Hiện nay, nhu cầu công chứng của người dân ngày càng tăng cao, các văn phòng công chứng luôn trong tình trạng quá tải hồ sơ. Vì vậy, việc thành lập văn phòng công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết tình trang quá tải hồ sơ là điều hết sức cần thiết. Vậy bạn đã biết được những điều nào cho phép thành lập văn phòng công chứng chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết dưới đây nhé! Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn phòng công chứng tô hiến thành ngay sau đây.
Khái niệm công chứng, chứng thực là gì?
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Căn cứ theo khoản 8 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
– Có 4 hoạt động chứng thực sau:
+ Cấp bản sao từ sổ gốc
+ Chứng thực bản sao từ bản chính
+ Chứng thực chữ ký
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch
Hình thức văn bản công chứng và chứng thực tại phòng công chứng tô hiến thành
Khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng
Hình thức của văn bản công chứng là những hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận.
Khoản 8 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Hình thức của văn bản chứng thực là những giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
Đặc điểm của công chứng và chứng thực tại phòng công chứng tô hiến thành
– Công chứng là hành vi của Công chứng viên.
– Là việc chứng nhận các hợp đồng, lập hợp đồng giao dịch (đây là nội dung giúp phân biệt công chứng với các hoạt động hành chính khác).
– Có giá trị chứng cứ, giá trị thực hiện (vì nó được công chứng viên xác nhận, có tính hợp pháp).
– Được nhà nước thực hiện quản lý.
– Phạm vi công chứng là những giao dịch, những hợp đồng bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật cũng như các giao dịch khác theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức mà không trái với quy định của pháp luật.
– Đảm bảo tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch.
Đặc điểm của chứng thực
– Chứng thực là hành vi của Công chứng viên hoặc Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Là hoạt động thường xuyên gắn liền với đời sống của con người.
– Chứng thực, xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật, đúng với thực tế.
– Xác thực tính chính xác, tính có thật của tất cả các văn bản, sự kiện pháp lý.
– Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung.
Quy định về công chứng, chứng thực hợp đồng bảo đảm tại phòng công chứng tô hiến thành
Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định, trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó. Hiện nay theo quy định của pháp luật, một số hợp đồng bắt buộc phải công chứng, chứng thực như hợp đồng mua bán nhà ồ giữa cá nhân với nhau, hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, thế chấp nhà ở.
Khi đó, dù hợp đồng thế chấp đã được xác lập hoàn toàn đúng về nội dung và hình thức, nhưng không được công chứng, chứng thực thì cũng sẽ bị vô hiệu.
Đối với các giao dịch nói chung, nếu các bên đã thực hiện được 2/3 hợp đồng hoặc chưa thực hiện được 2/3 hợp đồng, nhưng đã quá 2 năm, thì cũng vẫn được công nhận hiệu lực1.
Tuy nhiên, riêng đối với các hợp đồng bảo đảm như hợp đồng thế chấp nhà ở, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất mà không làm bằng văn bản hoặc chưa được cồng chứng, chứng thực thì chưa biết xác định thế nào là đã thực hiện được 2/3 hợp đồng.
Vì vậy, trong lúc chưa có văn bản hưổng dẫn hay án lệ giải thích về việc này thì cần phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về việc bắt buộc phải lập thành văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực để tránh hợp đồng bảo đảm bị vô hiệu.
Công chứng hợp đồng bảo đảm là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng.
Chứng thực hợp đồng bảo đảm là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng.
Hầu hết, thủ tục công chứng của các nước cũng chỉ là việc yêu cầu về hình thức giông như chứng thực, chứ không yêu cầu về nội dung với “tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng” như quy định của Việt Nam.
Giai đoạn trước năm 1990, gần như chưa có quy định của pháp luật về việc công chứng, chứng thực hợp đồng bảo đảm, vì chưa có quy định về giao dịch bảo đảm.
Thế chấp, cầm cố và bảo lãnh để thực hiện các hợp đồng kinh tê đều phải thực hiện việc công chứng
Giai đoạn từ năm 1990 đến năm 1999, việc thế chấp, cầm cố và bảo lãnh để thực hiện các hợp đồng kinh tê đều phải thực hiện việc công chứng hoặc xác nhận theo quy định sau:
Thứ nhất, việc thế chấp tài sản phải được làm thành văn bản riêng có sự xác nhận của cơ quan công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh (trường hợp không có cơ quan công chứng);
Thứ hai, việc cầm cố phải được làm thành văn bản riêng, có sự xác nhận của cơ quan công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh (trường hợp không có cơ quan công chứng);
Thứ ba, việc bảo lãnh tài sản phải được làm bằng văn bản có sự xác nhận về tài sản của Ngân hàng nơi người bảo lãnh giao dịch và cơ quan công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2006, pháp luật đã bỏ việc bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng cầm cố, thế chấp, bảo lãnh nói chung, trừ trường hợp có quy định bắt buộc.
Cũng trong giai đoạn này, việc thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất bắt buộc phải được đăng ký tại Úy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất (đốì với đất của hộ gia đình, cá nhân) hoặc xác nhận và đăng ký tại sở Địa chính (đối với đất của tổ chức).
Giai đoạn từ năm 2007 đến nay (2021, việc thế chấp nhà ở và quyền sử dụng đất bắt buộc đồng thời phải công chứng hoặc chứng thực và đăng ký thế chấp. Cụ thể, hợp đồng thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, đất. Ngoài ra, bên thế chấp còn phải bàn giao bản chính giấy chứng nhận bất động sản.
Giai đoạn từ năm 2008 đến 10/7/2018, hợp đồng thê chấp bất động sản trong khu công nghiệp, khu kinh tế được Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế xác nhận theo ủy quyền và hướng dẫn của các bộ, ngành, ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Mặc dù là bắt buộc phải làm, cùng nhau thỏa thuận loại trừ mọi giao dịch bảo đảm khác, nhưng lại bị quy định về quyền ưu tiên đăng ký thế chấp vô hiệu hoá. Như vậy là mấy thủ tục pháp lý bắt buộc, nhưng rồi lại xung đột nhau, nhất là trường hợp bên này công chứng đúng nhưng đăng ký thế chấp sai và bên kia thì đăng ký đúng, nhưng lại công chứng sai.
Vì vậy tốt nhất là bỏ một trong hai thủ tục bắt buộc, và đương nhiên là bỏ công chứng bắt buộc. Và thủ tục đăng ký thế chấp, dù tự nguyện hay bắt buộc cũng chỉ có giá trị pháp lý đối với người thứ ba. Thực chất việc đăng ký cầm cố, thế chấp và bảo lãnh cũng có ý nghĩa như một sự chứng thực hay công chứng về hình thức.
Thực hiện chứng thực tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Theo quy định tại khoản 1, 2, 5, 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu chứng thực được đề nghị chứng thực tại các cơ quan nhà nước như sau:
“1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà”.
Công chứng viên là ai?
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế – xã hội.
Tiêu chuẩn công chứng viên tại phòng công chứng tô hiến thành
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
– Có bằng cử nhân luật;
– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng;
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
Đào tạo nghề công chứng tại phòng công chứng tô hiến thành
Người có bằng cử nhân luật được tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trong thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng.
Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.
Lưu ý, các nội dung về cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng và việc công nhận tương đương đối với những người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài phải tuân thủ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
Miễn đào tạo nghề công chứng tại phòng công chứng tô hiến thành
Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng:
– Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;
– Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;
– Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;
– Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
Người được miễn đào tạo nghề công chứng nêu trên phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng.
Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng tô hiến thành của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
