Trong quá trình duy trình hoạt động sản xuất và kinh doanh, có nhiều lí do dẫn đến việc công ty cổ phần thay đổi cổ đông sáng lập. Khi đó doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục gì đối với Sở kế hoạch và đầu tư? Đây cũng là vấn đề mà doanh nghiệp khá quan tâm hiện nay.
Chúng tôi xin tư vấn thủ tục thay đổi cổ đông sáng lập của công ty cổ phần qua bài viết sau.
Những điều cần lưu ý trước khi thực hiện thủ tục
Khác với thủ tục thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH MTV, việc thay đổi cổ đông sáng lập phải lưu ý các điểm sau:
Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra Quyết định (hoặc Nghị quyết) thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Việc đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập công ty cổ phần trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ thực hiện trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Sau thời hạn trên, Phòng Đăng ký kinh doanh không thực hiện việc đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập công ty cổ phần trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc thay đổi các thông tin về cổ đông của công ty được thể hiện tại Sổ đăng ký cổ đông của công ty.
Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập cũng tương tự như các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác. Soạn hồ sơ, nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Sau đó nhận kết quả đúng ngày trên Biên nhận hồ sơ. Quan trong nhất vẫn là việc chuẩn bị hồ sơ.
Cổ đông sáng lập là gì?
Cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần. Hiểu đơn giản hơn, cổ đông sáng lập chính là những người đầu tiên bỏ vốn ra để thành lập công ty.
Mỗi công ty cổ phần phải có tối thiểu 3 cổ đông sáng lập, ngoại trừ công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước hoặc từ công ty TNHH hoặc được chia, tách, hợp nhất, sáp nhập từ công ty cổ phần khác không nhất thiết phải có cổ đông sáng lập.
Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập xảy ra khi nào?
– Tại Điều 57 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 có nêu rõ về việc thay đổi thông cổ đông sáng lập như sau:
Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần chưa niêm yết:
Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.
Thanh toán cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký thành lập doanh nghiệp:
Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn.
Trường hợp sau thời hạn quy định tại khoản 1 Điều này, cổ đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì thực hiện theo quy định sau đây:
Cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua đương nhiên không còn là cổ đông của công ty và không được chuyển nhượng quyền mua cổ phần đó cho người khác;
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại khoản 1 Điều này, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này; đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập.
Tóm lại, đối với công ty cổ phần chưa niêm yết, trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Đăng ký kinh doanh, nếu cổ đông sáng lập không thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua, thì công ty phải thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký doanh.
Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập có phải thông báo với phòng đăng ký kinh doanh?
Tại Khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, có quy định như sau:
Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi một trong những nội dung sau đây:
Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết;
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Như vậy, đối với các công ty cổ phần chưa niêm yết, khi thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập, thì người đại diện theo pháp luật của công ty có trách nhiệm phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi.
Doanh nghiệp có thể sẽ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư nếu không thực hiện việc thông báo.
Hồ sơ thay đổi thông tin cổ đông sáng lập
Thành phần hồ sơ gồm có:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Danh sách cổ đông sáng lập (không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua);
Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện);
Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
Hồ sơ thay đổi thông tin cổ đông sáng lập
Hình thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp online tại Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Thời hạn giải quyết: 3 – 5 ngày làm việc.
Xử phạt vi phạm về việc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ Khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 30 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi thông tin cổ đông sáng lập, nếu doanh nghiệp không thông báo với Cơ quan Đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt như sau:
Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh các nội dung theo quy định đối với hành vi vi phạm tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều này.
Một số câu hỏi thường gặp về cổ đông sáng lập
Cổ đông sáng lập chuyển nhượng cổ phần có phải thông báo với Sở KH&ĐT?
Không. Chỉ duy nhất trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua khi thành lập công ty.
Thời hạn thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập?
Công ty cổ phần phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi thông tin cổ đông sáng lập.
Hồ sơ thay đổi thông tin cổ đông sáng lập gồm những gì?
Doanh nghiệp chuẩn bị 1 bộ hồ sơ gồm có:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, trong đó không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua.
Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập mà không thông báo có bị phạt không?
CÓ. Quá thời hạn quy định mà doanh nghiệp chưa thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập với Cơ quan đăng ký kinh doanh, thì tùy theo mức độ vi phạm doanh nghiệp sẽ có thể sẽ bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 – 5.000.000đ theo quy định tại Điều 30 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập có cần cấp lại Giấy phép kinh doanh không?
Không. Vì thông tin của công sáng lập không được ghi trên Giấy phép kinh doanh. Nên khi thực hiện thủ tục đăng ký thay thay đổi thông tin cổ đông sáng lập, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Cổ đông sáng lập thay đổi thông tin giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu có cần thay đổi thông tin?
Không cần, hiện tại chỉ duy nhất trường hợp cổ đông sáng lập không góp vốn mới có thể thay đổi thông tin
Luật không cho phép thay đổi thông tin cổ đông sáng lập nhưng doanh nghiệp vẫn có nhu cầu thay đổi thông tin thì làm như thế nào?
Luật chỉ quy định thay đổi thông tin CĐSL trong trường hợp không góp đủ vốn. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có thể thay đổi thông tin cổ đông sáng lập bằng cách chuyển đổi loại hình thành công ty TNHH sau đó chuyển đổi ngược lại thành công ty cổ phần.
Tuy nhiên, việc này chỉ là trên lý thuyết, thực tế doanh nghiệp không nên thực hiện vì điều này không có ý nghĩa về mặt thực tiễn. Ngoài ra, trong trường hợp thay đổi thông tin cổ đông dẫn tới thay đổi vốn điều lệ thì công ty thực hiện đồng thời cả thủ tục thay đổi vốn điều lệ của công ty.
Tại sao không thay đổi thông tin cổ đông sáng lập trong các trường hợp khác?
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 quy định: “Cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần”.
Do vậy, khi cổ đông sáng lập chuyển nhượng cổ phần thì sẽ không đủ điều kiện là cổ đông sáng lập theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020 do không “sở hữu ít nhất một cổ phần”.
Từ ngày 10/10/2018 việc thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập chỉ thực hiện còn 2 trường hợp: “trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua”.
Có thể thấy, theo quy định mới này khi các cổ đông sáng lập đã góp đủ vốn theo quy định thì sẽ được ghi nhận “mãi mãi” trong vòng đời của công ty cổ phần đó kể cả chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế.
Hy vọng những thông tin về thủ tục đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập của công ty cổ phần trên đây sẽ giúp ích cho Qúy khách hàng. Ngoài ra, để nhanh chóng và thuận tiện, Qúy khách có thể tham khảo dịch vụ Thay đổi đăng ký kinh doanh của Luật Trần và Liên Danh.
