Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh cao như hiện nay, các công ty muốn mở rộng thị trường kinh doanh, gắn kết mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng để nâng cao hoạt động kinh doanh của mình. Về mặt bán hàng, các công ty thường thành lập văn phòng đại diện. Nhiều người thắc mắc về là văn phòng đại diện có mã số thuế thuế không? Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc nội dung liên quan đến câu hỏi Văn phòng đại diện có mã số thuế không? Hãy tham khảo bài viết Luật Trần và Liên Danh dưới đây.
Quy định về đăng ký mã số thuế
Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC thì mã số thuế được cấp như sau:
“c) Mã số thuế 13 số (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 N11N12N13) được cấp cho:
– Các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế;”
Căn cứ vào quy định trên thì văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký mã số thuế, việc đăng ký mã số thuế được thực hiện theo quy định tại thông tư 80/2012/TT-BTC.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo khoản 2 điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Trong xu thế của nền kinh tế thị trường phát triển và cạnh tranh như ngày nay, các doanh nghiệp thường có xu hướng thành lập văn phòng đại diện với mục đích có một đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp trong việc đẩy mạnh mối quan hệ gắn kết với khách hàng, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tới khách hàng.
Theo khái niệm trên ta có thể thấy văn phòng đại diện là đơn vị hoạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp. Do đó văn phòng đại diên không có tư cách pháp nhân. Bởi tư cách pháp nhân theo quy định của bộ luật dân sự tại điều 74 một tổ chức được công nhận là có tư cách pháp nhân khi đủ 4 điều kiện sau:
“a) Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan;
b) Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật này;
c) Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;
d) Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.”
Văn phòng đại diện có chức năng là đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có chức năng thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mà thường sẽ thực hiện các hoạt động như quảng bá, marketing, tiếp thị cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động phát hành và sử dụng hóa đơn, do văn phòng đại diện không thực hiện chức năng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Tên văn phòng đại diện
Theo Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020 tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:
“Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.”
Mã số thuế là gì?
Theo Điều 4 thông tư 96/2016 quy định:
“1. Mã số thuế là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế (bao gồm cả người nộp thuế có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu) và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.
Mã số thuế được cấu trúc như sau:
N1N2 N3N4N5N6N7N8N9 N10 – N11N12N13
Trong đó:
Hai chữ số đầu N1N2 là số phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định theo danh Mục mã phân Khoảng tỉnh (đối với mã số thuế cấp cho người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, nhóm cá nhân và cá nhân kinh doanh) hoặc số không phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế (đối với mã số thuế cấp cho các cá nhân khác).
Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong Khoảng từ 0000001 đến 9999999. Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.
Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.
Dấu gạch ngang là ký tự để phân tách nhóm 10 số đầu và nhóm 3 số cuối.”
Văn phòng đại diện có mã số thuế không theo quy định mới?
Theo quy định của pháp luật tại thông tư 96/2016 – BTC thì văn phòng đại diện phải có mã số thuế. Mã số thuế của văn phòng đại diện dùng để nộp 2 loại thuế đó là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân, cụ thể như sau:
Thứ nhất: Thuế môn bài
Theo quy định tại điều 2 nghị định 139/2016/NĐ-CP thì người nộp lệ phí môn bài bao gồm:
“1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.
Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).
Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.”
Theo quy định trên văn phòng đại diện phải có nghĩa vụ nộp thuế môn bài.
Thứ hai: Thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ luật thuế thu nhập cá nhân hiện hành: Đối tượng phải nộp thuế TNCN là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.
Cùng với đó, thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Và đơn vị trực tiếp chi trả thu nhập phải thực hiện khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động. Do đó, văn phòng đại diện là tổ chức trực tiếp chi trả thu nhập nên có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân.
Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện mới
Mã số thuế 13 số của các chi nhánh, văn phòng đại diện cần phải được kích hoạt trước khi có thông báo hoạt động. Theo đó, quy trình đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện theo Thông tư 95/2016/TT-BTC cụ thể như sau:
Bước 1: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế
Các công ty, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính.
Hồ sơ đăng ký thuế bao gồm các giấy tờ sau:
Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT được ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế.
Bản sao Giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền:
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện có mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp là mã số thuế 13 số ở trạng thái T (đối với trường hợp 1).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện được cấp trước ngày 01/11/2015 (đối với trường hợp 2).
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ (nếu có).
Cách kê khai hồ sơ đăng ký mã số thuế:
Theo quy định tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai đầy đủ mọi chỉ tiêu trên tờ khai 02/ĐK-TCT. Trong đó, ngoại trừ chỉ tiêu 4 (để trống, không kê khai) và kê khai các chỉ tiêu 5a, 5b, 5c cụ thể như sau:
Chỉ tiêu 5a “Số giấy phép”: Đối với trường hợp 1, doanh nghiệp kê khai mã số thuế 13 số. Còn trường hợp 2 sẽ kê khai mã số đăng ký kinh doanh trên Giấy chứng nhận, mã số này không phải là mã số thuế.
Chỉ tiêu 5b “ngày cấp”: Doanh nghiệp kê khai ngày cấp lần đầu trên Giấy chứng nhận (trường hợp 1) và ngày cấp này phải trước ngày 01/11/2015 (đối với trường hợp 2).
Chỉ tiêu 5c “cơ quan cấp”: Doanh nghiệp kê khai tên cơ quan đăng ký kinh doanh trên Giấy chứng nhận.
Bước 2: Cơ quan Thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Đối với các trường hợp 1, cơ quan Thuế sử dụng chức năng 2.1.11 “Nhập TK 02/ĐK-TCT hỗ trợ xử lý dữ liệu lịch sử” để cập nhật thông tin đăng ký thuế và cấp mã số thuế 13 ở trạng thái T cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Các trường hợp 2 sẽ được cấp mã số thuế 13 cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp theo quy tắc max+1.
Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính: Kể từ lúc nhận đầy đủ mọi hồ sơ hợp lệ trong khoảng thời gian không quá 3 ngày, cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ tiến hành cấp mã số thuế (13 số) cho văn phòng đại diện trực thuộc của doanh nghiệp có yêu cầu.
Sau khi được cấp mã số thuế, văn phòng đại diện phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và các quyền, nghĩa vụ khác theo đúng quy định của pháp luật.
Lưu ý: Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp chính thức là đơn vị quản lý của văn phòng đại diện. Do đó cần phải thực hiện các thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý nơi văn phòng đại diện đặt làm trụ sở. Nếu quá thời hạn trên mà không triển khai thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính về việc chậm đăng ký thuế theo quy định của pháp luật.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thắc mắc văn phòng đại diện có mã số thuế không? Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
