Hiện nay, nhu cầu công chứng của người dân ngày càng tăng cao, các văn phòng công chứng luôn trong tình trạng quá tải hồ sơ. Vì vậy, việc thành lập văn phòng công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết tình trang quá tải hồ sơ là điều hết sức cần thiết. Vậy bạn đã biết được những điều nào cho phép thành lập văn phòng công chứng chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết dưới đây nhé! Luật Trần và Liên danh sẽ liệt kê những điều kiện cần có để thành lập nên văn phòng công chứng thủ đô.
Đặc điểm của công chứng và chứng thực
– Công chứng là hành vi của Công chứng viên.
– Là việc chứng nhận các hợp đồng, lập hợp đồng giao dịch (đây là nội dung giúp phân biệt công chứng với các hoạt động hành chính khác).
– Có giá trị chứng cứ, giá trị thực hiện (vì nó được công chứng viên xác nhận, có tính hợp pháp).
– Được nhà nước thực hiện quản lý.
– Phạm vi công chứng là những giao dịch, những hợp đồng bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật cũng như các giao dịch khác theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức mà không trái với quy định của pháp luật.
– Đảm bảo tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch.
Đặc điểm của chứng thực
– Chứng thực là hành vi của Công chứng viên hoặc Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Là hoạt động thường xuyên gắn liền với đời sống của con người.
– Chứng thực, xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật, đúng với thực tế.
– Xác thực tính chính xác, tính có thật của tất cả các văn bản, sự kiện pháp lý.
– Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung.
Quy định về công chứng, chứng thực hợp đồng bảo đảm
Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định, trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó. Hiện nay theo quy định của pháp luật, một số hợp đồng bắt buộc phải công chứng, chứng thực như hợp đồng mua bán nhà ồ giữa cá nhân với nhau, hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, thế chấp nhà ở. Khi đó, dù hợp đồng thế chấp đã được xác lập hoàn toàn đúng về nội dung và hình thức, nhưng không được công chứng, chứng thực thì cũng sẽ bị vô hiệu.
Đối với các giao dịch nói chung, nếu các bên đã thực hiện được 2/3 hợp đồng hoặc chưa thực hiện được 2/3 hợp đồng, nhưng đã quá 2 năm, thì cũng vẫn được công nhận hiệu lực1. Tuy nhiên, riêng đối với các hợp đồng bảo đảm như hợp đồng thế chấp nhà ở, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất mà không làm bằng văn bản hoặc chưa được cồng chứng, chứng thực thì chưa biết xác định thế nào là đã thực hiện được 2/3 hợp đồng.
Vì vậy, trong lúc chưa có văn bản hưổng dẫn hay án lệ giải thích về việc này thì cần phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về việc bắt buộc phải lập thành văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực để tránh hợp đồng bảo đảm bị vô hiệu.
Công chứng hợp đồng bảo đảm là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng.
Chứng thực hợp đồng bảo đảm là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng.
Hầu hết, thủ tục công chứng của các nước cũng chỉ là việc yêu cầu về hình thức giông như chứng thực, chứ không yêu cầu về nội dung với “tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng” như quy định của Việt Nam.
Giai đoạn trước năm 1990, gần như chưa có quy định của pháp luật về việc công chứng, chứng thực hợp đồng bảo đảm, vì chưa có quy định về giao dịch bảo đảm.
Vai trò của văn phòng công chứng
Vai trò của văn phòng công chứng được chia ra thành vai trò của các bên như sau:
+ Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:
Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.
+ Vai trò đối với nhà nước:
Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
+ Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:
Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.
Chức năng cơ bản của các văn phòng công chứng thủ đô
Để hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng bạn cần biết chức năng và vai trò của chúng. Theo đó chức năng của văn phòng công chứng bao gồm:
+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …
+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng thủ đô
– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.
– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.
Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng thủ đô
Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng thủ đô gồm 3 thành phần sau:
Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu quy định
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có chứng thực;
Đề án thành lập văn phòng công chứng.
Đề án thành lập văn phòng công chứng cần phải đầy đủ các vấn đề, nội dung sau:
Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng: chứng minh được sự cần thiết của văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, bên cạnh đó cần chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng công chứng.
Về tổ chức và nhân sự của văn phòng công chứng thủ đô:
Cần phải làm rõ loại hình của Văn phòng công chứng; Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên; Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, thừa phát lại, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;
Các thành viên góp vốn, phần vốn góp và tiến độ góp vốn nếu có; Tên gọi và tên giao dịch dự kiến khi thành lập văn phòng công chứng; Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng: số lượng, trình độ và kinh nghiệm…; Khả năng quản trị Văn phòng
Về cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng, cần nêu rõ: về trụ sở về vị trí dự kiến đặt Văn phòng công chứng, tổng diện tích sử dụng của Văn phòng công chứng, diện tích Văn phòng dành cho lưu trữ, diện tích Văn phòng dành cho tiếp dân; Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng; Đề án phải nêu rõ điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông; Phương hướng áp dụng công nghệ thông tin.
Kế hoạch triển khai hoạt động Văn phòng công chứng: Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng; Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng; Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng; Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ, quy trình lưu trữ hồ sơ; Các vấn đề khác liên quan khác.
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng thủ đô
Việc sử dụng dịch vụ công chứng tại văn phòng công chứng thủ đô đang ngày càng trở nên quen thuộc và phổ biến trong người dân. Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng của người dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho phép các cơ quan chuyên môn trực thuộc xây dựng đề án thành lập, thiết lập Phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014.
Theo đó, tại Điều 20, Khoản 1, Luật Công chứng 2014, căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trong đề án, phải nêu rõ sự cần thiết trong việc thành lập Phòng công chứng, bao gồm:
a)Tên gọi (tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ươngnơi Phòng công chứng được thành lập theo quy định tại Điều 19, Khoản 3, Luật Công chứng 2014);
b)Địa điểm đặt trụ sở;
c)Cơ cấu tổ chức;
d)Đội ngũ nhân sự;
e)Các điều kiện vật chất;
g)Kế hoạch triển khai thực hiện đề án.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xem xét, quyết định thành lập Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 1, Luật Công chứng 2014).
Các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như Sở Tư pháp, Sở kế hoạch và đầu tư, Sở Nội vụ, Sở Tài chính thực hiện việc xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng với sự chủ trì của Sở Tư pháp (Điều 20, Khoản 1, Luật Công chứng 2014). Chính vì những quy định trên Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng (theo Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).
Sau khi Phòng công chứng được thành lập, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Phòng công chứng (là một công chứng viên và là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng) (Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).
Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu (Điều 19, Khoản 4, Luật Công chứng 2014).
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:
a)Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;
b)Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
(theo quy định tại Điều 20, Khoản 3, Luật Công chứng 2014).
Với những trình tự, thủ tục thành lập Phòng công chứng nói trên có thể góp phần vào sự nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống các Phòng công chứng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong địa giới hành chính mà học quản lý, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng để phục vụ nhân dân.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng thủ đô của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
