Hiện nay, văn phòng đại diện của các công ty không phải là một trong những tổ chức quá xa lạ đối với tất cả mọi người. Tuy nhiên, không phải ai cũng có những hiểu biết liên quan đến văn phòng đại diện. Chính vì thế, trong nội dung bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp tới quý bạn đọc một số nội dung nhằm trả lời các thắc mắc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sơn La.
Hiếu đúng về văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ đại diện, bảo vệ cho lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện (VPĐD) sẽ không thực hiện chức năng kinh doanh.
Trong hoạt động dân sự, pháp luật cho phép pháp nhân được mở VPĐD và văn phòng để thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyển. Ở lĩnh vực thương mại, đối tượng được mở VPĐD bên cạnh pháp nhân còn có cá nhân hoạt động thương mại.
Luật Thương mại quy định rõ thương nhân được đặt VPĐD ở cả trong và ngoài nước. Theo Luật Thương mai, thương nhân bao gồm những tổ chức kinh tế hợp pháp và cá nhân có đăng kí hoạt động thương mại, hoạt động độc lập, thường xuyên. Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với hoạt động của thương nhân.
VPĐD của thương nhân, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Những hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân thủ pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiện trước pháp luật của Việt Nam về tất cả các hoạt động của VPĐD.
Trong thực tế, VPĐD thương mại thường được mở ở những nơi cá nhân, tổ chức chưa trực tiếp thực hiện giao dịch thương mại. VPĐD được mở để tiếp cận, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khả năng khai thác và thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Về nguyên tắc, VPĐD không được phép trực tiếp tiến hành, tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh để thu lợi nhuận. Nó chỉ có chức năng xúc tiến cũng như tìm kiếm, thúc đẩy cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của pháp nhân mà mình đại diện. Đặc điểm này giúp phân biệt VPĐD và chi nhánh. Chi nhánh là đơn vị được phép trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo ủy quyền và giấy phép hoạt động.
Ngoài ra, chúng ta cũng thường thấy các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ thành lập VPĐD tại Việt Nam. Các văn phòng này hoạt động dưới tư cách đại diện, nhân danh các tổ chức trên.
Chức năng của văn phòng đại diện
Trước khi mở văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ chức năng, phương thức hoạt động của nó. Văn phòng đại diện có chức năng là một văn phòng trung gian, chịu trách nhiệm liên lạc với các đối tác. Văn phòng đại diện cũng sẽ thực hiện các hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin, giúp doanh nghiệp tiếp cận với đối tác và thị trường mới. Văn phòng đại diện cũng tiến hành điều tra thị trường, phát hiện những hành vi ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty; đồng thời đại diện công ty khiếu kiện về những vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện chỉ thay mặt, đại diện doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện thực hiện những chức năng chính như sau:
– Thực hiện công việc phát triển ngành nghề kinh doanh được cấp phép trên địa bàn theo pháp luật hiện hành.
– Thực hiện công việc báo cáo các cơ quan chức năng địa phương. Các báo cáo này thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, nhà nước.
– Thực hiện các báo cáo định kỳ về trụ sở chính. Các công việc này tùy theo quy định riêng của doanh nghiệp.
– Báo cáo kết quả tăng trưởng, chiến lược phát triển của cơ sở về trụ sở chính.
– Tổ chức hạch toán kinh tế. Nguyên tắc là phải hạch toán độc lập.
– Xây dựng, hoàn thiện bộ máy quản lý. Hội đồng quản trị doanh nghiệp sẽ quyết định quy mô của văn phòng đại diện.
– Chức năng của văn phòng đại diện là phối hợp với trụ sở chính, các chi nhánh, cơ sở khác khai thác khách hàng cũng như điều động nhân viên.
– Quản lý kinh doanh ở địa bàn mà văn phòng đại diện hoạt động.
– Văn phòng đại diện soạn thảo những văn bản hợp pháp để phục vụ cho hoạt động của văn phòng, dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
– Chăm lo đời sống cả vật chất lẫn tinh thần cho cán bộ, nhân viên tại cơ sở.
Trên đây là những chức năng của văn phòng đại diện. Thực tế có nhiều doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc, nhưng họ lại băn khoăn xem nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh. Lúc này các doanh nghiệp cần xem xét kĩ chức năng của chi nhánh cũng như chức năng của văn phòng đại diện. Nếu doanh nghiệp chỉ muốn đơn vị phụ thuộc này giúp mình tiếp cận khách hàng, thị trường, đối tác mà không phải trực tiếp kinh doanh thì nên mở văn phòng đại diện. Việc này sẽ tránh những rắc rối liên quan đến việc kê khai thuế phức tạp.
Khi thực hiện các giao dịch với văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần lưu ý đến thẩm quyền kí kết. Như đã nói ở trên, văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kí kết, sản xuất kinh doanh. Do vậy, khi kí kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bạn cần yêu cầu họ xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp. Giấy ủy quyền này từ trụ sở chính, có nội dung liên quan trực tiếp đến nội dung kí kết. Nếu không, hợp đồng sẽ bị vô hiệu.
Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty:
Về chức năng và nhiệm vụ
Điểm khác biệt về chức năng và nhiệm vụ giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đó là:
Chi nhánh công ty được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.
Trong khi văn phòng đại diện lại không hề có chức năng kinh doanh mà chỉ có thể thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền đã được nêu ở trên. Văn phòng đại diện chính là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp và là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.
Có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng lại không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.Cũng như không được tự nhân danh mình để ký kết các hợp đồng riêng mà chức năng của văn phòng đại diện giống như một ban liên lạc với nhiệm vụ chính là cung cấp và trao đổi thông tin, hỗ trợ về nghiệp vụ cũng như phụ trách việc tiếp cận giữa các đối tác và Doanh nghiệp, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Trên thực tế trong quá trình làm việc vẫn có trường hợp mà Văn phòng đại diện thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên đó là khi văn phòng đại diện nhân danh cho doanh nghiệp để ký kết và sẽ phải có giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp, nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến nội dung của hợp đồng được ký kết.
Với đặc điểm là không thực hiện các hoạt động kinh doanh mà không cần phân biệt chức năng và nhiệm vụ, Văn phòng đại diện giống một phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động:
+ Nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và kết nối với các thị trường và đối tác mới, với chức năng văn phòng đại diện như vậy rất phù hợp để đặt ở nhiều tỉnh thành trong và ngoài nước để thực hiện các nhiệm vụ chính như;
+ Quảng bá thương hiệu, tiếp cận và Liên lạc với đối tác, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng…
Đây là một mô hình rất phù hợp với các Doanh nghiệp kinh doanh những loại hình dịch vụ như: Du lịch, xây dựng, quảng cáo,… bởi những loại hình kinh doanh này thường không cần phải thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị mà làm việc tại địa chỉ của văn phòng kinh doanh dịch vụ đó.
Về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế
Chi nhánh công ty phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật, còn Văn phòng đại diện thì không bắt buộc nộp thuế môn bài mà xét theo chức năng của từng văn phòng đại diện.
Thuế môn bài sẽ được thu định kỳ hàng năm và mức thu được phân theo các bậc, dựa theo số vốn khi đăng ký hoặc doanh thu hoạt động kinh doanh của năm kế trước hoặc giá trị gia tăng của năm kinh doanh kế trước tùy theo từng nước và từng địa phương mà các bậc này là khác nhau.
Trên thực tế, văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp hai loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện chỉ phải phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện
Như tên gọi của nó, văn phòng đại diện có chức năng hoạt động không quá phức tạp. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện với người đứng đầu có chức danh là “trưởng văn phòng đại diện”.
Văn phòng đại diện được thay mặt ông ty ký kết hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà, thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công việc,…
Công ty mẹ sẽ là đơn vị duy nhất có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện và cho phép sự hoạt động của văn phòng đại diện.
Hạch toán kế toán thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sơn La
Văn phòng đại diện chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc. Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động tại văn phòng có phát sinh thu nhập cá nhân (trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân) thì các đối tượng sau phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân:
- Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp
- Các ban quản lý dự án, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài
- Các đơn vị sự nghiệp,…
- Các cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh không thuộc đối tượng được miễn thuế thu nhập cá nhân.
- Cá nhân có thu nhập từ sản suất, kinh doanh thực hiện đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.
- Cá nhân thuộc trường hợp được giảm trừ gia cảnh
- Cá nhân chuyển nhượng bất động sản,…
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sơn La
Theo Luật Doanh Nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký để văn phòng đại diện được đi vào hoạt động bao gồm:
- Bản sao có công chứng giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân, hộ chiếu) hoặc chứng thực hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp( đối với công ty TNHH 2 thành viên và công ty cổ phần)
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
Một vài điều lưu ý:
- Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện sẽ thay mặt cho doanh nghiệp nên khi bàn bạc và ký hợp đồng với văn phòng đại diện, bạn nên yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy tờ ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp.
- Nghiên cứu kĩ nội dung của giấy ủy quyền – phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp, bất đồng gây thiệt hại về tài chính cũng như ảnh hưởng đến danh tiếng của đôi bên.
- Văn phòng đại diện khi thành lập sẽ không phải đăng ký mức vốn điều lệ như khi thành lập công ty, doanh nghiệp
Tìm hiểu kĩ về các quy định của địa phương về thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài là đơn vị trực thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, nhằm tiến hành điều tra thị trường và một số hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật Việt Nam cho phép.
- Văn phòng đại diện phải thực hiện theo các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội bằng cách đăng ký sử dụng lao động và bảo hiểm hàng tháng. Số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc phải nộp có thể lên đến 34,5% trên ngân sách tiền lương.
- Người nước ngoài làm việc trên 3 tháng được cấp giấy phép lao động.
- Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân theo mã số đăng ký thuế cho từng nhân viên và buộc phải kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, lập và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Mức thuế thu nhập đối với lao động tạm trú là 20% trên thu nhập kiếm được ở Việt Nam, đối với cư dân từ 5 đến 35% tổng thu nhập.
- Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định khác như Luật Chống rửa tiền, luật thương mại và các luật thuế khác cho bất kỳ hoạt động nào tại Việt Nam. Đặc biệt, người đại diện nên thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh có liên quan, nhằm đáp ứng các truy vấn hoặc câu hỏi đến từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động, bộ phận thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác minh sự thật, công bằng và hợp pháp của mỗi giao dịch …
- Văn phòng đại diện phải lập và nộp báo cáo hàng năm cho Phòng Cấp phép.
- Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 5 năm và có thể được gia hạn.
Quy định về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sơn La theo Luật Doanh nghiệp năm 2020
– Hiện nay, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Hồ sơ thành lập được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp
– Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sơn La của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
