơn điện tử góp phần làm giảm thiểu thời gian giao dịch phức tạp. Hóa đơn điện tử làm tăng tính linh hoạt, nhanh gọn trong quá trình xử lý công việc.
Tránh được trường hợp hóa đơn bị thất lạc
Khi doanh nghiệp chưa áp dụng hóa đơn điện tử thì việc trao đổi thông tin được thực hiện một cách thủ công. Việc này có thể xảy ra những trường hợp không mong muốn như: giấy tờ bị mất, thiếu hoặc có thể bị tráo đổi. Hay thậm chí thông tin hóa đơn bị rò rỉ và tính bảo mật kém.
Khi hóa đơn điện tử xuất hiện, nó đã giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn này. Hóa đơn điện tử được lập trên phương tiện điện tử sẽ gửi trực tiếp tới khách hàng thông qua internet. Điều này giúp khách hàng nhanh chóng có được thông tin và dữ liệu.
Hóa đơn điện tử có độ an toàn, chính xác hay không?
Trên thực tế, không ai có thể phủ nhận độ an toàn và chính xác của hóa đơn điện tử. Vì hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Chính vì vậy mà hóa đơn không thể bị làm giả.
Khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra nhiều sai sót như: Viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… Đây là những sai sót dẫn đến hậu quả và ảnh hưởng rất lớn tới cả doanh nghiệp và các bên liên quan. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp người dùng tránh được những sai sót này.
Những hạn chế của hóa đơn điện tử
Ngoài những ưu điểm của mình thì hóa đơn điện tử còn tồn tại những hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng. Dưới đây là một số khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử:
Bước đầu khi áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải bỏ ra một chi phí khá lớn. Chi phí này dành cho hệ thống máy móc, trang thiết bị phục vụ cho việc chuyển đổi hình thức từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Trong nhận thức của đa số người dân Việt Nam thì hóa đơn là chứng từ giấy. Hóa đơn điện tử vẫn còn xa lạ, chưa được nhiều người biết đến và sử dụng. Vì vậy khi đưa vào áp dụng, các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc giải thích với khách hàng loại hóa đơn mới này và tính pháp lý của nó.
Để sử dụng được hóa đơn điện tử thì bắt buộc doanh nghiệp phải đầu tư xây dựng tốt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin – viễn thông. Đây là một yêu cầu tương đối lớn cho các doanh nghiệp. Bởi không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng để làm việc này.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường tiếp cận với những công nghệ kỹ thuật muộn. Do vậy, họ thường ngại chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Mức phạt vi phạm quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Đối với cơ sở kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà bị phát hiện có thể bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
– Phạt tiền từ 02 – 05 triệu đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
– Phạt tiền từ 05 – 08 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
+ Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
– Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
+ Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Ngoài việc bị phạt tiền người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Lưu ý: Chỉ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi sau:
– Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
– Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về hóa đơn điện tử. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
