Doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có thể vì lý do cần mở rộng văn phòng, tìm được vị trí tốt hơn mà thay đổi địa chỉ công ty. Trong đó nếu trường hợp đổi địa chỉ công ty cùng quận thì cần làm những thủ tục gì ? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao và sau khi thay đổi địa chỉ trên giấy phép có cần thông báo cho thuế hay không?
Bài viết sau đây sẽ trình bày đầy đủ các thông tin cần thiết để các bạn hiểu rõ hơn về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận mà công ty Luật Trần và Liên Danh muốn gửi đến các bạn.
Căn cứ pháp lý
– Luật doanh nghiệp 2020
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
– Thông tư 01/2021/ TT–BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp
– Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp
– Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư
Khái niệm địa chỉ công ty
Theo quy định tại điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 thì Địa chỉ công ty là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ công ty được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Doanh nghiệp thành lập và hoạt động phải có trụ sở chính. Việc lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.
Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp.
Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.
Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư. Để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Các bước thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận trên giấy phép
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép
Hồ sơ gồm có:
– Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
– Quyết định thay đổi địa chỉ công ty.
– Biên bản họp của HĐTV / HĐQT nếu là công ty TNHH hai thành viên, hợp danh hay cổ phần.
– Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện nộp hồ sơ và nhận kết quả.
– Văn bản khác liên quan đến việc thay đổi địa chỉ.
Bước 2: Nộp hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Đến Sở Kế Hoạch và Đầu Tư và nộp hồ sơ trong Phòng đăng ký kinh doanh.
Nếu hồ sơ chuẩn bị đầy đủ đúng theo quy định thì sẽ được tiếp nhận và công ty sẽ nhận được Giấy hẹn trả kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Nhận kết quả thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Theo ngày hẹn trả kết quả mà đến để nhận kết quả tại Phòng đăng ký kinh doanh
– Nếu hồ sơ hoàn toàn hợp lệ công ty sẽ nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh mới.
– Ngược lại công ty sẽ nhận được văn bản trả lời lý do hồ sơ bị từ chối và cách bổ sung, sửa đổi để tiếp tục thực hiện hồ sơ.
Bước 4: Đăng bố cáo thay đổi
Việc đăng bố cáo thay đổi sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện bằng cách cập nhật thông tin mới nhất của công ty lên trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh ngay thời điểm có giấy phép kinh doanh mới.
Các thủ tục doanh nghiệp cần làm sau khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty.
Xử lý hoá đơn cũ sau khi thay đổi.
Doanh nghiệp khi có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh. Nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Mà vẫn còn hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Doanh nghiệp có thể xử lý theo 2 cách như sau:
Cách 1: Trường hợp doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ:
Trường hợp 1: Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy – Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:
⭆ Làm dấu có khắc tên mới và địa chỉ mới của công ty. Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
⭆ Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
⭆ Photo hóa đơn bắt đầu thay đổi rồi đóng dấu thông tin công ty mới vào bên phải những thông tin cũ.
⭆ Photo thông báo phát hành hóa đơn GTGT của các hóa đơn thay đổi.
Trường hợp 2: Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử
⭆ Gửi mẫu thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn mẫu TB04/AC.
⭆ Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử thay đổi thông tin trên hóa đơn chưa sử dụng sang thông tin mới. (In hóa đơn chứa thông tin mới gửi cho cơ quan thuế).
Cách 2: Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ mà chuyển sang sử dụng hóa đơn mới.
Trường hợp 1: Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy
⭆ Doanh nghiệp thực hiện hủy số hóa đơn cũ chưa sử dụng. Và làm thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý.
⭆ Liên hệ với nhà in đặt in quyển hóa đơn mới có chứa thông tin mới.
⭆ Làm thông báo phát hành hóa đơn đối với hóa đơn mới.
Trường hợp 2: Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử
⭆ Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử hủy số hóa đơn chưa sử dụng. Và làm t hông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý.
⭆ Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử phát hành hóa đơn mới. Và làm thông báo phát hành hóa đơn cho số hóa đơn mới.
Đổi địa chỉ công ty cùng quận có cần thông báo cho chi cục thuế không?
Nếu là trước kia sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh về đổi địa chỉ công ty cùng quận thì công ty còn phải thông báo cho Chi cục thuế quản lý biết để tránh hiểu nhầm công ty không hoạt động nữa khi có sự kiểm tra ở địa chỉ cũ của công ty.
Tuy nhiên hiện nay do có sự liên kết về hệ thống thông tin điện tử giữa Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư với Tổng cục thuế mà khi công ty có sự thay đổi thông tin trên giấy phép thì trên hệ thống quản lý của Chi cục thuế cũng sẽ cập nhật thông tin đó.
Vì vậy hiện nay khi đổi địa chỉ cùng quận công ty không cần thông báo cho Chi cục thuế quản lý nữa.
Một số lưu ý trong quá trình thay đổi đăng ký kinh doanh cùng quận
Lưu ý về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp:
Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
Lưu ý về hóa đơn khi thay đổi địa chỉ cùng quận
Do trên hóa đơn công ty có thể hiện thông tin gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty nên khi được cấp đăng ký kinh doanh mới thì phải lưu ý lúc này phải thay đổi thông tin hóa đơn, cụ thể:
Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đã in sẵn
Công ty khắc một con dấu có thông tin công ty, mã số thuế và địa chỉ mới;
Nộp qua mạng thông báo thay đổi thông tin hóa đơn;
Công ty phải xác định là Chi cục thuế đã chấp nhận thông báo thay đổi thông tin hóa đơn của mình thì mới sử dụng hóa đơn tiếp.
Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ cũ đã in sẵn.
Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo
Nộp qua mạng thông báo thay đổi thông tin hóa đơn;
Công ty phải xác định là Chi cục thuế đã chấp nhận thông báo thay đổi thông tin hóa đơn của mình thì mới sử dụng hóa đơn tiếp.
Chỉnh sửa tiêu thức địa chỉ trên phần mềm hoá đơn.
Trường hợp sử dụng hóa đơn mới
Nộp thông báo hủy hóa đơn tất cả số còn lại chưa sử dụng của hóa đơn cũ.
Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với mẫu hóa đơn mới.
Phải xác định là thông báo phát hành hóa đơn đã được Chi cục thuế chấp nhận thì xuất hóa đơn mới.
Lưu ý về các nội dung thay đổi trong hồ sơ
Công ty có thể thay đổi nhiều nội dung đăng ký kinh doanh cùng với hồ sơ thay đổi địa chỉ như thay đổi tên công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi ngành nghề kinh doanh, thay đổi thành viên góp vốn, …..
Lưu ý về hóa đơn sau khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Bởi vì trên hóa đơn công ty có thể hiện thông tin gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty nên khi công ty đổi địa chỉ – thay đổi giấy phép kinh doanh hoàn tất thì phải lưu ý lúc này hóa đơn không còn giá trị sử dụng nữa.
Để có thể sử dụng hóa đơn sau khi đổi địa chỉ công ty cùng quận thì cần phải thực hiện theo một trong hai cách sau:
Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ
Công ty phải làm một con dấu mã số thuế.
Đóng dấu mã số thuế lên trên 3 liên hóa đơn mẫu của hóa đơn cũ tại vị trí thông tin công ty.
Sau đó nộp qua mạng thông báo thay đổi thông tin hóa đơn kèm với bản chụp 3 liên hóa đơn mẫu như đã nói ở trên.
Công ty phải xác định là Chi cục thuế đã chấp nhận thông báo thay đổi thông tin hóa đơn của mình thi mới sử dụng hóa đơn được.
Trường hợp sử dụng hóa đơn mới
Nộp thông báo hủy hóa đơn tất cả số còn lại chưa sử dụng của hóa đơn cũ.
Sau đó đặt in hóa đơn mới.
Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với mẫu hóa đơn mới.
Phải xác định là thông báo phát hành hóa đơn đã được Chi cục thuế chấp nhận thì mới nên xuất hóa đơn.
Dịch vụ của Luật Trần và Liên Danh về thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận
Tư vấn các điều kiện và các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thay đổi địa chỉ kinh doanh;
Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ kinh doanh;
Tư vấn các thủ tục sau thay đổi địa chỉ kinh doanh.
Để được tư vấn pháp lý đồng bộ, hạn chế những vướng mắc cho doanh nghiệp, Qúy khách hàng vui lòng liên hệ Luật Trần và Liên Danh để được hỗ trợ nhanh, trọn gói các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.
Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận của Luật Trần và Liên Danh. Nếu có thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
