Công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết và các giấy tờ từ bản gốc được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác. Cùng tìm hiểu về văn phòng công chứng trung tâm ngay trong bài viết dưới đây.
Trước tiên bạn hãy phân biệt Phòng công chứng và Văn phòng công chứng
Nói một cách đơn giản và dễ hiểu nhất thì Phòng công chứng là của nhà nước, thường được quen gọi là công chứng nhà nước. Còn Văn phòng công chứng là của tư nhân, thường quen gọi là công chứng tư. Vậy nên khi đi công chứng bạn để ý tên của tổ chức công chứng đó, nếu là “Phòng” thì là của Nhà nước còn nếu là “Văn phòng” thì của tư nhân. Ngoài ra Phòng công chứng thường đặt tên theo số, VD Phòng công chứng số 1, số 2, số 3…
Về cơ bản chỉ khác nhau tên gọi và chủ sở hữu vốn thôi, cách thức hoạt động liên quan đến khách hàng công chứng hoàn toàn giống nhau. Còn để đánh giá cái nào tốt hơn cái nào thì còn phải xét thêm nhiều yếu tố nữa.
Có hướng dẫn thủ tục cho bạn mà chưa cần xem giấy tờ hay không?
Thông thường trước khi đi công chứng bạn thường muốn hỏi thủ tục trước, sau đó khi lựa chọn được nơi công chứng rồi thì mới mang giấy tờ qua. Nhưng không phải nơi nào cũng chịu khó giải thích thủ tục cho bạn khi chưa có giấy tờ. Khi đó họ thường bảo bạn đại ý là mang giấy tờ qua rồi họ sẽ nói cụ thể. Điều đó không phải do khả năng hay trình độ mà có lẽ chỉ là do họ muốn tư vấn chính xác hơn cho bạn mà thôi.
Tuy nhiên có rất nhiều VPCC sẵn sàng tư vấn cặn kẽ, chi tiết cho bạn khi bạn chỉ đến hỏi hoặc thậm chí hỏi qua điện thoại thôi mà chưa cần phải mang bất cứ giấy tờ nào đến. Hãy ưu tiên chọn những VPCC như vậy.
Tư vấn và hướng dẫn tại văn phòng công chứng trung tâm có rõ ràng, dễ hiểu hay không?
Bạn thích một người tư vấn nhiệt tình, nhiều nội dung và nhiều giải thích hay một người tư vấn ngắn gọn và đúng trọng tâm?
Tuy cách thức và khả năng diễn đạt của mỗi người là khác nhau nhưng các công chứng viên (CCV) và chuyên viên của VPCC đều được đào tạo kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp. Đúng là những người tư vấn nhiệt tình thường gây được nhiều thiện cảm hơn nhưng theo tôi, bạn nên ưu tiên chọn VPCC tư vấn một cách gọn gàng, đúng câu hỏi, và quan trọng là bạn cảm thấy dễ hiểu là được. Nhiều khi việc giải thích nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn khi được tư vấn xong.
Giá cả, phí dịch vụ tại văn phòng công chứng trung tâm có rõ ràng hay không?
Phí dịch vụ là vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với mỗi khách hàng đến công chứng. Theo quy định thì các VPCC đều phải công khai niêm yết các loại phí tại trụ sở. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian xem và hiểu được bảng phí đó.
Vậy nên nếu bạn hỏi tư vấn dù trực tiếp hay qua điện thoại thì cũng đừng ngần ngại mà hỏi các chi phí cụ thể cho việc công chứng của bạn, công chứng thì ngoài phí nhà nước theo quy định, còn có thể có các loại phí như: phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ…
Bạn nên ưu tiên chọn những VPCC có sự tư vấn rõ ràng các loại phí. Rõ ràng ở đây không nhất thiết phải là một con số cụ thể, bởi vì còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn khi công chứng nữa. Mà rõ ràng thể hiện ở việc bạn hiểu được với vụ việc của bạn thì có những phí gì, cách tính như thế nào, tổng chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền…
Bạn cũng lưu ý là VPCC sẽ có một bộ phận kế toán riêng để tính các chi phí, vậy nên nhiều khi người tư vấn cho bạn sẽ không nhớ hết được mà phải hỏi bộ phận kế toán. Do đó có thể họ sẽ hẹn gọi lại và thông báo chi phí cho bạn sau. Đó là việc rất bình thường, không có gì “mập mờ” đâu.
Thái độ phục vụ và thực hiện công việc tại văn phòng công chứng trung tâm như thế nào?
Công chứng cũng là một dịch vụ, đó là một loại dịch vụ pháp lý. Nhưng không giống như cơ quan hành chính nhà nước, bạn không có quyền lựa chọn, thì ngược lại dịch vụ công chứng cũng như rất nhiều dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Nếu không, bạn có quyền tự do lựa chọn bất kỳ một VPCC nào khác.
Bạn biết điều này và VPCC cũng như các công chứng viên cũng đều hiểu điều này. Vậy nên sẽ không bao giờ có chuyện VPCC gây khó khăn hay cửa quyền với bạn. Nếu như có một lúc nào đó bạn cảm thấy như vậy, bạn hãy bình tĩnh suy nghĩ xem, có phải bạn đang “hiểu lầm” họ hay không?
Chẳng hạn, nếu bạn thấy họ yêu cầu bạn quá nhiều giấy tờ, mà bạn cảm thấy rằng không cần thiết, thì đó là do “quy định nó vậy”, họ cũng muốn bớt giấy tờ cho bạn lắm nhưng đó là quy định của pháp luật và điều quan trọng hơn, đó là để đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp cho cả bạn và cho cả VPCC.
Nếu bạn thấy giấy tờ lằng nhằng, đừng chần chừ hãy hỏi ngay là tại sao lại phải cung cấp những giấy tờ này, hỏi đến khi nào họ giải thích cho bạn hiểu thì thôi. Lúc đó bạn sẽ thấy thoải mái khi cung cấp giấy tờ cho họ.
Về cách thức thực hiện công việc thì cứ nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác là được rồi. Cái này bạn nhìn hợp đồng họ soạn ra là sẽ đánh giá được phần nào. Thỉnh thoảng lỡ sai vài lỗi chính tả trong hợp đồng, văn bản mà bạn phải đi đính chính lại cũng không sao, chuyện bình thường thôi, không đánh giá được chất lượng VPCC ở mấy lỗi chính tả đó.
Về thái độ thì bạn cứ đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là chính xác rồi. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái được.
Mở văn phòng công chứng trung tâm: Không phải cuộc dạo chơi
Điều kiện theo luật và điều kiện theo địa phương khi mở văn phòng công chứng trung tâm
Rõ ràng Luật Quy hoạch đã bỏ quy hoạch công chứng, nhưng hầu hết các địa phương đều đã có các văn bản ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Qua tham khảo một số địa phương đã có tiêu chí, hoặc dự thảo tiêu chí thì có thể thấy những điều kiện được đặt ra không hề dễ dàng.
Quá trình tìm kiếm đối tác khi lập văn phòng công chứng trung tâm
Một trong những điều kiện bắt buộc đầu tiên để thành lập VPCC đó là bạn phải là công chứng viên, hoặc phải có công chứng viên. Mặc dù cuối năm 2019, đầu năm 2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã bổ nhiệm thêm vài trăm công chứng viên, nhưng con số đó chẳng thấm vào đâu so với nhu cầu hiện nay.
Điều đáng nói là không phải công chứng viên nào được bổ nhiệm cũng có nhu cầu hành nghề. Càng khó khăn hơn khi tìm ra được những công chứng viên đủ điều kiện để làm trưởng văn phòng. Rất nhiều tin đăng tìm CCV hợp tác, làm việc, nhưng đằng sau đó hầu hết là sự lắc đầu ngán ngẩm của người đăng tin.
Không chỉ có CCV, việc tìm kiếm và lắp ráp các vị trí khác trong bộ máy theo đề án để đáp ứng yêu cầu cũng chẳng dễ dàng. Từ vị trí trợ lý đến vị trí tạp vụ… đều ảnh hưởng đến điểm số của hồ sơ.
Bài toán kinh tế
Dễ bị bỏ qua, vì ngoại trừ các công chứng viên đã và đang hành nghề thì hầu hết những người sẵn sàng bỏ vốn ra đầu tư thành lập VPCC đều nghĩ rằng công chứng lợi nhuận cao, không phải băn khoăn nhiều về vấn đề này.
Tuy nhiên, thực tế không đẹp như vậy, qua khảo sát thì số lượng các văn phòng công chứng trong tình trạng từ hòa đến lỗ ở các địa phương ngày càng nhiều, có những văn phòng lỗ triền miên cả chục năm. Ấy thế nhưng dường như những công chứng viên tâm huyết vẫn cố giữ bằng được để hy vọng vào tương lai tươi sáng hơn.
Trừ một số ít, còn lại hầu hết các văn phòng công chứng mới thành lập đều không thể đạt được điểm hoà vốn trong 2 năm đầu tiên. Có nhiều lý do mang tính đặc thù mà các chủ đầu tư không lường trước được. Điều này dẫn đến hệ lụy là các VPCC buộc phải bước vào cuộc cạnh tranh không lành mạnh vì mục tiêu sống còn để tồn tại.
VPCC là một tổ chức kinh tế, do vậy, không chỉ có vấn đề chuyên môn, vấn đề doanh thu mới là vấn đề “cốt tử”. Nếu thành lập VPCC mà chỉ phụ thuộc vào một nguồn doanh thu theo quan hệ của ai đó mà không có phương án hạch toán tổng thể dài hạn thì thất bại là điều hiển nhiên.
Đầu tư theo trào lưu
Điều dễ nhận thấy là đa số các CCV không phải là những doanh nhân giỏi về việc tính toán phương án kinh tế, càng không phải là các nhà quản trị chuyên nghiệp. Ở chiều ngược lại thì nhiều chủ đầu tư nhạy bén về kinh doanh, giỏi về quản trị thì lại “lơ mơ” trong cách hiểu về nghề công chứng. Hai yếu tố này kết hợp lại tạo nên những trào lưu, những cơn sốt ảo khi mọi người đều cố để thành lập cho bằng được một văn phòng công chứng để mình thực sự là chủ.
Tôi may mắn được nhiều công chứng viên và cả các chủ đầu tư biết đến. Nhiều người tin vào tôi và cũng đã đến gặp tôi để nói về dự định của mình. Hầu hết đầu bài mà tôi nhận được là:
“Tôi có quan hệ tốt với Bộ trưởng, với lãnh đạo ngành công an, ủy ban, ngân hàng … khả năng thành lập được văn phòng công chứng là rất cao, tôi không ngại đối thủ cạnh tranh, tôi cần sự hỗ trợ về chuyên môn, thuê công chứng viên, setup để thành lập văn phòng.”
Hoặc
“Tôi có suất thành lập VPCC ở huyện X, tỉnh Y, tôi chỉ cẩn 2 CCV hợp danh là OK, bạn giúp tôi kiếm CCV, tôi sẵn sàng chi trả thù lao với mức abc…”
Đã có thời gian tôi được nghe điệp khúc này hàng tuần lặp đi lặp lại. Là một CCV lăn lộn với nghề, tôi chẳng hào hứng gì vì gần như biết trước kết quả của những lời hứa hẹn, võ đoán.
Một vài trường hợp thân quen tôi đã góp ý, và cũng thay đổi được quan điểm của họ, cũng có trường hợp cho rằng tôi quan trọng hóa vấn đề và họ tiếp tục thực hiện kế hoạch của họ.
Tất nhiên, nói vậy không phải là việc thành lập VPCC bất khả thi, nhưng hiểu đúng, lường trước được mọi việc để có bài toán đầu tư đúng đắn thì việc thành lập VPCC không chỉ nằm ở sự tự tin về quan hệ, về tài chính hay nguồn khách hàng mà nó cần rất nhiều yếu tố khác, cần sự chuẩn bị nghiêm túc, lâu dài chứ không phải làm theo cảm hứng.
Không lường trước được trách nhiệm của CCV và của VPCC
Không ít VPCC hiện nay trong tình trạng sống cũng không được mà chết cũng không xong. Đừng nghĩ rằng không làm được thì giải thể. Tôi biết có những văn phòng bán không ai mua, giải thể cũng không được mà làm tiếp thì CCV chủ yếu dành thời gian để giải trình với cơ quan điều tra, tòa án …
Công chứng là một nghề có rủi ro cao, rủi ro được tích lũy theo thời gian, theo số lượng công việc. Rủi ro lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chuyên môn và tư duy hành nghề của CCV.
Nói đến đây thì nhiều CCV sẽ cho rằng cần phải nhắc đến sức ép từ chủ đầu tư (ý nói những người bỏ vốn ra để thành lập VPCC), nhưng cá nhân tôi đánh giá, quan trọng nhất và quyết định vẫn nằm ở CCV. Trong nhiều trường hợp, các chủ đầu tư trở thành nạn nhân mà hậu quả phải 5 năm, 10 năm sau họ mới nhận ra.
Không đánh giá đúng vai trò của CCV và các vị trí công việc trong VPCC
Điều đáng nói là ngay cả khi các CCV đầu tư, thành lập VPCC thì nhiều người cũng đang tự hạ thấp vị thế nghề nghiệp của mình khi không hạch toán hợp lý mức lương của CCV và các vị trí trong VPCC.
Trong cuốn sách “Những kẻ xuất chúng”, tác giả Malcolm Gladwell đã kết luận rằng: để trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực, người ta cần nỗ lực rèn luyện trong lĩnh vực đó liên tục trong khoảng từ 10.000 đến 15.000 giờ. Quy đổi ra thời gian làm việc tương đương từ 5-8 năm. So sánh với điều kiện để trở thành công chứng viên thì ít nhất một cử nhân luật sau khi tốt nghiệp cũng cần đến 7 năm phấn đấu, như vậy, một CCV có thời gian rèn luyện tương đương với 1 chuyên gia theo cách mô tả trên.
Hiện nay, nếu đem so sánh mức thu nhập của một CCV mới vào nghề với nhân sự có trình độ, kinh nghiệm tương đương ở nhiều ngành nghề khác thì mức thu nhập của CCV bất lợi hơn nhiều.
Ví dụ: Vị trí trưởng, phó phòng hành chính, nhân sự, trưởng, phó phòng pháp chế, trưởng, phó phòng đào tạo… ở các doanh nghiệp thì mức lương dao động từ 25 đến 50 triệu đồng, trong khi mức thu nhập của CCV ở các thành phố lớn đa phần chỉ ở mức từ 15-25 triệu.
Các công chứng viên nhiều năm kinh nghiệm thì có mức thu nhập cao hơn, cá biệt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng/tháng, nhưng số đó chỉ là cá biệt. Vậy thì việc CCV yêu cầu mức thu nhập xứng đáng với những gì họ phấn đấu không có gì là lạ, thậm chí đó là điều hoàn toàn xứng đáng, bởi đặc điểm rủi ro cao của nghề công chứng.
Thế nhưng, rất nhiều chủ đầu tư hiện nay vẫn đi tìm kiếm công chứng viên với quỹ lương dự kiến là 8 đến 12 triệu đồng, thậm chí là thấp hơn. Họ luôn lấy tiêu chuẩn là mức lương trả cho những CCV nhiều kinh nghiêm tại địa phương, thực chất là những người từng làm các chức danh tư pháp khác về hưu và chuyển đổi sang làm CCV.
Lý do tiếp theo được đưa ra là tại nhiều địa phương thì giá trị giao dịch nhỏ nên doanh thu của VPCC thấp, không thể trả cao được. Kết quả là nhiều CCV tìm đến việc cho thuê tư cách để hợp danh (dù đó là việc trái quy tắc đạo đức hành nghề) chứ không muốn làm việc.
Các vị trí công việc khác ở VPCC cũng tương tự như vậy. Tại Hà Nội và nhiều tỉnh, mức thu nhập của trợ lý công chứng viên chỉ dao động từ 4 đến 7 triệu đồng, tương đương mức lương của người giúp việc gia đình, thậm chí thấp hơn mức lương của nhân viên bán hàng trong các shop bán lẻ. Những trợ lý có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên thì thu nhập cũng chỉ ở mức 8 đến 12 triệu, còn những người có mức thu nhập trên 15 triệu là tương đối ít.
Điều đáng nói là khi dự trù phương án thành lập văn phòng công chứng, người ta thường lấy mức thu nhập khởi điểm ở địa phương ra để hạch toán, do vậy đến khi không thể tuyển dụng được lao động tại địa phương thì rất khó để thu hút lao động từ địa phương khác.
Không lường trước được sự thay đổi về chính sách và nguồn việc
Năm 2015, sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thì rất nhiều VPCC đã vui mừng vì có thêm một nguồn thu từ công chứng bản dịch và bản sao. Nhưng chỉ vài tháng sau đó, khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời, ngay lập tức nhiều VPCC bị rơi vào khủng hoảng vì UBND phường xã được chứng thực giao dịch, cạnh tranh trực tiếp với VPCC. Kết quả là hàng loạt VPCC rơi vào khủng hoảng, thậm chí tê liệt.
Khủng hoảng về chuyên môn
Tôi phải dùng từ “Khủng hoảng” bởi một số VPCC mới thành lập với thực tế chỉ một CCV rất yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ, nói thẳng là CCV chuyển ngang từ chức danh tư pháp khác sang. Chỉ khi bị thanh, kiểm tra hoặc xảy ra tranh chấp thì mới tá hỏa lên vì chỗ nào cũng sai, chỗ nào cũng bị phạt, cũng phải đền. Trong con mắt của nhiều người, công chứng là một lĩnh vực nhỏ hẹp, nhưng những ai làm nghề nghiêm túc đều thấy rằng đây là lĩnh vực đặc thù với đòi hỏi chuyên môn cao, kiến thức rất sâu, rất chi tiết, cần nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm của CCV.
Có nên thành lập VPCC?
Tất nhiên đây là câu hỏi mà nhiều người muốn tìm câu trả lời. Và để trả lời câu hỏi đó cần sự nghiên cứu, đánh giá, chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ về tài chính, quan hệ, mà cần có yếu tố con người, yếu tố chuyên môn cùng nhiều vấn đề khác. Hành nghề công chứng không phải là một cuộc dạo chơi và việc thành lập VPCC không dành cho sự mơ hồ.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng trung tâm của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
