Nền kinh tế thị trường hội nhập và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Điều này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải mở rộng, tối đa hóa thị trường kinh doanh của mình để tăng sức cạnh tranh với các đối thủ trong cùng lĩnh vực, ngành nghề. Chính vì thế việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn tối ưu nhất hiện nay để giúp doanh nghiệp tối đa hóa sự hiện diện của mình trên thị trường thông qua các hoạt động xúc tiến thương mại, hay giúp doanh nghiệp nắm bắt thị trường nhanh chóng, chính xác,… Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về khái niệm, đặc điểm cũng như các thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam như thế nào. Hi vọng, các thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn giải quyết những thắc mắc, những điều mà bản thân bạn còn đang phân vân. Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sóc Trăng trong bài viết dưới đây.
Đặc điểm của văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện có những chức năng nhất định như sau:
Thứ nhất, văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó
Thứ hai, về quy ước các đặt tên văn phòng đại diện như sau:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Thứ ba, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung cong dấu của văn phòng đại diện.
Thứ tư, Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở cả trong nước và ở nước ngoài.
Hoạt động của văn phòng đại diện?
Hoạt động của văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo sự ủy quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.
Các văn phòng đại diện được lập ra không phải để thực hiện các chức năng trực tiếp kinh doanh hay hoạt động kinh doanh sinh lời khác mà văn phòng đại diện được lập ra với chức năng như: thực hiện chức năng của văn phòng liên lạc; thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và đối tác mới.
Quy định về Trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Thời gian hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 05 (năm) năm và có thể được gia hạn thêm. Trưởng Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là người đứng đầu Văn phòng đại diện. Đây là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng đại diện. Thực hiện các công việc dựa trên sự ủy quyền của Thương nhân nước ngoài. Trưởng Văn phòng đại diện cần lưu ý những vấn đề pháp lý nào?
Trách nhiệm của Trưởng Văn phòng đại diện
Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định:
+ Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
+ Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
+ Nếu Người đứng đầu văn phòng đại diện được công ty nước ngoài ủy quyền. Mục đích để giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng. Văn bản ủy quyền phải được lập cho từng lần thực hiện giao kết.
Xử lý khi Trưởng Văn phòng đại diện xuất cảnh
+ Nếu Người đứng đầu Văn phòng đại diện xuất cảnh khỏi Việt Nam. Bắt buộc phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Trưởng Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
+ Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện. Hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác.
Xử lý khi Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện:
Nếu người Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày. Và không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự. Thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Các trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm
+ Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
+ Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
+ Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sóc Trăng?
Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định:
“2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.”
Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định:
“Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.”
Như vậy, để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu sau đây:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
- Bản sao Thẻ Căn cước công dân, Giấy Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác (có công chứng) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
- Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền, giấy giới thiệu cá nhân/tổ chức đại diện cho doanh nghiệp đi nộp hồ sơ
- Bản sao Thẻ Căn cước công dân, Giấy Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác hoặc bản sao Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức (có công chứng) của người/tổ chức nộp hồ sơ
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sóc Trăng?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được tiến hành như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hai cách:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Cách 2: Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 3: phòng đăng ký kinh doanh xem xét, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ cần bổ sung, sửa đổi thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung hay sửa đổi hồ sơ
Thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ được tính lại từ đầu.
Bước 4: nhận kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ thì sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đaiị diện cho doanh nghiệp
Bước 5: văn phòng đại diện sẽ tiến hành khắc dấu và đi vào hoạt động
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Để hiểu văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân hay không thì tước hết ta cần hiểu pháp nhân là gì?
Ở đây, pháp nhân được hiểu là tư cách pháp lý được nhà nước và pháp luật công nhận cho một tổ chức hoặc một tập thể để tổ chức/tập thể này được tồn tại, hoạt động độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật hiện hành.
Một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân khi đáp ứng đủ 4 điều kiện được quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015:
Được thành lập theo quy định của pháp luật
Tổ chức đó phải có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 Bộ luật Dân sự 2015
Tổ chức đó phải có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình
Tổ chức đó phải nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập
Như vậy, nếu một tổ chức được thành lập thiếu một trong bốn yếu tố trên thì tổ chức đó không có tư cách pháp nhân.
Và căn cứ vào khoản 1 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 “Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân”
Từ quy định của Điều 74 và Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 cho thấy văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
Một doanh nghiệp được thành lập tối đa bao nhiêu văn phòng đại diện?
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”
Như vậy, theo quy định của điều luật này, ta thấy: pháp luật cho phép doanh nghiệp được thành lập văn phòng đại diện không chỉ trong nước mà có thể thành lập ở cả nước ngoài và không giới hạn số lượng, việc mở bao nhiêu cái văn phòng đại diện phụ thuộc vào sự quyết định của doanh nghiệp.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sóc Trăng?
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”
– Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp tiến hành treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện
– Ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng đại diện cũng như đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế cho họ theo đúng quy định của pháp luật
– Doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có được ký kết hợp đồng không?
Điều 18 Luật Thương mại 2005 có quy định về các nghĩa vụ văn phòng đại diện như sau:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Và căn cứ Điều 20 Nghị định 72/2006/NĐ-CP quy định về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện:
“Văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và các quy định sau:
Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác, không được cho thuê lại trụ sở văn phòng đại diện
Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết”
Như vậy, ta có thể kết luận rằng văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sóc Trăng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
