Việc đi công chứng ở các cơ quan hành chính nhà nước thường khá tốn nhiều thời gian và cũng là điều đáng lo ngại. Vì thế, nhiều tổ chức/ cá nhân thành lập văn phòng công chứng để giải quyết nỗi lo này cho mọi người. Vậy điều kiện mở văn phòng công chứng là gì? Thủ tục, hồ sơ đăng ký kinh doanh phòng công chứng trung tâm ra sao? Hãy cùng Luật Trần và Liên danh giải đáp thắc mắc này nhé!
Văn phòng công chứng là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định về văn phòng công chứng như sau:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Tại Khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định về tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:
Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Như vậy, văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Văn phòng công chứng cũng có chức năng nhiệm vụ thực hiện hoạt động của tổ chức công chứng.
Quy định về công chứng tại phòng công chứng trung tâm
Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản
Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
(Điều 42 Luật Công chứng 2014)
Thời hạn công chứng tại văn phòng công chứng
– Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng.
Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
– Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc;
Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
(Điều 43 Luật Công chứng 2014)
Địa điểm công chứng tại văn phòng công chứng
– Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp:
Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là:
– Người già yếu;
– Không thể đi lại được;
– Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
(Điều 44 Luật Công chứng 2014)
Chữ viết trong văn bản công chứng
– Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết.
Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
(Điều 45 Luật Công chứng 2014)
Nội dung được công chứng tại phòng công chứng trung tâm
Người dân có thể thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng các nội dung sau:
– Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
– Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
– Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
– Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản
– Công chứng hợp đồng ủy quyền
– Công chứng di chúc
– Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản
– Công chứng văn bản khai nhận di sản
– Nhận lưu giữ di chúc
– Công chứng bản dịch
– Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
Lưu ý: Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
(Điều 40, 41, 51, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61 Luật Công chứng 2014)
Chi phí công chứng tại phòng công chứng trung tâm
Phí công chứng
– Phí công chứng bao gồm:
Phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch;
Phí lưu giữ di chúc;
Phí cấp bản sao văn bản công chứng.
Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.
(khoản 1 Điều 66 Luật Công chứng 2014)
Thù lao công chứng
– Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.
– UBND cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.
Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng do UBND cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sở của mình.
Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao hơn mức trần thù lao và mức thù lao đã niêm yết thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
– Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng.
(Điều 67 Luật Công chứng 2014)
Chi phí khác
– Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó.
Mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận.
– Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó.
Mức độ nhiệt tình và dễ dàng khi được tư vấn tại phòng công chứng trung tâm
Bạn đến một VPCC mà họ cực kỳ nhiệt tình tư vấn cho bạn, thiếu giấy tờ gì họ cũng có cách giải quyết. Vụ việc, giao dịch của bạn khó khăn và phức tạp đến đâu họ cũng có thể xử lý được trong khi có thể bạn đã bị một số VPCC khác từ chối hoặc yêu cầu giấy tờ “lằng nhằng” hơn.
Nói chung là kiểu gì bạn cũng sẽ công chứng được hợp đồng, giao dịch ở VPCC đó. Đương nhiên kèm theo đó sẽ là thêm một khoản chi phí khác nữa. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn những nơi khác rồi. Nhưng liệu bạn có nên YÊN TÂM với hợp đồng, văn bản đã được công chứng như vậy không? Chưa chắc đâu nhé.
Sau một thời gian không ngắn được trải nghiệm các dịch vụ công chứng, và được tiếp xúc với các công chứng viên cũng như chuyên viên tư vấn, tôi nhận thấy là không giống như luật sư, sẽ chỉ bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, thân chủ của mình, thì nhiệm vụ của các công chứng viên là phải đảm bảo an toàn tối đa cho các giao dịch, hợp đồng, văn bản mình công chứng, mà không được nghiêng về phía bên nào cả, kể cả đó là bên khách hàng đã thuê mình công chứng.
Mối quan hệ giữa VPCC và khách hàng có thể nói là “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu”. Bất kỳ bên nào vô tình hay cố ý làm sai cũng sẽ gây hại cho bên còn lại.
Bạn luôn nghĩ rằng, văn bản, hợp đồng của bạn “có công chứng” là hoàn toàn yên tâm và chắc ăn rồi? Thực tế thì chưa hẳn là như vậy. Chỉ có VPCC và CCV nào ý thức được mối quan hệ “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” với khách hàng thì khi đó giao dịch, hợp đồng của bạn mới được đảm bảo an toàn và có thể yên tâm được. Đó là những VPCC và CCV có trách nhiệm và có “tâm”. Bạn có thể đặt niềm tin vào dịch vụ của họ.
Nhưng một số VPCC và CCV lại không nghĩ vậy, họ đặt việc công chứng được và thu được phí dịch vụ của khách hàng là ưu tiên số một, hoặc họ có tư duy cho rằng chỉ chứng nhận đúng là có người đó, thực hiện giao dịch đó mà không cần quan tâm đến các yếu tố pháp lý hay giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng khi có tranh chấp, rủi ro thì đó là việc của khách hàng, mình không có liên quan gì cả.
Thực tế là văn bản, hợp đồng đã công chứng vẫn có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị hủy bởi tòa án, thêm vào đó nếu như văn bản hay hợp đồng đó có những điều khoản rất bất lợi cho bạn, thì bạn sẽ có khả năng thua rất lớn khi có tranh chấp và phải ra tòa.
Như vậy có thể là cùng một giao dịch nhưng khi bạn công chứng ở VPCC này thì giao dịch của bạn sẽ an toàn nhưng nếu công chứng ở VPCC khác thì bạn lại đang phải đối mặt với nguy cơ văn bản hợp đồng bị vô hiệu hoặc rủi ro và tranh chấp cao trong tương lai. Cách nhận biết tốt nhất trong trường hợp này có lẽ là… hỏi.
Nếu bạn cảm thấy “có gì đó sai sai”, bạn hãy hỏi họ thật cụ thể và chi tiết để họ giải thích lý do, bạn hãy đặt ra nhiều tình huống và giả thiết (nếu thế này hoặc nếu thế kia thì có sao không chẳng hạn) để biết được các rủi ro có thể phát sinh. Nơi nào giải thích rõ ràng và bạn thấy vấn đề được sáng tỏ, thì bạn có thể yên tâm và tin tưởng nơi đó.
Chốt lại 1 câu: Chưa chắc VPCC yêu cầu bạn cung cấp ít giấy tờ và đơn giản đã tốt và đáng tin cậy hơn VPCC yêu cầu nhiều giấy tờ hơn đâu nhé.
Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hành nghề tại phòng công chứng trung tâm
Công chứng viên có các quyền sau đây:
– Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;
– Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;
– Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này;
– Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;
– Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;
– Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:
– Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
– Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;
– Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
– Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;
– Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng trung tâm của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
