Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế.
Cách thức thực hiện
|
Hình thức nộp |
Thời hạn giải quyết |
Phí, lệ phí |
Mô tả |
|
Trực tiếp |
Thời hạn thực hiện yêu cầu phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. |
Phí: Đồng Phí: USD |
Thành phần hồ sơ
Bao gồm
|
Tên giấy tờ |
Mẫu đơn, tờ khai |
Số lượng |
|
Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện công việc, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. |
Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
Cơ quan thực hiện
Phòng Tư Pháp
Tổ chức hành nghề công chứng
Cơ quan đại diện có thẩm quyền
Yêu cầu, điều kiện thực hiện
Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.
+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Công chứng là gì?
Theo khoản 1 Điều 2, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị pháp lý của văn bản công chứng, cụ thể:
Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Như vậy, văn bản công chứng là một chứng cứ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các chủ thể, phòng ngừa tranh chấp, là bằng chứng xác thực, có giá trị sử dụng như bản gốc.
Thủ tục công chứng
Điều 40 Luật Công chứng 2014, thủ tục công chứng được tiến hành theo các bước sau:
– Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu cần công chứng với Công chứng viên hoặc chuyên viên văn phòng công chứng.
– Bước 2: Kiểm tra số lượng và tính pháp lý giấy tờ trong hồ sơ
Trường hợp 1: Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật thì thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. Người tiếp nhận hồ sơ thông báo cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ.
Trường hợp 2: Trường hợp hồ sơ thiếu, người tiếp nhận thông báo các giấy tờ cần hoàn thiện.
Trường hợp 3: Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì từ chối tiếp nhận và giải thích lý do.
– Bước 3: Giải quyết yêu cầu công chứng
– Bước 4: Ghi lời chứng và ký
Người có yêu cầu đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
– Bước 5: Thu phí, đóng dấu và trả kết quả cho khách hàng
Thư ký viết thông báo phí công chứng và thù lao công chứng. Khi nhận được phí và thù lao, kế toán viết phiếu và chuyển cho khách hàng.
Văn thư ghi số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng.
Thời hạn công chứng: Không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Xử lý vi phạm về công chứng
Luật Công chứng 2014 nhấn mạnh trường hợp công chứng viên vi phạm quy định về công chứng thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Đối với tổ chức hành nghề công chứng vi phạm thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường.
Cụ thể, phạt tiền từ 40 triệu đồng – 60 triệu đồng đối với tổ chức không đủ điều kiện hành nghề công chứng mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào (khoản 6 Điều 15 Nghị định 110/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 67/2015/NĐ-CP)
Một số vi phạm thường gặp và mức xử phạt cần biết, cụ thể:
– Không niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng và nguyên tắc tính chi phí khác tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phạt tiền từ 01- 02 triệu đồng;
– Thu thù lao công chứng cao hơn mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và mức thù lao đã niêm yết; thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận phạt từ 03 – 07 triệu đồng;
– Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng đối với hành vi làm giả quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động…
Ngoài việc bị phạt tiền, cá nhân, tổ chức vi phạm còn bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm; hủy bỏ giấy tờ giả đã tạo.
Đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2021/TT-BTP, tổ chức hành nghề công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên của tổ chức mình đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên.
– Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên.
– 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ.
– Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương (trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên thì nộp giấy tờ chứng minh là hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam).
– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.
– Quyết định thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, quyết định miễn nhiệm Thừa phát lại, giấy tờ chứng minh đã chấm dứt công việc thường xuyên khác; giấy tờ chứng minh đã được Sở Tư pháp xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó hoặc văn bản cam kết chưa đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định, Sở Tư pháp gửi quyết định cho người được đăng ký hành nghề và tổ chức hành nghề công chứng đã nộp hồ sơ đề nghị đăng ký hành nghề, đồng thời đăng tải trên phần mềm quản lý công chứng của Bộ Tư pháp và Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp thông tin về họ, tên của công chứng viên, số và ngày cấp Thẻ công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên hành nghề.
Lưu ý, công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được Sở Tư pháp đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Sau khi được đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, công chứng viên không được làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác; không được giữ chức danh lãnh đạo các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp hoặc tham gia các công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính.
Trên đây là bài viết tư vấn về chứng thực của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
