Bạn mong muốn thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần nhưng còn có những thắc mắc về cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý, thủ tục thành lập hay quản trị nội bộ sau khi thành lập doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi dể được hướng dẫn miễn phí.
Công ty cổ phần là gì?
Theo quy định tại Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty cổ phần (Công ty CP) là doanh nghiệp, trong đó:
- Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
- Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;
- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
- Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.
- Công ty cp có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Công ty cp có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.
Điều kiện thành lập công ty cổ phần
Điều kiện về số lượng cổ đông khi thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần
- Thủ tục thành lập công ty cổ phần phải có tối thiểu 3 cổ đông sáng lập, không giới hạn số lượng cổ đông tối đa. Theo đó, trong suốt quá trình hoạt động công ty cổ phần luôn phải có tối thiểu 03 cổ đông.
Điều kiện về tên công ty cổ phần
- Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước trong toàn quốc gia. Trường hợp tên công ty có khác dấu hiệu loại hình doanh nghiệp vẫn bị coi là trùng tên. Ví dụ: đã có tên Công ty TNHH Trần và Liên danh thì đặt tên công ty là: Công ty cổ phần Trần và Liên danh bị coi là trùng.
- Khi bạn muốn tra cứu tên công ty dự kiến thành lập công ty có thể nhờ sự hỗ trợ từ luật sư của Luật Trần. Chúng tôi sẽ tư vấn, tra cứu sơ bộ, trên cơ sở kết quả tra cứu luật sư sẽ đưa ra các giải pháp cho khách hàng lựa chọn tên công ty phù hợp và theo mong muốn và có khả năng đăng ký cao nhất.
Điều kiện về trụ sở công ty cổ phần
- Khi thành lập công ty cổ phần phải có trụ sở giao dịch. Theo quy định không được đăng ký trụ sở tại chung cư và nhà tập thể. Đối với địa chỉ là nhà riêng thì không cần cung cấp bản sao công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trường hợp quý khách hàng đặt trụ sở tại tòa nhà thương mại thì cung cấp thêm quyết định xây dựng hoặc giấy phép xây dựng.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh
- Khi thành lập công ty cổ phần, ngành nghề sẽ phải áp theo mã hệ thống ngành nghề kinh tế quốc dân.
- Đối với những ngành nghề có điều kiện phải thỏa mãn các điều kiện để được thành lập như điều kiện về mức vốn đăng ký, chứng chỉ hành nghề để đủ điều kiện hoạt động.
- Tùy theo yêu cầu của khách hàng, luật sư sẽ tư vấn các điều kiện cụ thể về từng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng tôi, Qúy khách hàng chỉ cần cung cấp lĩnh vực hoạt động, chúng tôi sẽ tư vấn, áp mã ngành nghề theo hệ thống ngành nghề kinh tế cụ thể.
- Hiện nay, khi đăng ký hoạt động, doanh nghiệp chưa cần đáp ứng các điều kiện về chứng chỉ, giấy phép con nhưng khi hoạt động thực tế thì cần đáp ứng các điều kiện này. Với một số ngành nghề như xuất khẩu lao động, bưu chính, bảo hiểm, chứng khoán…yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cần đăng ký vốn điều lệ tối thiểu bằng vốn pháp định. Tuy nhiên, doanh nghiệp không phải thực hiện nghĩa vụ chứng minh vốn đăng ký khi nộp hồ sơ thành lập công ty cổ phần.
Điều kiện về vốn điều lệ/ vốn pháp định
Vốn điều lệ:
- Vốn điều lệ là thông tin mà doanh nghiệp quan tâm nhất khi đăng ký do liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài sản của các cổ đông. Theo quy định, thời gian để các cổ đông góp đủ vốn đăng ký mua là 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau thời hạn này nếu cổ đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì doanh nghiệp phải thực hiên thay đổi thông tin cổ đông sáng lập và giảm vốn về vốn điều lệ đã góp được trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ.
- Ngoài ra, vốn điều lệ công ty có liên quan đến mức thuế môn bài phải đóng.
- Công ty cổ phần có thể giảm vốn điều lệ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đồng trừ trường hợp công ty mua lại cổ phần đã bán theo quy định tại Điều 132 và Điều 133 của Luật doanh nghiệp và vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại Điều 113 của Luật Doanh nghiệp.
Vốn pháp định:
Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu phải có theo quy định của pháp luật để thành lập doanh nghiệp. Vốn pháp định áp dụng với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Chúng tôi sẽ tư vấn cụ thể về điều kiện vốn pháp định cho quý khách hàng khi kê khai ngành nghề cụ thể.
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần
Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có thể là người đại diện theo pháp luật của nhiều doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, có 02 trường hợp người đại diện theo pháp luật sau sẽ không tiếp tục là người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần:
- Người đại diện của công ty đang bị treo mã số thuế: tức trong quá trình hoạt động doanh nghiệp không báo cáo thuế, không hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế, doanh nghiệp không hoạt động nhưng không thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh và bỏ trôi doanh nghiệp.
- Theo quy định về quản trị công ty đại chúng có hạn chế: Chủ tịch hội đồng quản trị không được kiêm nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) là người đại diện của cùng 01 công ty đại chúng (cũng là công ty cổ phần). Quy định này bắt đầu có hiệu lực từ 01/08/2020.
Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần
Theo quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về hồ sơ thành lập công ty cổ phần cụ thể như sau:
Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần gồm có:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
- Điều lệ công ty (có họ, tên và chữ ký của cổ đông sáng lập là cá nhân; người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức).
- Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; Danh sách người đại diện theo ủy quyền (của cổ đông là tổ chức nước ngoài) theo mẫu.
- Trường hợp không phải chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
- Kèm theo theo hồ sơ là Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần
Căn cứ Quyết định 855/QĐ-BKHĐT, thủ tục thành lập công ty cổ phần được thực hiện theo 03 bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập Công ty Cổ phần
Thủ tục đăng ký thành lập công ty cổ phần được Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh.
Cá nhân/tổ chức nộp bộ hồ sơ thành lập công ty cổ phần qua mạng tại địa chỉ như trên.
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết
- Nộp hồ sơ qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng:
+ Người đại diện theo pháp luật/người được ủy quyền kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
+ Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp.
+ Sau khi nhận được thông báo, người đại diện theo pháp luật nộp một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Người đại diện theo pháp luật có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
Bước 3: Nhận kết quả
* Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
* Lệ phí giải quyết:
– 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
– Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử.
* Lệ phí giải quyết thủ tục:
– 100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
– Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử.
Các công việc cần làm sau khi thành lập công ty cổ phần
Khắc dấu tròn công ty
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nội dung con dấu phải thể hiện được 2 thông tin quan trọng là: tên doanh nghiệp, mã số thuế của doanh nghiệp.
Lưu ý: Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo mẫu dấu với Sở KH&ĐT. Nhưng từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ quy định này.
Làm bảng hiệu công ty và treo biển công ty
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp”. Do đó, sau khi có giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải làm bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở chính.
Theo Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 30.000.000đ – 50.000.000đ nếu không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
Lưu ý: Bất cứ khi nào, cán bộ thuế cũng có thể đi kiểm tra xem doanh nghiệp có hoạt động và treo biển tại trụ sở chính hay không. Nếu không thấy doanh nghiệp treo biển hiệu, cơ quan thuế có thể khóa mã số thuế của doanh nghiệp. Khi đó ngoài việc bị phạt hành chính, doanh nghiệp phải làm thủ tục mở lại mã số thuế rất phức tạp.
Mua chữ ký số
Chữ ký số điện tử là công cụ bắt buộc phải có đối với doanh nghiệp và có giá trị pháp lý tương đương với con dấu pháp nhân.
Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể dễ dàng kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, đấu thầu điện tử… mà không không cần phải đi lại, quả thật rất tiện lợi.
Mở tài khoản ngân hàng
Mở tài khoản ngân hàng không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các công việc như thanh toán hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, nộp thuế, kiểm soát dòng tiền mà quan trọng hơn cả, là các khoản chi phí của doanh nghiệp từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải được thanh toán từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thì mới được trừ khi tính thuế. NDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (theo quy định tại Thông tư 173/2016/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP).
Doanh nghiệp có thể đăng ký mở tài khoản công ty tại bất kỳ ngân hàng thương mại nào ở Việt Nam và có thể mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng khác nhau tùy theo nhu cầu.
Lưu ý: Sau khi có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký nộp thuế điện tử và thông báo số tài khoản ngân hàng với Cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Kê khai thuế ban đầu là việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp sau khi thành lập. Theo Khoản 2, Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ khai thuế có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2.000.000 – 25.000.000đ tùy theo mức độ vi phạm (theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm có:
Lập quyết định bổ nhiệm giám đốc.
Lập quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng.
Đăng ký tài khoản kê khai thuế điện tử và nộp thuế điện tử.
Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
Đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn.
Phiếu kê khai thông tin doanh nghiệp (tùy cơ quan quản lý thuế).
Nộp tờ khai lệ phí (thuế) môn bài
Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 1 năm sau năm thành lập (Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
Mức đóng lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp:
Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC và Khoản 3 Điều 1 Thông tư 65/2020/TT-BTC:
Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12).
Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 1 hàng năm (theo Khoản 9, Điều 18, Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
Mua và thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay, đối với doanh nghiệp sau khi thành lập nếu có nhu cầu xuất hóa đơn, thì bắt buộc phải mua hóa đơn điện tử và làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế trước khi sử dụng 2 ngày.
Hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử bao gồm:
Quyết định sử dụng hóa đơn (do người đại diện pháp luật doanh nghiệp ký, đóng dấu).
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Luật Bảo hiểm xã hội quy định: Trong 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Các đối tượng mà doanh nghiệp bắt buộc phải đóng bảo hiểm:
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn/không thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng.
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương.
Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn
Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định doanh nghiệp có trách nhiệm phải góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày thành lập công ty.
Bổ sung giấy phép con đối với những ngành nghề có điều kiện trước khi chính thức đi vào hoạt động. Ví dụ như: chứng chỉ hành nghề, giấy phép an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy, giấy phép kinh doanh bán lẻ…
Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông
Doanh nghiệp phải lập sổ đăng ký thành viên, đăng ký cổ đông ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và lưu trữ tại trụ sở chính doanh nghiệp hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán đối với sổ đăng ký cổ đông.
Dịch vụ thành lập công ty cổ phần
Để thành lập Công ty cổ phần, bạn cần cung cấp cho dịch vụ thành lập công ty tại Luật Trần và Liên Danh những thông tin sau, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từng vấn đề liên quan đến hồ sơ thành lập công ty.
Đầu tiên bạn cần phải có quyền sử dụng hợp pháp trong kinh doanh để làm địa chỉ công ty. Địa chỉ này có thể thuộc quyền sở hữu của bạn, hoặc được thuê, người của người khác
Chuẩn bị rõ ràng các thông tin doanh nghiệp bạn dự kiến đăng ký bởi khi thực hiện thủ tục thành lập công doanh nghiệp bạn sẽ phải thể hiện đầy đủ các thông tin hồ sơn doanh nghiệp như: Tên doanh nghiệp, Vốn điều lệ công ty, đại diện pháp luật của doanh nghiệp…Sau khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ các thong tin trên thì bạn cần thu thập các giấy tờ liên quan đến các thành viên, cổ đông cảu công ty. Nếu bạn đã là chủ sở hữu và đai diện pháp luật của doanh nghiệp thì bạn sẽ cần một bản sao chông chứng căn cước công dân.
Soạn tên công ty: Bạn chỉ cần cung cấp tên công ty dự định kinh doanh, nhân viên Luật Trần và Liên Danh sẽ kiểm tra tên công ty đó và đăng ký kinh doanh xem tên bạn chọn có hợp lệ hay không nếu phù hợp thì bạn có thể sử dụng tên đó.
Chuẩn bị địa chỉ công ty: Bạn cần cung cấp địa chỉ công ty cho chúng tôi, chúng tôi sẽ kiểm tra xem địa chỉ công ty đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, có được đăng ký hay không.
Hãy xác định ngành nghề dự định kinh doanh: Chúng tôi sẽ áp dụng mã ngành nghề phù hợp với ngành khách hàng lựa chọn có phù hợp với hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam hay không.
Ngoài ra khi bắt đầu thực hiện thủ tục thành lập công ty doanh nghiệp, mỗi bước sẽ có các thủ tục giấy tờ khác nhau. Bạn nên tìm hiểu kỹ các giấy tờ cần thiết để tránh việc mất thời gian và tiền bạc không đáng.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về thủ tục thành lập công ty cổ phần. Nếu bạn đọc có bất cứ vướng mắc nào liên quan đến dịch vụ tư vấn của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua Hotline của công ty luật Luật Trần và Liên Danh để được tư vấn nhanh chóng nhất.
