Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

Mới đây, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Kể từ khi Nghị định mới ra đời, các doanh nghiệp, công ty đều xuất hiện câu hỏi: Có bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử hay không? Trong bài viết này, Luật Trần và Liên Danh sẽ giải đáp cho quý bạn đọc:

Hoá đơn điện tử là gì?

Theo điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử.
• Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Quy định của pháp luật về việc có hay không bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử

Trước đây, Tổng cục Thuế đã có nhiều công văn trả lời về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử, mới nhất là Công văn 2578/TCT-CS ngày 23/6/2020 nêu rõ:

“Để triển khai thực hiện Luật Quản lý thuế 2019, Bộ Tài chính dự thảo trình Chính phủ thay thế Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Khi Chính phủ ban hành Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 2019 thì thực hiện theo quy định tại Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử”

Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong đó, bãi bỏ quy định về áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 (từ 01/7/2022 mới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử). Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

…

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”

Bên cạnh đó, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.

Như vậy, doạnh nghiệp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2020 mà chỉ bắt buộc sử dụng từ 01/7/2022.

Quy định về thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử 

Lộ trình thực hiện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử 

Từ ngày 21/11/2021: Chính thức triển khai hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC:

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu, trong một ngày, cơ quan thuế sẽ có phản hồi có chấp nhận hay không qua email. Khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử , người nộp thuế được sử dụng hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn theo quy định cũ.

• Đối tượng 1: Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn giấy (đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua của cơ quan thuế) thì:

– Được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/06/2022 (Nếu không nhận được thông báo của cơ quan thuế chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

– Trường hợp từ ngày 21/11/2021 đến ngày 30/06/2022, Cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC:

+ Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (Đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế) thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

• Đối tượng 3: Doanh nghiệp thành lập mới (từ ngày 21/11/2021 đến ngày 30/06/2022)

– Được phát hành và sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của CQT (hóa đơn giấy) (Nếu không nhận được thông báo của CQT chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

– Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC) thì:

+ Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế (áp dụng hóa đơn điện tử)

+ Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn tự in/đặt in) thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Kết luận

– Nếu như doanh nghiệp chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới (Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) thì Doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử loại cũ  đến hết ngày 30/06/2022.

– Đến khi cơ quan thuế gửi thông báo cho Doanh nghiệp chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử loại mới (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) thì Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC

– Lưu ý: Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC , nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Trong đó: Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bao gồm tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), hệ thống đường truyền, thiết bị kết nối mạng, thiết bị (hoặc phần mềm) an ninh an toàn mạng và cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ.

Từ ngày 01/11/2020, sẽ bãi bỏ 02 quy định sau:

– Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định Nghị định 119/2018/NĐ-CP thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01/11/2020.

– Kể từ ngày 01/11/2020, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành (02 nghị định này vẫn có hiệu lực đến 30/6/2022)

Kết luận: Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2020 mà chỉ bắt buộc sử dụng từ 01/7/2022. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn được sử dụng hóa đơn giấy đến hết 30/6/2022.

Trên đây là một số nội dung tư vấn của Luật Trần và Liên Danh về việc có bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử hay không. Nếu Quý khách hàng còn vướng mắc liên quan đến nội dung tư vấn trên của chúng tôi, vui lòng liên hệ để được tư vấn nhanh chóng và nhanh nhất.