Với mục tiêu số hóa dịch vụ công, hồ sơ chứng thực bản sao điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Vậy chứng thực điện tử thực chất là gì? Thủ tục chứng thực điện tử thực hiện như thế nào? Hãy cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu nhé!
Khái niệm chứng thực là gì ?
Hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng khái niệm chứng thực; mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Ta có thể thấy một điểm chung giữa những hình thức chứng thực kể trên. Đó là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, tính xác thực của đối tượng của công chứng là giống với bản gốc. Như trong chứng thực bản sao từ bản chính; ở đây là xác thực tính chính xác của bản sao là đúng với bản chính.
Trường hợp chứng thực chữ ký thì đó là việc xác thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được chứng thực chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; mà không phải bất kì cá nhân nào khác; không phải chữ ký giả.
Trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chính là sự xác minh, kiểm tra xem các nội dung của hợp đồng, giao dịch đó có thực hay không. Như hợp đồng có được lập tại đúng thời gian, địa điểm này hay không; các bên có tự nguyện giao kết hay không; chữ ký trên hợp đồng là của đúng hai bên hợp đồng hay không.
Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân; thông tin cá nhân; để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Chứng thực có mấy loại ?
Căn cứ vào điều 2 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định như sau :
“1.“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Đặc điểm của chứng thực ?
Hoạt động chứng thực có những đặc điểm gì?
Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.
Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực.
Bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào.
Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước nhờ vào hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.
Chứng thực điện tử là gì?
Đầu tiên, để hiểu về chứng thực điện tử là gì, chúng ta cần tìm hiểu môi trường hoạt động của việc chứng thực điện tử theo quy định của pháp luật. Vì việc chứng thực điện tử còn là một hoạt động còn rất mới mẻ với người dân và các doanh nghiệp. Môi trường hoạt động việc chứng thực bản sao điện tử theo quy định tại khoản 1, Điều 3, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2020 thì môi trường điện tử chính là môi trường ở đó thông tin được tạo lập, mang tính cung cấp, trao đổi, thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ dữ liệu thông qua mạng internet, mạng máy tính, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu. Nói một cách dễ hiểu thì đó chính là hệ thống website hiện nay.
Bên cạnh đó chúng ta cùng cần hiểu về khái niệm bản sao điện tử theo quy định của pháp luật là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính có thể là văn bản giấy hoặc tập tin có đầy đủ, chính xác phần nội dung như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính bằng giấy.
Thông thường, hiện nay người dân và các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng bản sao theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015. Việc sử dụng bản sao điện tử chưa thực sự đi vào đời sống người dân.
Vậy chứng thực điện tử là gì, hay nói cách khác việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì? Theo quy định tại khoản 8, khoản 9, Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2020 thì chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực căn cứ vào văn bản chính dạng tài liệu giấy, căn cứ từ sổ gốc để xem xét và cấp bản sao chứng thực điện tử đúng với bản chính, sổ gốc.
Giá trị pháp lý của việc chứng thực điện tử
Vậy điều đáng được quan tâm ở đây là giá trị pháp lý của việc chứng thực điện tử đến đâu? Liệu rằng bản sao điện tử được chứng thực có giá trị pháp lý như bản sao chứng thực thông thường hay không? Căn cứ theo quy định của pháp luật tại khoản 1, Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2020 thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành.
Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại khoản 2, Điều 14 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2020 quy định về kết quả thủ tục hành chính trên môi trường điện tử thì kết quả thủ tục hành chính, hay nói cách khác chính là bản sao điện tử được chứng thực sẽ có giá trị pháp lý như bản sao thông thường thể hiện dưới dạng văn bản giấy.
Vậy nên người dân, các doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử. Mặc dù chưa phổ biến ở thời điểm hiện tại, nhưng trong tương lai người dân, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử này sẽ tiện ích hơn là đến tận văn phòng, cơ quan để thực hiện thủ tục chứng thực.
Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào?
Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, chia sẻ thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;
b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của giấy tờ hoặc tài liệu.
Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.
Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử về bản chính, thẩm quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ làm cơ sở thực hiện, trách nhiệm thực hiện của người đề nghị cấp chứng chỉ và người chứng nhận, việc gia hạn thời gian và thời hạn thực hiện, phí và hệ thống lưu trữ và chi phí dựa trên luật liên quan đến việc chứng thực từ bản gốc. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
a) Tổ chức, cá nhân cung cấp hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ công chứng bản sao. Nếu văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi xin chứng thực. Trừ khi có điều ước quốc tế do Việt Nam ký kết hoặc nguyên tắc có đi có lại miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
b) Người được chứng thực kiểm tra bản chính, chụp bản chính theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực, cơ quan có trách nhiệm chứng thực và gia hạn. Trừ khi pháp luật có quy định khác, bản sao điện tử của định dạng tài liệu giấy được chứng nhận từ bản gốc theo Quy định này sẽ thay thế bản chính được sử dụng để xác minh giao dịch.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Cơ quan có trách nhiệm cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
Việc đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau
Bước 1: Truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn mục Dịch vụ công trực tuyến / Dịch vụ công nổi bật
Bước 2: chọn thủ tục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”, sau đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện hướng dẫn và hiển thị các thông tin về thủ tục hành chính Cấp bản sao chứng thực
Bước 3: Cá nhân / tổ chức đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn, sau đó thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và cung cấp CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp). Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của cá nhân / tổ chức dưới dạng file pdf
Lưu ý: Trường hợp cá nhân / tổ chức không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu cung cấp email. Khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn thành việc cấp bản chứng thực điện tử, thì file chứng thực điện tử bản mềm sẽ được gửi về email mà cá nhân / tổ chức đã cung cấp.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về chứng thực điện tử Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
