Năm 2021 thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, chúng tôi xin tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là cơ sở để các thương nhân tìm hiểu thị trường, tổ chức thực hiện các hoạt động thương mại nhằm mở rộng, phát triển kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành mà Luật thương mại đã giải thích tương đối rõ về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Theo đó, quý khách hàng có thể hiểu:
– Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp nước ngoài
– Được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại.
Về cơ bản, nó cũng không quá khác so với loại hình văn phòng đại diện thông thường.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Để được hưởng các quyền lợi vẫn luôn luôn đi kèm những điều kiện. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó, các cá nhân, tổ chức nước ngoài muốn được pháp luật thừa nhận và cấp giấy thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 7, Chương 2, Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
- Cá nhân, tổ chức nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc phải có hiệu lực đối với Việt Nam
- Đã hoạt động sản xuất, kinh doanh ít nhất một năm tính từ thời điểm thành lập
- Nếu hồ sơ thành lập thành lập doanh nghiệp của cá nhân, tổ chức nước ngoài có giới hạn thời gian hoạt động thì thời gian đó phải còn ít nhất một năm
- Văn phòng đại diện mà cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập phải có nội dung hoạt động phug hợp với cam kết của Việt Nam
- Nếu nội dung hoạt động không phù hợp, cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
Chức năng của văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam do sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký trụ sở chính cấp.
Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng kinh doanh ngoàithực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành.
Hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động theo mẫu tới cơ quan lý trực tiếp là Sở Công Thương.
Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản dịch có chứng thực báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
- Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Các tài liệu, trừ khi được quy định rõ ràng, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
Chế độ báo cáo của văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thương nhân chuẩn bị thông tin, tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện
Thông tin và tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tới sở công thương
Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cáp giấy phép thành lập văn phòng đại diện đến sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp qua đường bưu điện, công văn hành chính; mạng điện tử.
Bước 3: Sở Công Thương thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ, sỏ Công Thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công Thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; cơ quan Thống Kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công Thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 4: Nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký
Bước 5: Nộp thông báo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định. Giấy phép thành lập văn phòng đại điện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trước khi chính thức đầu tư vào một thị trường quốc tế mới, các thương nhân nước ngoài thường có xu hướng thành lập văn phòng đại diện để thực hiện nghiên cứu, khảo sát thị trường và tìm hiểu các chính sách ưu đãi đầu tư của nước sở tại. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Quốc Việt sẽ giúp các doanh nghiệp, thương nhân nước ngoài giải quyết các vấn đề khó khăn về hồ sơ, thủ tục, tiến gần với thị trường và người tiêu dùng Việt Nam hơn.
- Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến việc mở văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam.
- Soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam và trình doanh nghiệp ký.
- Thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép thành lập VPĐD tại Sở Công thương.
- Thực hiện thủ tục đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho VPĐD công ty nước ngoài tại Cơ quan công an.
- Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho VPĐD công ty nước ngoài.
- Tư vấn các thủ tục sau thành lập VPĐD công ty nước ngoài.
- Hỗ trợ tư vấn các thủ tục pháp lý, kế toán cho VPĐD công ty nước ngoài trong quá trình hoạt động.
Nếu các bạn đang cần tìm một công ty tư vấn luật uy tín, nhanh chóng và hiệu quả, vui lòng liên hệ với Công ty luật để được tư vấn một cách nhanh chóng và tốt nhất!
