Chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán

Chứng thực là gì? Quy định của pháp luật về chứng thực nói chung và chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán nói riêng? Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực? Được phép sử dụng văn bản chứng thực khi nào? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực giấy tờ? Địa điểm và thời gian chứng thực?

Chứng thực là gì?

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể khái niệm chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, và giao dịch.

Hoạt động chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Đại sứ quán có thể chứng thực các việc sau:

– Chứng thực bản sao từ bản chính;

– Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đề nghị

chứng thực;

– Chứng thực chữ ký người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước

ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, văn bản thỏa thuận phân chia di

sản, văn bản khai nhận di sản là động sản, văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế

không làm thủ tục chứng thực mà làm thủ tục công chứng tại Đại sứ quán

(Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 và Luật Công chứng năm 2014).

Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong 4 trường

hợp sau:

(i) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật qui

định không được ủy quyền.

(ii) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp.

(iii) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa.

(iv) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã

hội.

Đối với việc ủy quyền không thuộc các trường hợp nêu trên thì phải lập thành

hợp đồng ủy quyền.

Chứng thực bản sao, chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán

Hồ sơ  chứng thực giấy tờ tại đại sứ quánbao gồm:

– Bản sao;

– Xuất trình bản chính để đối chiếu;

– Phong bì có dán sẵn tem và ghi địa chỉ người nhận trong trường hợp gửi hồ

sơ qua đường bưu điện;

– Lệ phí.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa

lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao (Điều 20.1 Nghị định

23/2015/NĐ-CP).

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không

đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích

động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch

sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá

nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công

chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu

của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Chứng thực chữ ký của người đề nghị chứng thực, chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán

Hồ sơ chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán bao gồm:

– 01 bản chụp hộ chiếu (trang nhân thân và trang có chữ ký);

– 01 bản chụp giấy phép cư trú tại Đức (nếu giấy phép cư trú được dán trong

hộ chiếu thì chụp trang hộ chiếu liên quan; nếu giấy phép cư trú là thẻ

nhựa thì chụp thẻ);

– Giấy tờ, văn bản có chữ ký của người đề nghị chứng thực, kèm theo 01 bản

chụp để lưu hồ sơ;

– Lệ phí.

Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

– Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

– Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

– Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định

của pháp luật;

– Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền.

Đại sứ quán không chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:

– Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận

thức và làm chủ được hành vi của mình.

– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình hộ chiếu không còn giá trị sử

dụng hoặc giả mạo.

– Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái

pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế

độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;

xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền

công dân.

– Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch.

Chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán

Phiên dịch tuyên thệ theo quy định của pháp luật Đức và đã đăng ký con dấu,

chữ ký mẫu và được chấp nhận đưa vào danh sách cộng tác viên dịch thuật

của Đại sứ quán có thể đề nghị chứng thực chữ ký của mình trong các giấy tờ,

văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Hồ sơ chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán bao gồm:

– Bản dịch kèm theo giấy tờ, văn bản cần dịch;

– Lệ phí.

Trường hợp giấy tờ, văn bản cần dịch do cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp,

công chứng, chứng nhận thì phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước khi

đề nghị chứng thực (Điều 32.5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Đại sứ quán không chứng thực chữ ký người dịch trong trường hợp giấy tờ,

văn bản cần dịch thuộc diện sau:

– Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

– Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

– Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc

không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

– Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền,

kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc

lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá

nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

– Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,

công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán

Theo Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính cụ thể sau:

– Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính:

+ Phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

+ Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định pháp luật, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

+ Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

– Trách nhiệm người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính.

+ Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

+ Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Trên đây là bài viết tư vấn về chứng thực giấy tờ tại đại sứ quán của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.