Doanh nghiệp là tổ chức có tư cách pháp nhân, với sự tham gia của một hoặc nhiều cá nhân, tổ chức cùng nhau góp vốn và xây dựng công ty. Trong quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp cần phải có ít nhất một cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Cá nhân này được gọi là “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”. Vậy người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần phải lưu ý những vấn đề gì, trách nhiệm, quyền hạn của họ ra sao, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật? Thông qua bài viết này Luật Trần và Liên Danh xin tư vấn đến Quý khách hàng những nội dung nêu trên.
Người đại diện theo pháp luật là gì ?
Người đại diện theo pháp luật là người đại diện do pháp luật quy định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định mà không phải do các bên thoả thuận.
Người đại diện theo pháp luật là những người trong các trường hợp sau: cha, mẹ đối với con chưa thành niên; người giám hộ đối với người được giám hộ; người được Tòa án chỉ định đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người đứng đầu của pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với pháp nhân; chủ hộ đối với hộ gia đình trong các giao dịch vì lợi ích chung của hộ, làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của cả hộ gia đình; tổ trưởng tổ hợp tác đối với tổ hợp tác; những người khác theo quy định của pháp luật.
Thời hạn đại diện theo quy định luật dân sự
Thời hạn đại diện là khoảng thời gian mà trong đó người đại diện nhân danh và vì lợi ích của người được đại diện xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Thời hạn đại diện được xác định theo những căn cứ sau:
Thứ nhất, thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, nếu văn bản ủy quyền, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, điều lệ của pháp nhân… có ấn định một thời hạn cụ thể thì thời hạn đại diện sẽ được xác định theo thời hạn đó.
Thứ hai, trường hợp không xác định được thời hạn đại diện theo căn cứ nêu trên thì thời hạn đại diện được xác định như sau:
Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó.
Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được ấn định một khoảng thời gian cố định. Đơn cử trong Bộ luật Dân sự hiện hành, lần đầu tiên ghi nhận thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện. Việc ấn định một khoảng thời gian cụ thể được áp dụng cho các quan hệ đại diện mà các bên không có thoả thuận về thời hạn, pháp luật cũng không có quy định, cũng không theo một giao dịch cụ thể thì sẽ tạo điều kiện để các bên ý thức được việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của các bên trong quan hệ đại diện cũng như tạo điều kiện để những người thứ ba ý thức trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Chấm dứt đại diện theo uỷ quyền
Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong các trường hợp sau:
Một là, chấm dứt đại diện theo thỏa thuận của các bên. Đại diện theo ủy quyền sẽ chấm dứt khi các bên đạt được sự thỏa thuận về việc chấm dứt đại diện.
Hai là, thời hạn ủy quyền đã hết. Trong trường hợp các bên đã thỏa thuận cụ thể về thời hạn ủy quyền thì khi hết thời hạn này, việc ủy quyền sẽ chấm dứt.
Ba là, công việc được ủy quyền đã hoàn thành. Trong trường hợp việc ủy quyền nhằm mục đích thực hiện một công việc nhất định thì khi công việc đó hoàn thành, quyền đại diện cũng sẽ chấm dứt, kể cả khi chưa hết thời hạn ủy quyền mà các bên đã thỏa thuận.
Bốn là, người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền. Trong trường họp việc đại diện được hình thành từ họp đồng ủy quyền thì các bên có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền (đơn phương chấm dứt họp đồng ủy quyền) theo quy định của pháp luật. Khi một bên đơn phương chấm dứt uỷ quyền thì quan hệ uỷ quyền sẽ châm dứt kể từ thời điểm thông báo. Hậu quả pháp lý được giải quyết theo nội dung các bên thoả thuận từ trước.
Đặc biệt, nếu bên nào có lỗi dẫn đến đơn phương chấm dứt quan hệ uỷ quyền thì phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu có thiệt hại thực tế xảy ra. Còn trong trường hợp việc đại diện được hình thành từ Giấy ủy quyền thì về nguyên tắc chỉ bên ủy quyền mới có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền nếu như bên được uỷ quyền chưa thực hiện công việc;
Năm là, người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết hay người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại. Quan hệ ủy quyền gắn liền với nhân thân nên khi người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết thì quan hệ ủy quyền sẽ chấm dứt mà không được dịch chuyển cho những người thừa kế. Riêng đối với pháp nhân, khi hợp nhất, sáp nhập, chia, chuyển đổi hình thức, giải thể và bị tuyên bố phá sản thì cơ chế đại diện được xác định theo quy định của pháp luật riêng biệt. Tuy nhiên, đối với các trường họp hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi hình thức thì quyền và nghĩa vụ của các pháp nhân bị hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi sẽ được chuyển sang pháp nhân mới (Điều 88, Điều 89, Điều 90, Điều 91, Điều 92 Bộ luật Dân sự năm 2015). Điều này có nghĩa, đại diện theo ủy quyền chỉ chấm dứt nếu pháp nhân chấm dứt tồn tại do bị giải thể hoặc bị tuyên bố phá sản, còn trong những trường hợp còn lại, pháp nhân mới sẽ là người kế thừa quyền và nghĩa vụ của pháp nhân cũ;
Sáu là, năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự của người đại diện không còn phù họp với giao dịch được xác lập, thực hiện. Trong quá trình thực hiện việc đại diện, nếu vì một lý do nào đó mà người đại diện là cá nhân bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, người đại diện là pháp nhân thay đổi lĩnh vực, ngành nghề hoạt động dẫn đến năng lực pháp luật không còn phù hợp với giao dịch được xác lập, thực hiện thì đại diện theo ủy quyền sẽ chấm dứt. Bên cạnh đó, việc đại diện có thể chấm dứt theo các trường hợp riêng biệt mà pháp luật quy định riêng hoặc các chủ thể thoả thuận riêng căn cứ.
Sự chấm dứt đại diện theo uỷ quyền cũng sẽ làm chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên trong quan hệ này. Hậu quả pháp lý trong từng trường hợp chấm dứt sẽ theo sự thoả thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật, cụ thể theo hậu quả chấm dứt hợp đồng hoặc chấm dứt giao dịch dân sự.
Chấm dứt đại diện theo pháp luật
Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, thông thường, đại diện theo pháp luật sẽ chấm dứt trong những trường hợp sau đây:
Một là, người được đại diện là cá nhân đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã được khôi phục. Cụ thể, nếu con đã thành niên, đủ 18 tuổi thì cha mẹ không còn là người đại diện theo pháp luật cho con. Nếu người được đại diện là người bị mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, là người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi nhưng nay những căn cứ để tuyên bố người đó bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự… không còn, Tòa án ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, quyết định tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự, quyết định tuyên bố một người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì những người này không cần đến người giám hộ nữa. Đồng nghĩa, người giám hộ không còn là người đại diện theo pháp luật cho những người này nữa;
Hai là, người được đại diện là cá nhân chết, người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại. Tương tự như đại diện theo ủy quyền, trong trường hợp người được đại diện là cá nhân chết, người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại do bị giải thể hoặc phá sản thì đại diện theo pháp luật cũng sẽ chấm dứt; và Ba là, các trường hợp riêng biệt khác nếu được các luật khác có quy định. Đại diện theo pháp luật chấm dứt cũng làm chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên chủ thể trong quan hệ đại diện đó và được giải quyết hậu quả theo quy định của pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần
Khi nghiên cứu về tổ chức quản lý công ty, một vấn đề rất quan trọng là phải làm rõ người đại diện theo pháp luật cùa công ty. Đây không phải là một định chế riêng trong hệ thống quản lý của công ty mà nó nằm trong cơ cấu tổ chức của công ty như đã giới thiệu ở trên.
Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần trong trường hợp chỉ có một người đại diện thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty (do Điều lệ công ty quy định). Nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nói chung và công ty nói riêng là cá nhân đại diện cho doanh ngiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Toà án, các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Luật Doanh nghiệp quy định công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, vấn đề có nhiều người đại diện theo pháp luật, một mặt tạo điều kiện thuận lợi trong việc điều hành doanh nghiệp, mặt khác cũng có thể xảy ra những rủi do pháp lý cho doanh nghiệp cũng như các đối tác của doanh nghiệp.
Luật Doanh nghiệp quy định trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật, như sau:
– Thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
– Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
– Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ nói trên.
Pháp luật quy định doanh nghiệp bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Quy định này nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có người đại diện cư trú tại Việt Nam để điều hành, quản lý doanh nghiệp, thực hiện trách nhiệm của một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã được luật định điều 12, Luật Doanh nghiệp năm 2020. cụ thể:
Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Mô hình quản lý được luật doanh nghiệp đưa ra để các công ty cổ phần lựa chọn. Mỗi mô hình đều có những ưu điểm và những hạn chế nhất định và không có mô hình quản trị nào hoàn hảo cho tất cả các công ty.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty
Giám đốc, Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty và có thể họ còn là người đại diện theo pháp luật của công ty và vì vậy, đây là nhân vật rất quan trọng trong hệ thống quản trị công ty. Do đó, pháp luật phải làm rõ mối quan hệ pháp luật giữa Giám đốc hoặc Tổng giám đốc với Hội đồng quản trị, theo đó pháp luật quy định tiêu chuẩn, điều kiện của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, nhiệm kì của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, và đặc biệt là phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo từng lĩnh vực hoạt động của công ty. Như quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; Quyết định vấn đề nhân sự quản lý trong công ty (trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị – Các điều 63 Luật Doanh nghiệp năm 2020).
Điều 63. Giám đốc, Tổng giám đốc
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;
b) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
d) Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
e) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
g) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
h) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên;
i) Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
k) Tuyển dụng lao động;
l) Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, hợp đồng lao động.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
