Trong nhiều trường hợp khi cá nhân, tổ chức không trực tiếp thực hiện được công việc, sẽ ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thay mình thực hiện. Quy định về ủy quyền là gì? Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Quy định về hợp đồng ủy quyền
Điều 562, Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền, như sau:
“Điều 562. Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.
Như vậy, bạn hoàn toàn có quyền giao kết hợp đồng ủy quyền với người không đứng tên trong đăng ký kinh doanh tuy nhiên việc giao kết này phải được lập thành văn bản, phải thông báo cho công ty và người đại diện theo ủy quyền phải đáp ứng được điều kiện quy định của Luật doanh nghiệp hiện hành (Luật doanh nghiệp năm 2020).
Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Hiện nay, Bộ luật Dân sự 2015 không quy định cụ thể về giấy ủy quyền, mà quy định về ủy quyền thông qua hợp đồng.
Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Như vậy theo quy định trên thời hạn của hợp đồng ủy quyền được xác định trong ba trường hợp:
– Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận;
– Thời hạn ủy quyền do pháp luật quy định;
– Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Quy định về ủy quyền trong doanh nghiệp
Điêu 137 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định về vấn đề ủy quyền trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:
“Điều 137. Đại diện theo pháp luật của pháp nhân
Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm:
a) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ;
b) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật;
c) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo quy định tại Điều 140 và Điều 141 của Bộ luật này”.
Như vậy theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 137 Bộ luật dân sự năm 2015 thì trường hợp này là một trường hợp tương đối đặc biệt khi pháp nhân không có người đại diện vì lý do nào đó như vắng mặt, người đại diện mất năng lực hành vi dân sự. Tức là nếu doanh nghiệp đang có người đại diện hợp pháp và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự tham gia các vụ việc mà Tòa án đang thụ lý, giải quyết không có quyền chỉ định người đại diện cho doanh nghiệp theo Điểm c Khoản 1 điều này.
Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định chi tiết về vấn đề ủy quyền trong doanh nghiệp tại Điều 12, cụ thể như sau:
“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật”.
Một số lưu ý khi ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp
Ủy quyền là hoạt động phổ biến trong công tác quản lý doanh nghiệp. Số lượng chủ thể có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp là có giới hạn để nhằm mục đích thống nhất quản lý và kiểm soát. Tuy nhiên cũng chính vì điều này dẫn đến tình trạng không đảm bảo được tính toàn diện, hiệu quả trong quản lý khi quy mô doanh nghiệp lớn, hoạt động đa dạng, phức tạp và có nhiều tình huống phát sinh. Hướng đến tính hiệu quả và sự thuận lợi trong công tác quản lý doanh nghiệp, ủy quyền có thể được coi là một biện pháp tối ưu tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng thực hiện việc ủy quyền đúng theo quy định của pháp luật. Vì vậy việc ủy quyền cần lưu ý một số điểm sau:
– Thẩm quyền ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp thuộc về ai.
Không phải ai cũng có thẩm quyền ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật hiện hành, chỉ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới có thể xác lập quan hệ ủy quyền quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, người nhận ủy quyền cũng có thẩm quyền ủy quyền. Theo đó, người nhận ủy quyền có quyền ủy quyền lại cho người thứ ba khi:
+ Được sự đồng ý của người ủy quyền
+ Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì việc ủy quyền ban đầu không thể thực hiện được.
– Các trường hợp buộc phải ủy quyền.
Về cơ bản, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, có những trường hợp bắt buộc phải ủy quyền theo quy định của pháp luật. Cụ thể, khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lý doanh nghiệp.
– Các trường hợp không được ủy quyền.
Doanh nghiệp cần lưu ý về một số trường hợp người đại diện theo pháp luật không được ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, theo quy định của pháp luật, nếu người đại diện theo pháp luật đồng thời là Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của tổ chức tín dụng là hợp tác xãthì không được ủy quyền cho những người không phải là thành viên Hội đồng quản trị thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình; hoặc người đại diện theo pháp luật khi thay mặt doanh nghiệp gửi tiền phải trực tiếp thực hiện giao dịch gửi tiền tại tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm và xuất trình các giấy tờ; v.v. Nếu việc ủy quyền vẫn được xác lập dù pháp luật không cho phép thì việc ủy quyền có thể bị từ chối khi thực hiện hoặc có thể bị vô hiệu kèm theo chế tài xử lý.
– Người nhận ủy quyền có được từ chối nhận ủy quyền không.
Nếu văn bản ủy quyền được thể hiện dưới dạng hợp đồng thì thực hiện nội dung ủy quyền là nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền. Trong trường hợp từ chối thực hiện, bên nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm đối với người ủy quyền theo thỏa thuận hợp đồng và/hoặc trách nhiệm pháp lý nếu việc từ chối là vi phạm hợp đồng/pháp luật liên quan.
Trong trường hợp văn bản ủy quyền thể hiện dưới dạng giấy ủy quyền, đây là hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền. Do vậy, bên nhận ủy quyền có quyền thực hiện hoặc từ chối mà bên ủy quyền không thể ràng buộc trách nhiệm.
Như vậy, dù thể hiện dưới hình thức nào, bên nhận ủy quyền đều có thể từ chối thực hiện. Từ chối thực hiện trong trường hợp người nhận ủy quyền xét thấy nội dung ủy quyền là trái quy định của pháp luật hoặc không phù hợp với chuẩn mực đạo đức xã hội là phương án tránh những rủi ro pháp lý có thể phải gánh chịu nếu thực hiện hành vi vi phạm. Để hạn chế tranh chấp, quyền từ chối thực hiện cần thiết được ghi nhận trong văn bản ủy quyền.
– Văn bản ủy quyền không ghi về thời hạn thì giải quyết như thế nào?
Thời hạn ủy quyền do người đại diện theo pháp luật ấn định và được ghi rõ trong văn bản ủy quyền. Thời hạn ủy quyền có thể là một khoảng thời gian xác định hoặc khoảng thời gian kể từ ngày ủy quyền cho đến thời điểm công việc hoàn tất. Nếu thời hạn ủy quyền không được ghi nhận rõ trong văn bản ủy quyền thì sẽ đượcxem xét theo quy định của pháp luật dân sự. Theo đó, thời hạn ủy quyền là một năm kể từ ngày phát sinh quyền đại diện theo ủy quyền.
– Trách nhiệm của các bên được chuyển giao như thế nào sau khi ủy quyền.
Xác lập văn bản ủy quyền không có nghĩa là người ủy quyền sẽ không còn bất kỳ trách nhiệm gì hay người nhận ủy quyền sẽ có toàn quyền quyết định đối với những công việc được ủy quyền. Theo quy định của pháp luật, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi do người nhận ủy quyền thực hiện trong phạm vi và thời hạn ủy quyền. Đồng thời, người nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước người ủy quyền và trước pháp luật về những hành vi mà mình thực hiện. Do đó, người ủy quyền cần phải sát sao theo dõi, giám sát việc thực hiện nội dung ủy quyền để có thể can thiệp khi cần thiết và người nhận ủy quyền cần phải đảm bảo rằng những công việc mình thực hiện là hợp pháp và phù hợp với ý chí của người ủy quyền.
– Hậu quả của việc vượt quá phạm vi ủy quyền.
Công việc do người nhận ủy quyền thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền có thể làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người ủy quyền đối với phần công việc được thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền trong các trường hợp sau đây: (i) người ủy quyền đồng ý; (ii) người ủy quyền biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; (iii) người ủy quyền có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người nhận ủy quyền đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi ủy quyền. Do vậy, người ủy quyền cần có các hành động phù hợp khi biết được việc vượt quá phạm vi ủy quyền để tránh phải chịu các trách nhiệm phát sinh bởi hành vi này.
Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về quy định về ủy quyền. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.
