Mất hóa đơn

Việc doanh nghiệp hoặc cá nhân làm mất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc các hóa đơn đầu vào khác là điều không hiếm gặp. Vậy, khi làm mất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng khác doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sẽ chịu những rủi ro pháp lý nào ? Luật Trần và Liên Danh tư vấn cụ thể:

Nội dung chính bài viết

Cách xử lý khi mất hóa đơn và mức xử phạt là bao nhiêu tiền?

Thưa luật sư, Trong một lần chuyển địa điểm kinh doanh của công ty nhân viên sơ ý làm mất hóa đơn đầu vào. Không biết công ty tôi có bị xử phạt hay không và mức xử phạt là bao nhiêu tiền ?

Cảm ơn luật sư!

Trả lời:

Kể từ ngày 1/8/2016 Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu ra sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau:

“g) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền”.

* Chú ý: Đây là mức phạt theo 1 lần làm báo cáo mất hóa đơn (1 lần làm báo cáo có thể mất nhiều hóa đơn). Nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện ra việc bạn gộp nhiều lần lại để làm 1 lần báo cáo thì sẽ bị phạt theo từng lần làm mất.

* Lưu ý 1 số trường hợp sau:

– Nếu người bán tìm lại được hoá đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì không bị phạt.

– Nếu người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (nhưng người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì bị phạt cảnh cáo.

Xử lý khi làm mất hóa đơn ?

Thưa luật sư! Tôi làm thu ngân tại một bệnh viện công, do sơ suất nên sau khi thu tiền tôi đã đưa cả 2 hóa đơn đỏ và trắng cho bệnh nhân ( thay vì chỉ đưa hóa đơn đỏ, còn hóa đơn trắng phải giữ lại). Bây giờ phải làm sao, hóa đơn chỉ trị giá 20.000 đ. Tại sao hóa đơn bệnh viên chỉ có 2 liên. Xin làm ơn hướng dẫn cách giải quyết vì tôi đang trong thời gian thử việc ?

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trả lời:

Theo quy định thì mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc:

– Liên 1: Lưu

– Liên 2: Giao cho người mua

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.

Trong trường hợp bạn đã đưa cả hai liên cho bệnh nhân, thì bạn có thể liên hệ với bệnh nhân để lấy lại Liên 1. Trường hợp bệnh nhân đó không còn giữ 2 liên của hóa đơn, làm mất, cháy, hỏng thì xử lý theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.”

Như vậy khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Tuy nhiên tại Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:

“Điều 18. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn

Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn.”

Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 thì bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Như vậy, giá trị của hàng hóa là 20.000 đồng, do đó bạn không cần thiết phải lập hóa đơn trong trường hợp này trừ khi khách hàng có yêu cầu.

Cách Xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu ra liên 2 ?

Kính gửi: Luật sư Luật Trần và Liên Danh, cho em hỏi nếu công ty em bị mất hóa đơn đầu ra liên 2 (trong cả 2 trường hợp: công ty em làm mất hoặc khách hàng làm mất nhưng nói là không nhận được), thì công ty em có thể xuất tiếp một hóa đơn khác cho khách hàng với nội dung và số tiền tương tự.

Công ty chấp nhận đóng thêm thuế do phát sinh doanh thu gấp đôi để tránh bị phạt và rắc rối với bên thuế, như vậy có được không ạ. Và bên thuế họ có kiểm tra (so sánh) số hóa đơn mình phát hành cho khách hàng B với số hóa đơn khách hàng B thực nhận (kê khai thuế) không ?

Mong nhận được sự tư vấn của luật sư chân thành cảm ơn.

Trả lời:

Thứ nhất, xử lý khi liên 2 hóa đơn đầu ra bị mất, cháy, hỏng:

Đầu tiên đối với hóa đơn kể cả đã lập hoặc chưa lập mà phát hiện bị mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra liên 2 thì cần làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn gửi tới cơ quan quản lý thuế trực tiếp theo mẫu BC21/AC theo hình thức

1/ Lập báo cáo qua phần mềm HTKK rồi gửi qua mạng, tương tự như báo cáo SDHĐ;

2/ Lập báo cáo bản cứng đem đi nộp trực tiếp.

Thời hạn: 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp người bán đã lập hóa đơn, theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền, đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua và người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

– Thông tư 39/2014/TT-BTC

Thứ hai, việc xử phạt:

Phạt tiền:

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

+ Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

+ Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”

(Theo quy định tại khoản 6, Điều 1 Thông tư 167/2016/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn)

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về xử lý khi làm mất hóa đơn. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.