Chứng thực văn bản tiếng nước ngoài

Chứng thực là một trong những công việc thực hiện rất thường xuyên trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính. Vậy khi cần chứng thực văn bản tiếng nước ngoài, người dân được thực hiện ở đâu? Hãy cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Chứng thực là gì?

Hiện nay, chưa có bất cứ văn bản quy phạm pháp luật nào định nghĩa rõ ràng về chứng thực. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách khái quát chung, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân, tổ chức liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bao gồm 04 loại:

– Cấp bản sao từ sổ gốc (chứng thực bản sao từ sổ gốc) là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc cấp bản sao căn cứ vào sổ gốc.

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.

Đặc điểm của chứng thực?

Có thể thấy pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm Chứng thực là gì? Quý khách hàng có thể hiểu chứng thực dựa trên góc độ pháp lý mà chúng tôi đã nêu ra ở phần trên để có sự phân biệt với Công chứng và thực hiện theo đúng quy định.

Vậy hoạt động chứng thực có những đặc điểm gì? Có thể điểm qua các đặc điểm như sau:

+ Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực;

+ Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.

Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.

+ Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn.

+ Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước.

Đối tượng chứng thực gồm những gì?

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, quy định các đối tượng chứng thực bao gồm:

+ Chứng thực bản sao từ sổ gốc hay còn gọi là cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang thực hiện quản lý hồ sơ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có nhu cầu. Bản sao khi được cấp từ sổ gốc phải đúng với nội dung được ghi trong sổ gốc.

+ Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực bản sao đúng với bản chính dựa trên căn cứ là bản chính của người có yêu cầu.

+ Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký trong các văn bản, tài liệu, giấy tờ là chữ ký của người có yêu cầu chứng thực.

+ Chứng thực các hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành thực hiện chứng thực về các nội dung như địa điểm, thời gian các bên đã giao kết hợp đồng; về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chứng thực chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên khi tham gia ký kết trong hợp đồng, giao dịch cần chứng thực.

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy tờ có tiếng nước ngoài?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015, Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi tắt là cơ quan đại diện) là các cơ quan có thẩm quyền chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Cụ thể:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các loại giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Ngoài ra, công chứng viên tại các Phòng/Văn phòng công chứng cũng được chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Tuy nhiên, khác với các cơ quan trên, công chứng viên lại không được chứng thực chữ ký của người dịch.

Đối với các văn bản chức thực, công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của Phòng/Văn phòng công chứng.

Phí chứng thực giấy tờ có tiếng nước ngoài là bao nhiêu?

Thủ tục chứng thực văn bản song ngữ, văn bản có tiếng nước ngoài

Việc chứng thực bản chính giấy tờ, văn bản của Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng tư pháp cấp huyện được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007/NĐ-CP như sau:

a) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.

b) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.

c) Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài… trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.

d) Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:

– Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

– Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

đ) Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chưa bố trí đủ cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã, cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã chưa được đào tạo trung cấp pháp lý hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã chưa trang bị máy photocopy để phục vụ công tác chứng thực thì Sở Tư pháp tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao thêm cho Phòng Tư pháp cấp huyện được chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 có hiệu lực từ ngày 05/3/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì Phòng tư pháp cấp huyện được bổ sung thẩm quyền chứng thực cụ thể như sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.

b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.

c) Chứng thực các việc quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

Như vậy, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP chỉ quy định bổ sung thẩm quyền chứng thực của Phòng công chứng cấp huyện; còn thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã vấn được thực hiện theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007/NĐ-CP.

Do đó, UBND cấp xã vẫn có thẩm quyền chứng thực văn bản, giấy tờ có tính chất song ngữ và cả những giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài…).

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về chứng thực văn bản tiếng nước ngoài Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.