Hiện nay, do thời buổi hội nhập xã hội phát triển không ngừng, những vấn đề liên quan đến giấy tờ trao đổi giữa các nước, thủ tục hợp thức hóa luôn là điểm thắc mắc cho nhiều người dân. Họ luôn vướng mắc khi đi làm thủ tục giấy tờ, thậm chí rất tốn chi phí khi không biết để hợp thức hóa, làm chứng thực sao y bản chính tiếng nước ngoài ở tại nước Việt Nam được hay không? Hay phải làm ở tại nơi có tiếng nước ngoài đó? Để giải đáp các thắc mắc trên mời bạn đọc cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
Thẩm quyền công chứng, chứng thực văn bản song ngữ, tiếng nước ngoài
Hiện nay pháp luật quy định rất cụ thể khái niệm công chứng là việc các công chứng viên chứng nhận tính hợp pháp, tính xác thực của các hợp đồng và các giao dịch khác bằng văn bản mà theo yêu cầu tự nguyện muốn công chứng các giầy tờ của các tổ chức, cá nhân hoặc thuộc các trường hợp mà pháp luật quy định phải công chứng theo đúng thủ tục, trình tự luật định.
Còn khái niệm chứng thực cũng được quy định rất cụ thể theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng là việc các tổ chức, các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước căn cứ vào các bản chính của các văn bản, giấy tờ để chứng thực bản sao là đúng với các bản chính của các giấy tờ, văn bản.
Còn văn bản song ngữ là các văn bản, giấy tờ được thể hiện đầy đủ bằng hai hay nhiều ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ là tiếng việt của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Hiện nay trên 63 tỉnh thành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, chưa kể đến các tổ chức, văn phòng công chứng tư nhân thì dịch vụcông chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay nói chung khá nhiều và đang ngày càng tăng về số lượng và chất lượng về tính xác thực của các hợp đồng giao kết hoặc các giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, lao động, kinh tế thương mại và các quan hệ xã hội khác để mọi người có thể thuận tiện và nhiều lựa chọn hơn khi cần công chứng, chức thực các văn bản song ngữ tiếng nước ngoài này.
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì mọi người có thể lựa chọn phòng tư pháp cấp quận/huyện hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, Cơ quan đại diện lãnh sự hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
Đối với phòng tư pháp cấp quận/huyện
Pháp luật hiện nay quy định về việc sao y hợp đồng đối với các giấy tờ do các tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, sao y bản sao từ bản chính các văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp các giấy tờ văn bản này thì các phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các văn bản song ngữ nước ngoài về việc sao y giấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch của các chủ thể theo quy định của pháp luật.
Các phòng tư pháp cấp quận/huyện xác nhận tính hợp pháp của các chữ ký trong giấy tờ, văn bản song ngữ, tiếng nước ngoài là đúng chữ ký của người yêu cầu chứng thực khi thực hiện chứng thực theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Các văn bản chứng thực do người đứng đầu của phòng tư pháp cấp quận, huyện thì người đứng đầu phải vào văn bản đã chứng thực và đóng dấu của phòng tư pháp cấp quận, huyện theo quy định của pháp luật.
Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
Các Uỷ ban nhân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền được chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận như các bằng đại học do các trường của Việt Nam.
Đối với cơ quan khác của Việt Nam có thẩm quyền chứng thực
Các cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cũng có thẩm quyền chứng thực các văn bản, giấy tờ song ngữ, tiếng nước ngoài theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Các cán bộ, công chức và các viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực lên các văn bản song ngữ, tiếng nước ngoài và phải đóng dấu của Cơ quan đại diện theo quy định.
Đối với công chứng viên
Các công chứng viên là những người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật công chứng được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các giao dịch, hợp đồng về tính hợp pháp, tính chính xác, không trái đạo đức xã hội, vi phạm pháp luật của các bản dịch giấy tờ, văn bản bản dịch song ngữ, tiếng nước ngoài mà cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng hoặc theo quy định của pháp luật phải công chứng.
Thủ tục chứng thực văn bản song ngữ, văn bản có tiếng nước ngoài
Việc chứng thực bản chính giấy tờ, văn bản của Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng tư pháp cấp huyện được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007/NĐ-CP như sau:
a) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.
b) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.
c) Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài… trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
d) Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:
– Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
– Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
đ) Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chưa bố trí đủ cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã, cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã chưa được đào tạo trung cấp pháp lý hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã chưa trang bị máy photocopy để phục vụ công tác chứng thực thì Sở Tư pháp tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao thêm cho Phòng Tư pháp cấp huyện được chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 có hiệu lực từ ngày 05/3/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì Phòng tư pháp cấp huyện được bổ sung thẩm quyền chứng thực cụ thể như sau:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.
b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.
c) Chứng thực các việc quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Như vậy, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP chỉ quy định bổ sung thẩm quyền chứng thực của Phòng công chứng cấp huyện; còn thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã vấn được thực hiện theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007/NĐ-CP.
Do đó, UBND cấp xã vẫn có thẩm quyền chứng thực văn bản, giấy tờ có tính chất song ngữ và cả những giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài…).
Lệ phí công chứng, chứng thực và các chi phí khác
Các cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng, chứng thực các văn bản song ngữ, tiếng nước ngoài tại Phòng Tư pháp, Cơ quan đại diện, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện phải nộp lệ phí công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.
Khi các cá nhân yêu cầu chứng thực các văn bản song ngữ, tiếng nước ngoài đề nghị cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực in, chụp thêm, đánh máy giấy tờ, văn bản song ngữ đó theo yêu cầu của cá nhân thì phải nộp chi phí để thực hiện cho việc đó.
Còn đối với lệ phí công chứng thì hiện nay áp dụng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
Theo quy định ở nước ta hiện nay thì mức trần lệ phí chứng thực chi phí do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) phù hợp với tình hình thực tế, cơ sở thực tế của địa phương theo từng thời kỳ.
Chính vì vậy, nội dung bài viết của chúng tôi trên đây sẽ phân tích chi tiết quy trình thẩm quyền, phí để công chứng, chứng thực văn bản song ngữ, tiếng nước ngoài để giúp mọi người đi đến đúng cơ quan có thẩm quyền nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí để có các giấy tờ hợp pháp sử dụng trong các giao dịch của mình.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về chứng thực sao y bản chính tiếng nước ngoài Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
