Sao lục là gì

Sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng ký kết hôn…trong thực tế các cơ quan hành chính thường thực hiện rất nhiều. Bên cạnh hoạt động sao lục thì sao y và trích sao cũng là những hoạt động được thực hiện khá thường xuyên. Tên gọi của ba hoạt động này cũng có thể rất dễ dẫn đến nhầm lẫn. Vì vậy, thông qua bài viết này, Công ty Luật Trần và Liên Danh sẽ giúp người đọc hiểu rõ sao lục là gì đồng thời chỉ ra những điểm khác biệt để phân biệt sao lục, sao y và trích sao.

Nội dung chính bài viết

Sao lục là gì?

Sao lục là gì? Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành. Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Trên thực tế, các cơ quan hành chính nhà nước thường thực hiện rất nhiều hoạt động liên quan đến sao lục như sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định…

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bản sao y hẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định.

Chính vì vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lục” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” đã được công nhận hợp lệ.

Các ví dụ điển hình về hành vĩ sao lục là sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định…

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bắn sao y bẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định. Như vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lực” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” đã được công nhận hợp lệ.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, thì thể thức “bản sao lục” được xác định như sau: ghi rõ hình thức sao lục; ghi rõ tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, kí hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm thực hiện việc sao lục; chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận “bản sao lục” được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật thì có giá trị pháp lí như “bản chính”.

Sao y là gì?

Để xem xét về sự khác nhau giữa sao y và sao lục, chúng ta cũng cần phải nắm rõ khái niệm cũng như những đặc điểm cơ bản của hoạt động sao y.

Sao y là việc chủ thể có thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. Chúng ta vẫn thường hay nghe đến cụm từ “sao y bản chính” nhiều hơn cụm từ “sao y”. Tuy nhiên, cụm từ “sao y” mới là thuật ngữ được sử dụng trong văn bản pháp lý.

Bản sao y là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động. Khác với bản sao lục, bản sao y phải được sao y từ chính bản chính/bản gốc.

Vì bản sao y phải được công chứng, chứng thực nên pháp luật có quy định những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:

– Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

– UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);

– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.

Trích sao là gì?

Trích sao là sao lại chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Các loại bản sao, sao lục là gì?

Bản sao sang định dạng giấy:

– Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, thì thể thức “bản sao lục” định dạng giấy được xác định như sau:

+ Hình thức sao: “SAO LỤC”.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Địa danh và thời gian sao văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

+ Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Nơi nhận.

– Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

+ Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

+ Các cụm từ “SAO LỤC” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn như với văn bản hành chính.

Bản sao sang định dạng điện tử

– Hình thức sao: “SAO LỤC”

– Tiêu chuẩn của văn bản số hóa:

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

+ Ảnh màu.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

+ Tỷ lệ số hóa: 100%.

– Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử:

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Sao lục tiếng Anh là gì, sao lục là gì?

Sao lục trong tiếng Anh là “Exemplify”.

Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Thẩm quyền sao văn bản

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Hình thức bản sao lục, sao lục là gì?

– Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

– Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

Phân biệt sao y, sao lục và trích sao

Nếu đọc lướt qua, chúng ta có thể nhận thấy rằng bản chất của sao y, sao lục và trích sao tương tự nhau, đều tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung như bản gốc. Tuy nhiên, giữa sao y, sao lục và trích sao vẫn có những đặc điểm khác biệt, sao lục là gì?

Về mặt khái niệm

Sao y là là bản sao đầy đủ nội dung của bản gốc hoặc bản chính; sao lục là bản sao đầy đủ nội dung của bản sao y và trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính của văn bản cần trích sao.

Có thể thấy, chỉ có hoạt động sao lục là không nhất thiết được thực hiện dựa trên bản gốc, mà chỉ cần có bản sao y thì có thể được thực hiện. Còn đối với bản sao y và bản trích sao thì đều phải xuất phát từ nội dung của bản chính/bản gốc.

Về hình thức

– Đối với sao y:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

– Đối với sao lục:

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

– Đối với trích sao:

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

Về cách thức thực hiện

– Đối với sao y:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy;

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy;

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

– Đối với sao lục: được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

+Đối với trích sao: được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Về yêu cầu công chứng, chứng thực

Pháp luật đã có những quy định nghiêm ngặt hơn đối với hoạt động sao y. Cụ thể rằng đối với bản sao y cần phải được công chứng, chứng thực. Việc yêu cầu công chứng, chứng thực bản sao y để làm tăng mức độ đảm bảo và giá trị pháp lý.

Cũng dễ hiểu khi bản sao lục lại không cần công chứng, chứng thực. Bởi lẽ, bản sao lục là bản sao thể hiện đầy đủ nội dung của bản sao y, mà bản sao y phải được công chứng, chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Vì vậy, để tránh rườm rà và phức tạp, giúp cho mọi người dễ dàng thực hiện nên pháp luật không quy định yêu cầu công chứng, chứng thực đối với bản sao lục.

Vì bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, nội dung văn bản cần trích sao. Mà việc trích sao phải được thực hiện từ nội dung của bản chính/bản gốc. Nên đối với việc trích sao, pháp luật cũng không quy định công chứng, chứng thực.