Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số là một điều không còn xa lạ đối với các cá nhân hay các doanh nghiệp. Chữ ký số có những ưu điểm như dễ dàng sử dụng thay thế cho chữ ký và con dấu thông thường. Tuy nhiên, chữ ký số sẽ đến lúc hết hạn và ta phải gia hạn chữ ký số. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin để có thể gia hạn chữ ký số nhanh chóng và dễ dàng.
Chữ ký số (Token) là gì?
Chữ ký số đang được các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng rất nhiều thay thế cho chữ ký thông thường. Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số có những đặc điểm gì? Hãy cùng tìm hiểu các thông tin dưới đây.
Định nghĩa chữ ký số
Định nghĩa chữ ký số khá đơn giản. Trong Khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP về luật giao dịch điện tử và chữ ký số có nêu rõ:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Chữ ký số (Token) là một thiết bị chứa tất cả những thông tin của cá nhân hay doanh nghiệp. Chữ ký số dùng để thay thế chữ ký giấy và con dấu thông thường. Sử dụng chữ ký số chúng ta sẽ không cần gặp mặt trực tiếp mà các giao dịch có thể tiến hành qua mạng.
Chữ ký số được chạy trên công nghệ mã hóa công khai RSA. Mỗi một chữ ký số gồm có một cặp khóa là khóa công khai và khóa bí mật. Khóa bí mật dùng để tạo nên chữ ký số và khóa bị mật thuộc trong hệ thống mã không đối xứng. Khóa công khai là loại khóa thuộc hệ thống khống đối xứng dùng để kiểm tra chữ ký số. Người sử dụng chữ ký số sẽ dùng chữ ký bí mật của mình để ký vào những hợp đồng hay dữ liệu nào đó.
Thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp
Trong mối chữ ký số đều được mã hóa những thông tin của doanh nghiệp. Những thông tin có trong chữ ký số gồm có:
Tên của cá nhân, doanh nghiệp, mã số thuế.
Số seri của chứng thư số.
Thời gian sử dụng chứng thư số.
Tên của nơi chứng thực cho chữ ký số doanh nghiệp.
Chữ ký số của nơi chứng thực chữ ký số.
Những thông tin về việc sử dụng chữ ký số và phạm vi sử dụng chúng.
Một số thông tin khác theo quy định của Bộ thông Tin Truyền Thông.
Đặc điểm của chữ ký số
Chữ ký số có đặc điểm giống như một chiếc USB. Chiếc USB này được gọi là USB Token. Chiếc USB Token này có tác dụng tạo nên cặp khóa bí mật và công khai của chữ ký số. Mỗi một chữ ký số đều được bảo mật bằng mật khẩu. Mật khẩu của chữ ký số được gọi là mã Pin được lập nên bởi chủ nhân của chữ ký số.
Tại sao nên sử dụng chữ ký số?
Chữ ký số có tác dụng giống với những chữ ký và con dấu thông thường. Tuy nhiên sử dụng chữ ký số sẽ giúp những doanh nghiệp hay cá nhân có thể tiết kiệm được thời gian của mình. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số để thay thế chữ ký thông thường trong các giao dịch khác nhau. Chữ ký số giúp trao đổi các thông tin giữa các cá nhân với tổ chức nhà nước một cách dễ dàng và không mất nhiều thời gian.
Việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp các doanh nghiệp không phải quản lý hay bảo mật những tài liệu bằng giấy. Những thông tin về các giao dịch hay hợp đồng sẽ được lưu chữ và điện tử hóa thông tin. Chữ ký số rất an toàn và có tính bảo mật cao. Vì vậy hiện nay chữ ký số được rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng.
Khi nào phải gia hạn chữ ký số
Khi đăng ký sử dụng chữ ký số thì mỗi chữ ký số sẽ có hiệu lực sử dụng nhất định. Khi chữ ký số hết hạn ta nên gia hạn chữ ký số để tránh làm ảnh hưởng đến công việc của doanh nghiệp. Các bạn nên gia hạn chữ ký số đúng với thời gian, vì nếu gia hạn chữ ký số chậm thì các công việc liên quan đến giao dịch, hợp đồng hay kê khai thuế của công ty sẽ bị gián đoạn.
Nếu chữ ký số của bạn hết hạn thì bạn sẽ gia hạn chữ ký của mình trong khoảng thời gian mà bạn quyết định. Còn trong trường hợp bạn gia hạn chữ ký số trong khi chữ ký số của bạn vẫn còn thời gian sử dụng thì bạn sẽ được cộng dồn thời gian gia hạn chữ ký số.
Hướng dẫn đăng ký chữ ký số nhanh chóng, dễ dàng
Khi bạn đăng ký chữ ký số thì cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ khác nhau. Các bạn sẽ cần có giấy đăng ký hoạt động của doanh nghiệp. Chữ ký số sẽ do người đại diện pháp lý của doanh nghiệp đứng ra làm thủ tục. Nếu không phải người đại diện mà là người khác thì cần chuẩn bị văn bản ủy quyền cho người đó. Người đại diện sẽ cần có chứng minh thư hoặc bản sao có công chứng của chứng minh thư.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đăng ký chữ ký ố thì các bạn hãy chọn những tổ chức được cấp phép làm chữ ký số. Tiếp theo các bạn sẽ đến những địa chỉ đó và nộp hồ sơ làm chữ ký số. Tại đây các bạn sẽ được hướng dẫn làm thủ tục chữ ký số nhanh chóng và dễ dàng chỉ trong vòng 24 giờ.
Hướng dẫn gia hạn chữ ký số nhanh chóng, dễ dàng
Đối với những doanh nghiệp muốn tiếp tục gia hạn Token hay chữ ký số thì việc đầu tiên là các bạn hãy liên hệ với cơ sở mà bạn đăng ký chữ ký số. Khi đó các bạn sẽ được hướng dẫn thủ tục để gia hạn chữ ký số. Thông thường khi gia hạn chữ ký số các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những thủ tục sau:
Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có đóng dấu sao của doanh nghiệp.
Phiếu gia hạn chữ ký số.
Chứng minh thư của người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
USB Token cũ của doanh nghiệp.
Sau đó các bạn hãy đến cơ sở mà mình đăng ký chữ ký số để gia hạn chữ ký số nhé. Thường thì thủ tục gia hạn chữ ký số sẽ có hiệu lực trong vòng 24 giờ.
Chứng thư số là gì?
Chứng thư số hay còn được gọi là chứng thư điện tử. Chứng thư số được cung cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số. Chứng thư số có vai trò như một chiếc chứng minh thư nhân dân dùng để xác nhận các thông tin của doanh nghiệp hay cá nhân. Chứng thư số dùng để xác nhận danh tính của người sử dụng trong các giao dịch để đảm bảo sự an toàn trong quá trình giao dịch. Chứng thư số chứa khóa công khai và những thông tin của chủ sở hữu theo đúng chuẩn.
Nội dung của chứng thư số
Trong mối chứng thư số đều được mã hóa những thông tin của doanh nghiệp. Những thông tin có trong chứng thư số gồm có:
Tên của cá nhân, doanh nghiệp sở hữu chứng thư số.
Khóa công khai.
Thời gian sử dụng chứng thư số.
Tên của nơi chứng thực cho chữ ký số doanh nghiệp.
Một số thông tin khác theo quy định của Bộ thông Tin Truyền Thông.
Sự khác nhau giữa chứng thư số và chữ ký số
Chứng thư số và chữ ký số là một cặp khóa để có thể ký số. Các bạn không nên chia sẻ bất kỳ thông tin gì về chứng thư số và chữ ký số cho người ngoài để tránh những khả năng lừa đảo. Sau đây là điểm khác biệt giữa chữ ký số và chứng thư số:
Chữ ký số
Chữ ký số là một thiết bị chữa tất cả những thông tin của cá nhân hay doanh nghiệp. Chữ ký số dùng để thay thế chữ ký giấy và con dấu thông thường. Chữ ký số được tạo ra bởi nơi cung cấp các dịch vụ chứng thư số. chữ ký số có thể kiểm tra bằng khóa công khai bất kỳ lúc nào.
Chứng thư số
Chứng thư số dùng để xác nhận chữ ký số. Khi bạn tiến hành đăng ký chữ ký số thì cần phải sử dụng cả dịch vụ chứng thư số thì chữ ký số của bạn mới có hiệu lực. Chứng thư số và chữ ký số là một cặp khóa. Chữ ký số dùng để ký số còn chứng thư số dùng để xác nhận chữ ký số này là chính xác. Vì vậy chứng thư số và chữ ký số luôn phải đi với nhau. Thiếu một trong hai thì chúng ta không thể sử dụng chữ ký số được.
Khi nào cần gia hạn chứng thư số
Khi đăng ký sử dụng chứng thư số thì mỗi chứng thư số sẽ có hiệu lực sử dụng nhất định. Khi chứng thư số sắp hết hạn thì các doanh nghiệp có thể gia hạn chứng thư số trước 30 ngày. Các bạn nên gia hạn chứng thư số đúng với thời gian, vì nếu gia hạn chứng thư số chậm thì các công việc liên quan đến giao dịch, hợp đồng hay kê khai thuế của công ty sẽ bị gián đoạn. Việc gia hạn chứng thư số sẽ được thực hiện bởi tổ chức chứng thực chữ ký số và ta nên gia hạn trước khi chứng thư số hết hiệu lực.
Hướng dẫn đăng ký chứng thư số dễ dàng nhanh chóng
Nếu bạn có nhu cầu đăng ký chứng thư số thì hãy liên hệ với những nhà cung cấp dịch vụ mà bạn muốn. Sau đây sẽ là quy trình đăng ký chứng thư số hiện nay:
Hồ sơ đăng ký chứng thư
Khi bạn đăng ký chứng thư số thì cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ khác nhau. Các bạn sẽ có phiếu cấp chứng thư số của tổ chức mà bạn đăng ký dịch vụ. Tiếp theo các bạn cần có giấy đăng ký hoạt động của doanh nghiệp. Chứng thư số sẽ do người đại diện pháp lý của doanh nghiệp đứng ra làm thủ tục. Nếu không phải người đại diện mà là người khác thì cần chuẩn bị văn bản ủy quyền cho người đó.
Quy trình giải quyết đăng ký chứng thư
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thì các tổ chức sẽ tiến hành xác nhận các thông tin mà doanh nghiệp cung cấp. Nếu thông tin mà doanh nghiệp cung cấp là chính xác thì doanh nghiệp sẽ được cấp khóa của chứng thư số. Khóa của chứng thư số là duy nhất và cùng một cặp với chữ kỹ số. Chứng thư số của doanh nghiệp sẽ có hiệu lực trong khoảng 24 giờ.
Hướng dẫn gia hạn chứng thư số nhanh chóng, dễ dàng
Đối với những doanh nghiệp muốn tiếp tục gia hạn chứng thư số thì việc đầu tiên là các bạn hãy liên hệ với tổ chức chứng thực chữ ký số. Khi đó các bạn sẽ được hướng dẫn thủ tục để gia hạn chứng thư số. Thông thường khi gia hạn chứng thư số các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những thủ tục sau:
Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có đóng dấu sao của doanh nghiệp.
Phiếu gia hạn chứng thư số.
Chứng minh thư của người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
USB Token cũ của doanh nghiệp.
Các bạn có thể gia hạn trực tuyến hoặc gọi điện đến tổ chức chứng thực chữ ký số. Sẽ có nhân viên đến tận nơi để làm thủ tục cho các bạn.
Thường thì thủ tục gia hạn chứng thư số sẽ có hiệu lực trong vòng 24 giờ.
Bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin về gia hạn chữ ký số và quy trình gia hạn chữ ký số nhanh chóng và dễ dàng. Luật Trần và Liên Danh là một địa chỉ cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín và chất lượng. Nếu các bạn có nhu cầu gia hạn chữ ký số hoặc các dịch vụ tư vấn doanh nghiệp khác. Các bạn có thể liên hệ với công ty Luật Trần và Liên Danh để được hỗ trợ mọi vấn đề. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.
