Con dấu doanh nghiệp là vấn đề rất được các doanh nghiệp quan tâm, đăng kí con dấu cho doanh nghiệp phải thực hiện trên quy định của pháp luật và con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu. Vậy thủ tục đăng tải, đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử được hiểu như thế nào? Hãy cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Con dấu doanh nghiệp là gì ?
Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Con dấu của doanh nghiệp chính là vật đại diện cho doanh nghiệp, nhằm phân biệt giữa các công ty này với công ty khác. Nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.
Đăng ký mẫu dấu là việc cá nhân/tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.
Vai trò quan trọng của con dấu trong mỗi doanh nghiệp
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu. Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác (Theo quy định tại điều 43 Luật doanh nghiệp 2020).
Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp. Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.
LDN 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử. Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp:
Về sử dụng, quản lý, bảo quản con dấu sẽ được tuân theo điều lệ công ty nghĩa là doanh nghiệp toàn quyền quyết định con dấu công ty trừ những trường hợp DN bị hạn chế sử dụng khi Pháp luật yêu cầu. Nếu điều lệ công ty không bắt buộc sử dụng con dấu khi giao dịch, ký kết hợp đồng thì những giấy tờ đó vẫn hợp pháp dù không được đóng dấu.
Lưu ý: Những điều cấm về con dấu
Ngoài việc bảo đảm về quyền sở hữu trí tuệ, những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây không được sử dụng khi làm mẫu dấu:
+ Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
+ Hình ảnh, biểu tượng, tên quốc gia, tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội…
+ Ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm lịch sử, đạo đức, văn hoá và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Sau khi thành lập, thay đổi tên hay địa chỉ doanh nghiệp buộc phải khắc và sử dụng con dấu mới. Tuy nhiên, để con dấu doanh nghiệp có hiệu lực pháp lý cần phải làm thông báo công bố mẫu dấu.
Đặc điểm mẫu dấu doanh nghiệp:
Mẫu con dấu doanh nghiệp
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện thường bằng hình dạng như hình tròn, đa giác…Mỗi con nghiệp có một con dấu thống nhất về hình thức, nội dung, kích thước.
Nội dung con dấu doanh nghiệp
Hai nội dung bắt buộc phải thể hiện trên mẫu dấu doanh nghiệp là mã số và tên doanh nghiệp. Ngoài ra, DN có thể bổ sung nội dung khác như thêm ngôn ngữ, hình ảnh vào hình thức thể hiện của con dấu nhưng không được vi phạm các điều cấm theo nghị định 96/2015/NĐ-CP, quy định ở dưới đây.
Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử
Hiện nay, doanh nghiệp khi thông báo mẫu con dấu tới cơ quan đăng ký kinh doanh được thực hiện dễ dàng và nhanh gọn hơn khi thông qua hệ thông đăng ký kinh doanh online. Để giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện nhanh chóng, Luật Trần và Liên Danh xin được chia sẻ bài viết hướng dẫn các thủ tục đăng tải mẫu dẫu của công ty qua mạng điện tử để mọi người cùng tham khảo.
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Để đăng tải mẫu con dấu của công ty qua mạng điện tử, doanh nghiệp cần phải có một tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia. Trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản thì phải đăng ký một tài khoản đăng ký doanh nghiệp tại trang web dangkykinhdoanh.gov.vn.
Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu
Sau khi đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh tại trang web dangkykinhdoanh.gov.vn, cá nhân tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu theo các bước:
Chọn phương thức nộp hồ sơ: cá nhận chọn một trong các phương thức: Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Sử dụng chữ ký số công cộng;
Chọn loại đăng ký trực tiếp: Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc;
Tìm kiếm doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi: Chọn loại đăng ký thay đổi: thông báo mẫu dấu;
Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử;
Xác nhận thông tin đăng ký.
Bước 3 Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử
Cá nhân nộp hồ sơ thực hiện theo các bước:
Nhập khối thông tin mẫu dấu: Cá nhân nhập các thông tin về mẫu con dấu bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, ghi chú (nếu có);
Điền khối thông tin Người ký: Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
Điền khối thông tin người liên hệ: Cá nhân nộp hồ sơ thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông báo về tình trạng xử lý hồ sơ;
Kiểm tra thông tin hồ sơ: Nhấn nút “kiểm tra thông tin” để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu;
Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dẫu
Khi nộp hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, cá nhân nộp hồ sơ cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy)
Hệ thống chấp nhận cả hai loại tài liệu đính kèm:
Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);
Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.
Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi cá nhân nộp hồ sơ đã điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút “chuẩn bị”.
Nhập mã xác nhận hiểm thị trên màn hình. Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ, cá nhân nộp hồ sơ phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/ thành phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập tại bước nhập thông tin.
Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút “xác nhận” để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.
Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng: OD-xxxxxxx/xx. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin.
Bước 6: Ký số/ xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Việc chỉ định người ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điên tử.
Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhận chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần ký, nhấn nút “ký số/xác thực bằng tài khoản ĐKKD” để tiến hành ký số/xác thực.
Khi hồ sơ đã có đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “đã ký” . nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, cá nhân nộp hồ sơ có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, sau đó nhấn nút “Hủy bỏ việc ký hồ sơ” và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.
Bước 7: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm đã ký vào hồ sơ, cá nhân nộp hồ sơ bấm nút “Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD”.
Bước 8: theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện từ, cá nhân nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
Bước 9: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung
Sau khi hồ sơ đã được nộp trưc̣ tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xé t để xử lý hồsơ do doanh nghiêp̣ nôp̣ . Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiêp̣ sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽnhâṇ đươc̣ email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.
Các bước nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung:
Xem thông báo sửa đổi, bổ sung;
Sửa đổi thông tin/tài liệu đính kèm;
Ký xác thực hồ sơ;
Nhận giấy biên nhận mới.
Bước 10: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ đã được nộp trưc̣ tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiêp̣ nôp̣. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhâṇ đươc̣ email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký. Đối với hồ sơ thông báo mẫu dấu, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng tải.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thủ tục đăng ký mẫu dấu. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
