Văn phòng công chứng lê vinh hoa là nơi để việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc được cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng.
Xử lý giấy tờ, văn bản chứng thực trái luật tại văn phòng công chứng lê vinh hoa
Căn cứ Điều 7 Thông tư quy định, các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật về chứng thực sẽ không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ra quyết định hành chính hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực không đúng quy định pháp luật và thực hiện đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đó lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc làm này phải được thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định pháp luật.
Vấn đề công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
Căn cứ Điều 8 Thông tư này, người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong 02 trường hợp sau đây:
– Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam là thành viên.
– Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.
Người đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ (theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2021/TT-BTP) đến Bộ Tư pháp để được xem xét công nhận. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Quy định chặt chẽ nội dung và hình thức của bản sao từ bản chính
Điều 10 của Thông tư quy định “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính”.
Chỉ cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với 04 trường hợp cụ thể, gồm :
– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Các vụ việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 14).
Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân tuyệt đối không được ghi nhận xét, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Khoản 1, Điều 15 của Thông tư quy định người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
Bổ sung quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa (Khoản 1, Điều 20). Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định (Khoản 2, Điều 20). Bổ sung mới này đảm bảo sự thống nhất với Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
Cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp được đăng ký lại chữ ký mẫu.
Điều 19 của Thông tư quy định Cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp muốn thay đổi chữ ký thì phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 (ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp.
Ngoài ra, Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung khác liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ; việc rà soát, đưa ra khỏi danh sách đã phê duyệt đối với cộng tác viên không còn đủ điều kiện; ban hành mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; mẫu lời chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản trong trường hợp có hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản, cùng khai nhận di sản…
Mở văn phòng công chứng lê vinh hoa: Không phải cuộc dạo chơi
Điều kiện theo luật và điều kiện theo địa phương
Rõ ràng Luật Quy hoạch đã bỏ quy hoạch công chứng, nhưng hầu hết các địa phương đều đã có các văn bản ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Qua tham khảo một số địa phương đã có tiêu chí, hoặc dự thảo tiêu chí thì có thể thấy những điều kiện được đặt ra không hề dễ dàng.
Quá trình tìm kiếm đối tác
Một trong những điều kiện bắt buộc đầu tiên để thành lập VPCC đó là bạn phải là công chứng viên, hoặc phải có công chứng viên. Mặc dù cuối năm 2019, đầu năm 2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã bổ nhiệm thêm vài trăm công chứng viên, nhưng con số đó chẳng thấm vào đâu so với nhu cầu hiện nay.
Điều đáng nói là không phải công chứng viên nào được bổ nhiệm cũng có nhu cầu hành nghề. Càng khó khăn hơn khi tìm ra được những công chứng viên đủ điều kiện để làm trưởng văn phòng. Rất nhiều tin đăng tìm CCV hợp tác, làm việc, nhưng đằng sau đó hầu hết là sự lắc đầu ngán ngẩm của người đăng tin.
Không chỉ có CCV, việc tìm kiếm và lắp ráp các vị trí khác trong bộ máy theo đề án để đáp ứng yêu cầu cũng chẳng dễ dàng. Từ vị trí trợ lý đến vị trí tạp vụ… đều ảnh hưởng đến điểm số của hồ sơ.
Bài toán kinh tế
Dễ bị bỏ qua, vì ngoại trừ các công chứng viên đã và đang hành nghề thì hầu hết những người sẵn sàng bỏ vốn ra đầu tư thành lập VPCC đều nghĩ rằng công chứng lợi nhuận cao, không phải băn khoăn nhiều về vấn đề này.
Tuy nhiên, thực tế không đẹp như vậy, qua khảo sát thì số lượng các văn phòng công chứng trong tình trạng từ hòa đến lỗ ở các địa phương ngày càng nhiều, có những văn phòng lỗ triền miên cả chục năm. Ấy thế nhưng dường như những công chứng viên tâm huyết vẫn cố giữ bằng được để hy vọng vào tương lai tươi sáng hơn.
Trừ một số ít, còn lại hầu hết các văn phòng công chứng mới thành lập đều không thể đạt được điểm hoà vốn trong 2 năm đầu tiên. Có nhiều lý do mang tính đặc thù mà các chủ đầu tư không lường trước được. Điều này dẫn đến hệ lụy là các VPCC buộc phải bước vào cuộc cạnh tranh không lành mạnh vì mục tiêu sống còn để tồn tại.
VPCC là một tổ chức kinh tế, do vậy, không chỉ có vấn đề chuyên môn, vấn đề doanh thu mới là vấn đề “cốt tử”. Nếu thành lập VPCC mà chỉ phụ thuộc vào một nguồn doanh thu theo quan hệ của ai đó mà không có phương án hạch toán tổng thể dài hạn thì thất bại là điều hiển nhiên.
Đầu tư theo trào lưu
Điều dễ nhận thấy là đa số các CCV không phải là những doanh nhân giỏi về việc tính toán phương án kinh tế, càng không phải là các nhà quản trị chuyên nghiệp. Ở chiều ngược lại thì nhiều chủ đầu tư nhạy bén về kinh doanh, giỏi về quản trị thì lại “lơ mơ” trong cách hiểu về nghề công chứng. Hai yếu tố này kết hợp lại tạo nên những trào lưu, những cơn sốt ảo khi mọi người đều cố để thành lập cho bằng được một văn phòng công chứng để mình thực sự là chủ.
Tôi may mắn được nhiều công chứng viên và cả các chủ đầu tư biết đến. Nhiều người tin vào tôi và cũng đã đến gặp tôi để nói về dự định của mình. Hầu hết đầu bài mà tôi nhận được là:
“Tôi có quan hệ tốt với Bộ trưởng, với lãnh đạo ngành công an, ủy ban, ngân hàng … khả năng thành lập được văn phòng công chứng là rất cao, tôi không ngại đối thủ cạnh tranh, tôi cần sự hỗ trợ về chuyên môn, thuê công chứng viên, setup để thành lập văn phòng.”
Hoặc
“Tôi có suất thành lập VPCC ở huyện X, tỉnh Y, tôi chỉ cẩn 2 CCV hợp danh là OK, bạn giúp tôi kiếm CCV, tôi sẵn sàng chi trả thù lao với mức abc…”
Đã có thời gian tôi được nghe điệp khúc này hàng tuần lặp đi lặp lại. Là một CCV lăn lộn với nghề, tôi chẳng hào hứng gì vì gần như biết trước kết quả của những lời hứa hẹn, võ đoán.
Một vài trường hợp thân quen tôi đã góp ý, và cũng thay đổi được quan điểm của họ, cũng có trường hợp cho rằng tôi quan trọng hóa vấn đề và họ tiếp tục thực hiện kế hoạch của họ.
Tất nhiên, nói vậy không phải là việc thành lập VPCC bất khả thi, nhưng hiểu đúng, lường trước được mọi việc để có bài toán đầu tư đúng đắn thì việc thành lập VPCC không chỉ nằm ở sự tự tin về quan hệ, về tài chính hay nguồn khách hàng mà nó cần rất nhiều yếu tố khác, cần sự chuẩn bị nghiêm túc, lâu dài chứ không phải làm theo cảm hứng.
Không lường trước được trách nhiệm của CCV và của VPCC
Không ít VPCC hiện nay trong tình trạng sống cũng không được mà chết cũng không xong. Đừng nghĩ rằng không làm được thì giải thể. Tôi biết có những văn phòng bán không ai mua, giải thể cũng không được mà làm tiếp thì CCV chủ yếu dành thời gian để giải trình với cơ quan điều tra, tòa án …
Công chứng là một nghề có rủi ro cao, rủi ro được tích lũy theo thời gian, theo số lượng công việc. Rủi ro lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chuyên môn và tư duy hành nghề của CCV.
Nói đến đây thì nhiều CCV sẽ cho rằng cần phải nhắc đến sức ép từ chủ đầu tư (ý nói những người bỏ vốn ra để thành lập VPCC), nhưng cá nhân tôi đánh giá, quan trọng nhất và quyết định vẫn nằm ở CCV. Trong nhiều trường hợp, các chủ đầu tư trở thành nạn nhân mà hậu quả phải 5 năm, 10 năm sau họ mới nhận ra.
Không đánh giá đúng vai trò của CCV và các vị trí công việc trong văn phòng công chứng lê vinh hoa
Điều đáng nói là ngay cả khi các CCV đầu tư, thành lập VPCC thì nhiều người cũng đang tự hạ thấp vị thế nghề nghiệp của mình khi không hạch toán hợp lý mức lương của CCV và các vị trí trong VPCC.
Trong cuốn sách “Những kẻ xuất chúng”, tác giả Malcolm Gladwell đã kết luận rằng: để trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực, người ta cần nỗ lực rèn luyện trong lĩnh vực đó liên tục trong khoảng từ 10.000 đến 15.000 giờ. Quy đổi ra thời gian làm việc tương đương từ 5-8 năm. So sánh với điều kiện để trở thành công chứng viên thì ít nhất một cử nhân luật sau khi tốt nghiệp cũng cần đến 7 năm phấn đấu, như vậy, một CCV có thời gian rèn luyện tương đương với 1 chuyên gia theo cách mô tả trên.
Hiện nay, nếu đem so sánh mức thu nhập của một CCV mới vào nghề với nhân sự có trình độ, kinh nghiệm tương đương ở nhiều ngành nghề khác thì mức thu nhập của CCV bất lợi hơn nhiều.
Ví dụ: Vị trí trưởng, phó phòng hành chính, nhân sự, trưởng, phó phòng pháp chế, trưởng, phó phòng đào tạo… ở các doanh nghiệp thì mức lương dao động từ 25 đến 50 triệu đồng, trong khi mức thu nhập của CCV ở các thành phố lớn đa phần chỉ ở mức từ 15-25 triệu.
Các công chứng viên nhiều năm kinh nghiệm thì có mức thu nhập cao hơn, cá biệt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng/tháng, nhưng số đó chỉ là cá biệt. Vậy thì việc CCV yêu cầu mức thu nhập xứng đáng với những gì họ phấn đấu không có gì là lạ, thậm chí đó là điều hoàn toàn xứng đáng, bởi đặc điểm rủi ro cao của nghề công chứng.
Thế nhưng, rất nhiều chủ đầu tư hiện nay vẫn đi tìm kiếm công chứng viên với quỹ lương dự kiến là 8 đến 12 triệu đồng, thậm chí là thấp hơn. Họ luôn lấy tiêu chuẩn là mức lương trả cho những CCV nhiều kinh nghiêm tại địa phương, thực chất là những người từng làm các chức danh tư pháp khác về hưu và chuyển đổi sang làm CCV.
Lý do tiếp theo được đưa ra là tại nhiều địa phương thì giá trị giao dịch nhỏ nên doanh thu của VPCC thấp, không thể trả cao được. Kết quả là nhiều CCV tìm đến việc cho thuê tư cách để hợp danh (dù đó là việc trái quy tắc đạo đức hành nghề) chứ không muốn làm việc.
Các vị trí công việc khác ở VPCC cũng tương tự như vậy. Tại Hà Nội và nhiều tỉnh, mức thu nhập của trợ lý công chứng viên chỉ dao động từ 4 đến 7 triệu đồng, tương đương mức lương của người giúp việc gia đình, thậm chí thấp hơn mức lương của nhân viên bán hàng trong các shop bán lẻ. Những trợ lý có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên thì thu nhập cũng chỉ ở mức 8 đến 12 triệu, còn những người có mức thu nhập trên 15 triệu là tương đối ít.
Điều đáng nói là khi dự trù phương án thành lập văn phòng công chứng, người ta thường lấy mức thu nhập khởi điểm ở địa phương ra để hạch toán, do vậy đến khi không thể tuyển dụng được lao động tại địa phương thì rất khó để thu hút lao động từ địa phương khác.
Không lường trước được sự thay đổi về chính sách và nguồn việc
Năm 2015, sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thì rất nhiều VPCC đã vui mừng vì có thêm một nguồn thu từ công chứng bản dịch và bản sao. Nhưng chỉ vài tháng sau đó, khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời, ngay lập tức nhiều VPCC bị rơi vào khủng hoảng vì UBND phường xã được chứng thực giao dịch, cạnh tranh trực tiếp với VPCC. Kết quả là hàng loạt VPCC rơi vào khủng hoảng, thậm chí tê liệt.
Khủng hoảng về chuyên môn
Tôi phải dùng từ “Khủng hoảng” bởi một số VPCC mới thành lập với thực tế chỉ một CCV rất yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ, nói thẳng là CCV chuyển ngang từ chức danh tư pháp khác sang. Chỉ khi bị thanh, kiểm tra hoặc xảy ra tranh chấp thì mới tá hỏa lên vì chỗ nào cũng sai, chỗ nào cũng bị phạt, cũng phải đền. Trong con mắt của nhiều người, công chứng là một lĩnh vực nhỏ hẹp, nhưng những ai làm nghề nghiêm túc đều thấy rằng đây là lĩnh vực đặc thù với đòi hỏi chuyên môn cao, kiến thức rất sâu, rất chi tiết, cần nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm của CCV.
Có nên thành lập văn phòng công chứng lê vinh hoa?
Tất nhiên đây là câu hỏi mà nhiều người muốn tìm câu trả lời. Và để trả lời câu hỏi đó cần sự nghiên cứu, đánh giá, chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ về tài chính, quan hệ, mà cần có yếu tố con người, yếu tố chuyên môn cùng nhiều vấn đề khác. Hành nghề công chứng không phải là một cuộc dạo chơi và việc thành lập VPCC không dành cho sự mơ hồ.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng lê vinh hoa của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
