Bản sao có chứng thực

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính nhà nước hiện nay việc “phải xin cấp bản sao” để cung cấp cho các cơ quan chức năng là yêu cầu bắt buộc của khá nhiều thủ tục hành chính. Vậy, bản sao là gì ? Giá trị, tác dụng và thời hạn sử dụng của bản sao ? bản sao có chứng thực ? và các vấn đề khác liên quan sẽ được luật sư tư vấn, phân tích cụ thể trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Khái niệm về bản sao ?

Bản sao là bản ghi chép, thể hiện một cách nguyên văn, đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính hay bản gốc hay phần cần sao và được trình bày theo thể thức quy định.

Bản sao phải được thực hiện từ bản chính hoặc bản sao y bản chính, ghi rõ ngày, tháng, năm và phải được cá nhân, cơ quan có thẩm quyền kí chứng thực xác nhận, ví dụ như bản sao bìa hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh,…

Thẩm quyền cấp bản sao:

1) Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và có lưu trữ bản chính có thẩm quyền cấp bản sao;

2) Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền công chứng, chứng thực cấp bản sao cho cá nhân, tổ chức có bản chính trình cấp.

Bản sao có thể là:

1) Bản sao y bản chính với nội dung y bản chính được thực hiện từ bản chính;

2) Bản trích sao là bản có nội dung thể hiện một phần nội dung của văn bản chính, được thực hiện từ bản chính;

3) Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản nhưng được thực hiện từ bản sao y bản chính.

Giá trị pháp lý của bản sao là gì ?

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao như sau:

“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.…”

Như vậy, có nhiều bản sao có thể hình thành từ một bản chính (bằng cách chụp lại, phô tô, scan,..) song chỉ những bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính (sau đây gọi chung là bản sao hợp lệ) là có giá trị sử dụng thay cho bản chính.

Bản sao có hiệu lực trong thời hạn bao lâu ?

Pháp luật Việt Nam hiện nay không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn. Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng.

Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả.

Như vậy, các quy định của pháp luật hiện hành về bản sao giấy tờ vẫn còn điểm bất cập, cần được sửa chữa, bổ sung để hoàn thiện hơn.

Bản chính, bản sao và chứng thực bản sao từ bản chính:

Theo khoản 2, 5, 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định bản chính, bản sao và chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

– Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính:

Theo quy định tại Điều 7, Điều 21 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ và Điều 2 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

– Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải được bảo đảm ngay trong ngày.

 – Trường hợp tiếp nhận chứng thực bản sao từ bản chính sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

– Trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ được kéo dài thời hạn thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Các bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

Theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ và Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định các bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm có:

– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trừ trường hợp các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính cụ thể sau:

– Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính:

+ Phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

+ Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định pháp luật, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

+ Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

– Trách nhiệm người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính.

+ Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

+ Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Bản sao chứng thực có khác bản sao từ bản gốc ?

Có thể so sánh hai khái niệm này dưới các tiêu chí sau:

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về bản sao có chứng thực Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.