Báo cáo là một văn bản hành chính được sử dụng khá là phổ biến trong đời sống. Vậy văn bản báo cáo là gì? có mấy loại báo cáo và vai trò, mục đích và ý nghĩa của báo cáo?
Văn bản báo cáo là gì?
Căn cứ vào khoản 1 điều 3 nghị định 09/2019/NĐ-CP thì quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước thì Báo cáo là một loại văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp.
Báo cáo là một văn bản dược dùng để trình bày một sự việc hoặc là các kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, thông qua báo cáo để cơ quan tổ chức có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo định hướng những chủ trương phối hợp.
Còn đối với báo cáo trong cơ quan nhà nước thì các chủ thể sẽ dùng báo cáo để trình bày những nội dung công việc liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước.
Đặc điểm của văn bản báo cáo
– Đặc điểm thứ nhất là chủ thể ban hành: theo đó thì chủ thể ban hành của báo cáo là các tổ chức, doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ ban hành các báo cáo phục vụ mục đích, yêu cầu của từng công việc cụ thể.
– Đặc điểm thứ hai là về nội dung của báo cáo: Nội dung của từng báo cáo sẽ khác nhau, tùy theo tính chất công việc và yêu cầu của công việc mà báo cáo sẽ đề cập đến những nội dung phù hợp cần thiết. Báo cáo chỉ trình bày những sự việc mang tính chất là trình bày chứ không mang tính xử sự chung và báo cáo cũng không chứa đựng các quy tắc bắt buộc và không có kèm theo chế tài xử phạt.
– Đặc điểm thứ ba đó là về lý do viết báo cáo: báo cáo được viết để thực hiện theo yêu cầu của công việc quản lý về những vấn đề, sự việc xảy ra mất thường và đột xuất. Bên cạnh đó thì báo cáo cũng có thể là được viết theo định kỳ, một số công việc thì luôn yêu cầu phải viết báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, quý và năm.
Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin và là căn cứ để mà cơ quan cấp trên họ ra quyết định quản lý. Báo cáo là một văn bản thông thường nhưng có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết định của chủ thể quản lý. Báo cáo sẽ sơ kết và tổng kết các công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành có thể tổng kết vấn đề và có thể đưa ra những quyết định quản lý chính xác
Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên. Bởi đây là văn bản có tính chất là loại văn bản mô tả sự việc, do đó nội dung báo cáo phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu, khuyết điểm…. Khi đọc được báo cáo thì cơ quan cấp trên họ sẽ xem các báo cáo để nắm bắt được các sự việc, tiến trình của công việc. Thông qua báo cáo thì cấp trên có thể nắm bắt đưa ra những lời khuyên giải pháp cho việc thực hiện công việc.
Phân loại văn bản báo cáo
Tùy thuôc vào những tiêu chí khác nhau mà báo cáo có thể phân chia thành các loại khác nhau.
– Nếu căn cứ vào nội dung báo áo thì báo cáo có thể chia thành báo cáo chung và báo cáo chuyên đề.
Báo cáo chung là báo cáo nhiều vấn đề, nhiểu mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan tổ chức. Mỗi vấn đề sẽ được liệt kê cụ thể.
Báo cáo chuyên đề: báo cáo chuyên đề chính là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ một vấn đề quan trọng. Các vấn đề khác không được đề cập, nếu có đề cập thì cũng chỉ là những nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo.
– Nếu căn cứ bào tính ổn dịnh của quá trình ban hành báo cáo thì có thể chia báo cáo thành báo cáo thường kỳ và báo cáo đột xuất.
Báo cáo thường kì là báo cáo được viết sau mỗi kỳ quy định, có thể là báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay là hàng năm.
Báo cáo đột xuất : Như tên của nó thì báo cáo này được viết khi mà có xảy ra những biến động thất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế, chính trị xã hội. Thông qua báo cáo đột xuất để nắm bắt được những thông tin sự việc một cách cụ thể và nhanh chóng nhất có thể.
– Nếu căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc thì có thể chia thành báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết.
Báo cáo sơ kết là báo cáo về công việc đang còn được tiếp tục thực hiện, Dù ở quá trình nào đi chăng nữa thì các hoạt động thực hiện cũng sẽ có những phát sinh, những vấn đề cần phải báo cáo. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp thời và thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới .
Báo cáo tổng kết thường gắn vào một thời gian nhất định thông thường thì là 1 năm, 5 ănm, 10 năm…Nội dung báo cáo tổng kết là báo tất cả những vấn đề của cơ quan tổ chức thực hiện trong một năm.
Vài trò, mục đích và ý nghĩa của văn bản báo cáo
Báo cáo được sử dụng một cách khá phổ biến, và nó có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong đời sống. Như chúng ta đã biết thì báo cáo chính là trình bày về một vấn đề nào đó. Do đó thông qua báo cáo thì cơ quan cấp trên họ sẽ nắm bắt được tình hình công việc từ khái quát đến cụ thể từ đó có thể quản lý tiến trình hoàn thành công việc của cấp dưới từ đó có thể đôn đốc và quản lý công việc .
Đối với cấp dưới thì thông qua báo cáo có thể khái quát lại công việc một lần nữa và có thể nắm bắt lại nội dung từ đó nắm rõ hơn về tình hình công việc mà mình được giao
Ví dụ như trong báo cáo tài chính thì doanh nghiệp có thể thông qua báo cáo có thể đánh giá tổng quát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian qua, dựa vào đó mà phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ quan trọng để đề ra chính sách quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc là đầu tư của chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì những người đầu tư đọc báo cáo tài chính họ sẽ nắm được tình trạng của doanh nghiệp, qua những số liệu về tài sản, lưu chuyển vốn cổ đông sẽ biết lúc nào can thiệp vào thì hiệu quả, nhằm nâng cao giá trị của công ty.
Mục đích của báo cáo là trình bày lại công việc để cơ quan cấp trên họ có thể nắm được công việc và có thể đưa ra những quyết định phù hợp và kịp thời. Để công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất có thể.
Quy định về báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.
Quy định về nguyên tắc chung về việc ban hành chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước được quy định tại điều 5 của nghị định 09/2019/ N Đ-CP bao gồm các nguyên tắc sau:
Một là bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền; đồng thời phục vụ chính phủ, thủ tướng chỉnh phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chinh phủ, ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hện chế độ báo cáo đối với Quốc hội, ủy ban thường vụ Quốc hội và hội đồng nhân dân cùng cấp.
Hai là nội dung chế độ báo cáo phù hợp với quy định tại các văn bản do Quốc hội, ủy ban thường vụ Quốc hội, hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan, người có thẩm quyền thuộc hệ thống hành chính nhà nước ban hành.
Ba là chế độ báo cáo chỉ được ban hành khi thật sự cần thiết để phục vụ mục tiêu quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền.
Bốn là chế độ báo cáo phải phù hợp về thẩm quyền ban hành và đối tượng yêu cầu báo cáo, bảo đảm rõ ràng, thống nhất, đồng bộ, khả thi và không trùng lặp với chế độ báo cáo khác. Giảm tối đa yêu cầu về tần suất báo cáo nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực trong thực hiện chế độ báo cáo.
Năm là các số liệu yêu cầu báo cáo phải đồng bộ, thống nhất về khái niệm, phương pháp tính và đơn vị tính để đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và chia sẻ thông tin báo cáo.
Sáu là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo, chuyển dần từ báo cáo bằng văn bản sang báo cáo điện tử, tăng cường kỷ luật, kỳ cương trong thực hiện chế độ báo cáo và công tác phối hợp, chia sẻ thông tin báo cáo.
Về thẩm quyền ban hành chế độ báo cáo của các cơ quan hành chính nhà nước. Thì căn cứ vào điều 6 thì thẩm quyền ban hành chế đố báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước như sau
– Thứ nhất là chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành chế độ báo cáo định kỳ, chuyên đề, đột xuất yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp và tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện trong phạm vi cả nước.
– Thứ hai là Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành chế độ báo cáo định kỳ, chuyên đề, đột xuất thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý yêu cầu các bộ, cơ quan ngàng bộ , cơ quan thuộc chính phủ, ủy ban nhân dân các cấp và tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện trong phạm vi cả nước.
– Thứ ba là cơ quan thuộc chính phủ ban hành chế độ báo cáo chuyên đề, đột xuất yêu cầu các cơ quan tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện trong phạm vi cả nước để thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan thuộc Chính Phủ theo quy định của pháp luật. Đối với chế độ báo cáo định kỳ, cơ quan thuộc chính phủ xây dựng trình bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành.
– Thứ tư là ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành chế độ báo cáo định kỳ, chuyên đề đột xuất yêu cầu các cơ quan hành chính nhà nước cấp dưới và tổ chức, cá nhân có liên quan trong phạm vi địa bàn quản lý của cấp tỉnh thực hiện
– Thứ năm là ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương ban hành chế độ báo cáo chuyên đề, đột xuất yêu cầu các cơ quan hành chính nhà nước cấp dưới và tổ chức, cá nhân có liên quan trong phạm vi địa bàn quản lý của cấp huyện thực hiện
– Thứ sáu là ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn ban hành chế độ báo cáo đột xuất yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan trong phạm vi địa bàn quản lý của cấp xã thực hiện
– Thứ bảy là chủ tịch ủy ban nhân dân các cấp ban hành chế độ báo cáo đột xuất yêu cầu các cơ quan hành chính mà nhà nước cấp dưới và tổ chức, cá nhân có liên quan trong phạm vi địa bàn quản lý thực hiện.
Nếu các bạn có những vấn đề thắc mắc có liên quan đến văn bản báo cáo thì các bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
