Chứng thực là hoạt động mà có lẽ hầu hết mọi công dân đều đã từng thực hiện thủ tục này với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, khi được hỏi về chứng thực thì rất nhiều người có sự nhầm lẫn với hoạt động công chứng. Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin liên quan đến Chứng thực là gì, chứng thực số là gì? và các nội dung liên quan đến chứng thực theo quy định pháp luật hiện hành để Quý khách hàng có thể nắm rõ hơn và có sự phân biệt với Công chứng.
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?
Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP giải thích:
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Trong đó, theo Điều 10 Nghị định 45, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, chứng thực số
Điều 10 Nghị định 45/2020 hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
– Cá nhân, tổ chức xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở chứng thực bản sao.
– Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.
– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử, nhập lời chứng chứng thực và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Hiện nay thông qua cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia, người dân có thể đặt trước lịch chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, chứng thực số theo các bước:
Bước 1: Truy cập vào cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.
Bước 2: Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”
Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính phía bên phải, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý], như sau:
Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn.
Hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn như sau:
Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].
Hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.
Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.
Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.
Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử, chứng thực số
Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
Thứ nhất, quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính quy định:
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực (Điều 2).
Vậy ta có thể hiểu đơn giản việc chứng thực chữ ký là việc một cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành việc giám định, đối chiếu chữ ký trên văn bản giấy tờ có liên quan.
Thứ hai, quy định về thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất năm 2022 theo thủ tục chứng thực số
Theo đó tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ bao gồm:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực.
Bước 3: Thực hiện chứng thực
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Lưu ý:
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Như vậy, khi muốn chứng thực chữ ký bất kì loại giấy tờ nào đòi hỏi chủ thể có yêu cầu phải đáp ứng được các nội dung yêu cầu cụ thể theo quy định của pháp luật để thủ tục thực hiện được tiến hành đúng trình tự và dễ dàng nhất.
Thứ ba, quy định mới nhất về thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký theo thủ tục chứng thực số
Theo Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch về thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: “Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này”.
Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện việc chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại cá điều 21,33 và 37 tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 , thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian gồm ngày tháng năm, giờ hẹn cụ thể và rõ ràng để trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
Thứ tư, giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký không đúng quy định theo thủ tục chứng thực số
Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không quy định quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 và Thông tư 01 năm 2020 thì sẽ không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.
Thứ năm, việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu
Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Thứ sáu, quy định về việc ủy quyền chứng thực chữ ký, văn bản giấy tờ theo yêu cầu
Quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết về việc ủy quyền chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ như sau:
” Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó ta có thể hiểu rằng việc ủy quyền theo quy định trên thỏa mãn các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
Thứ bảy, chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân
Việc thực hiện kê khai thông tin cá nhân trong tờ kê khai lý lịch cá nhân cũng là một trong những đối tượng được yêu cầu chứng thực chữ ký căn cứ tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 có quy định chi tiết như sau:
“Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó, người thực hiện chứng thực không ghi bất kì nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015.
Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Như vậy, qua các quy định về chứng thực chữ ký văn bản giấy tờ ta có thể thấy việc chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ là một trong những bước quan trọng để xác nhận văn bản giấy tờ đó có hợp lệ quy định pháp luật hay không.
Và việc xác nhận chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ phải được tuân thủ theo đúng quy định pháp luật về chứng thực
Trên đây là bài viết tư vấn về chứng thực số của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
