Văn phòng công chứng được hoạt động dưới sự cho phép của các cơ quan thẩm quyền nhà nước, cho phép hoạt động trong lĩnh vực công chứng. Là một trong các đơn vị, tổ chức công hoạt động nhằm giúp đỡ cho các cơ quan nhà nước trong việc xử lý các vấn đề hành chính.
Văn phòng công chứng hoạt động dựa trên các nguyên tắc, chế định được quy định cụ thể, rõ ràng trong luật công chứng; kết hợp với các văn bản quy phạm pháp luật đi kèm; giúp nêu rõ các quyền hạn và chế tài xử lý đối với các trường hợp vi phạm. Vậy hiện nay văn phòng công chứng có được chứng thực không?
Chứng thực là gì?
Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về định nghĩa chứng thực là gì? Do vậy, trên thực tế rất nhiều người có sự nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, thường gọi chung là công chứng mà không biết rằng đây là hai định nghĩa khác nhau hoàn toàn.
Dưới góc độ pháp lý, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…
Các văn bản pháp luật hiện hành chỉ có quy định về khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Chức năng của các văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng có chức năng thực hiện việc xác nhận, chứng thực tính chính xác, hợp pháp của các loại giấy tờ, các hợp đồng mua bán, hợp đồng giao dịch dân sự. Một số loại giấy tờ thường được công chứng tại văn phòng công chứng như: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học văn phòng. Tuy nhiên, một số loại giấy tờ như: Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh,… Bạn cần mang đến các UBND quận huyện nơi bạn đang sinh sống để xin xác nhận.
Các hồ sơ, giấy tờ hay hợp đồng là các văn bản hợp pháp, được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật, không vi phạm các vấn đề về đạo đức; tất cả các cá nhân có quyền lợi ảnh hưởng đều biết rõ về việc công chứng và hoàn toàn tự nguyện.
Ngoài việc xác nhận tính chính xác của các loại giấy tờ và hợp đồng, văn phòng công chứng còn có chức năng bảo mật hoàn toàn thông tin cho các bên tham gia ký kết hợp đồng theo yêu cầu của các cá nhân.
Việc đảm bảo các cá nhân có quyền lợi liên quan đều nắm rõ được thời gian công chứng, giúp cho việc công chứng diễn ra minh bạch, chính xác, giảm thiểu các vấn đề về tranh chấp xuống mức tối ưu; giúp các văn phòng hoạt động một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ và quyền hạn của các văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng hoạt động trong phạm vi quyền hạn và thực hiện các nhiệm vụ được nhà nước yêu cầu như sau:
Các văn phòng công chứng có quyền tiến hành công chứng các văn bản, giấy tờ, các hợp đồng trao đổi mua bán theo quy định của luật công chứng: các hợp đồng trao tặng quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng ủy quyền; di chúc; giấy ủy quyền; hợp đồng thế chấp nhà đất, căn hộ, đất ở; giấy từ chối nhận tài sản; giấy chứng thực đã nhận tài sản; công chứng các giấy tờ có giá trị như chứng chỉ,…
Áp dụng theo quy định tại điều 122, luật nhà ở, khoản 1 và điều 459 của bộ luật dân sự 2015, công chứng các hợp đồng bất động sản, nhà ở được trao tặng (không tính nhà tình thương, tình nghĩa), dựa trên các văn bản, hợp đồng gốc (viết tay hoặc đánh máy).
Áp dụng theo quy định tại điểm A, khoản 3, điều 167 của luật đất đai 2013, công chứng các hợp đồng trao tặng quyền sử dụng đất đai.
Áp dụng theo quy định tại khoản 5, điều 647 của bộ luật dân sự 2015, công chứng các bản di chúc (bản thừa kế) bằng tiếng nước ngoài.
Hay áp dụng theo quy định tại khoản 2, điều 48 của bộ luật dân sự năm 2015, công chứng về người giám hộ bắt buộc.
Thứ hai, công chứng cho các hợp đồng mua bán, hợp đồng giao dịch cho các bên có liên quan (một cách chủ động và tự nguyện).
Các giấy tờ chỉ được công chứng sau khi được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiến hành việc kiểm tra, đánh giá và thẩm định dựa trên bản gốc (bản chính); các giấy tờ bản sao có công chứng sẽ có giá trị như một bản gốc.
Phối hợp với các cơ quan đơn vị nhà nước – Sở tư pháp trong việc quản lý số lượng và chất lượng các văn phòng công chứng tại mỗi địa phương và trên toàn tỉnh. Báo cáo các chương trình kế hoạch công tác hàng năm, kế hoạch về doanh thu và chi phí theo quy định của nhà nước.
Thủ tục chứng thực chữ ký được quy định như thế nào?
Theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực chữ ký như sau:
(1) Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
(2) Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
(3) Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
(4) Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Văn phòng công chứng có được chứng thực sơ yếu lý lịch không?
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng trong các trường hợp sau:
(1) Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
(2) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các điểm c, d và đ khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
(3) Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
(4) Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại điểm a khoản 1, điểm b khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
(5) Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
(6) Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về câu hỏi văn phòng công chứng có được chứng thực không? Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
