Khi thực hiện các giao dịch cần công chứng, người dân có thể đến Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Vậy văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa là cơ quan thế nào?
Quy định của pháp luật hiện hành về công chứng
Công chứng là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 thì Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Đặc điểm của công chứng
Từ khái niệm công chứng theo quy định mà chúng tôi vừa nêu như trên, có thể nhận thấy công chứng có các đặc điểm như sau:
-Hoạt động công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện. Trong đó, công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
-Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật công chứng 2014.
-Nội dung của việc công chứng là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch.
-Công chứng bao gồm công chứng các hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng và công chứng do các cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn tại văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa
Để thực hiện thủ tục công chứng trong trường hợp này, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ quy định tại khoản 1, Điều 40 Luật công chứng như sau:
“Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối vớitài sản mà pháp luật quy định phải đăng kýquyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.”
Sau khi hoàn tất hồ sơ như trên, người yêu cầu chứng nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng thuộc Sở tư pháp.
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch
Có thể khẳng định rằng, đối với người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch thì vai trò công chứng viên ở đây là luật gia, là “thẩm phán phòng ngừa” được nhà nước giao trách nhiệm giúp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Công chứng viên được Luật công chứng giao nhiệm vụ chứng nhận việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận luôn bảo đảm an toàn pháp lý và phòng ngừa được tranh chấp. Luật công chứng quy định: “
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu phải công chứng”.
Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Để nhìn nhận một cách khách quan về trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, chúng ta cần biết về giá trị pháp lý của văn bản công chứng (tại khoản 1, 2 điều 6 Luật công chứng) quy định: “Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan;” và “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh”.
Điều đó, đã nói lên được tầm quan trọng và trách nhiệm của công chứng viên trong việc thực hiện ký chứng nhận một văn bản công chứng. Công chứng viên sau khi xem xét thấy hợp đồng, giao dịch đầy đủ, chính xác về mặt pháp lý sẽ chứng nhận vào hợp đồng, giao dịch đó.
Lời chứng trong các hợp đồng, giao dịch là sự khẳng định hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên kiểm tra chặt chẽ về: thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;
Chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Những quy định trong Luật công chứng đã thể hiện công chứng viên là người làm chứng, người thứ ba chứng nhận một sự việc có thật. Họ là những luật gia bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; là người xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch, bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có hiệu lực.
Điều quan trọng khi có yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức cần tìm đến công chứng viên, cần biết về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, về trách nhiệm của công chứng viên đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch để tránh được các rủi ro trong giao kết hợp đồng.
Luật quy định công chứng viên phải “chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về văn bản công chứng mà mình thực hiện”. Đó cũng là một trong những vấn đề cơ bản để bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có hiệu lực cao.
Phân biệt Phòng công chứng và Văn phòng công chứng
Nói một cách đơn giản và dễ hiểu nhất thì Phòng công chứng là của nhà nước, thường được quen gọi là công chứng nhà nước. Còn Văn phòng công chứng là của tư nhân, thường quen gọi là công chứng tư. Vậy nên khi đi công chứng bạn để ý tên của tổ chức công chứng đó, nếu là “Phòng” thì là của Nhà nước còn nếu là “Văn phòng” thì của tư nhân. Ngoài ra Phòng công chứng thường đặt tên theo số, VD Phòng công chứng số 1, số 2, số 3…
Về cơ bản chỉ khác nhau tên gọi và chủ sở hữu vốn thôi, cách thức hoạt động liên quan đến khách hàng công chứng hoàn toàn giống nhau. Còn để đánh giá cái nào tốt hơn cái nào thì còn phải xét thêm nhiều yếu tố nữa.
Có hướng dẫn thủ tục cho bạn mà chưa cần xem giấy tờ hay không?
Thông thường trước khi đi công chứng bạn thường muốn hỏi thủ tục trước, sau đó khi lựa chọn được nơi công chứng rồi thì mới mang giấy tờ qua. Nhưng không phải nơi nào cũng chịu khó giải thích thủ tục cho bạn khi chưa có giấy tờ. Khi đó họ thường bảo bạn đại ý là mang giấy tờ qua rồi họ sẽ nói cụ thể. Điều đó không phải do khả năng hay trình độ mà có lẽ chỉ là do họ muốn tư vấn chính xác hơn cho bạn mà thôi.
Tuy nhiên có rất nhiều VPCC sẵn sàng tư vấn cặn kẽ, chi tiết cho bạn khi bạn chỉ đến hỏi hoặc thậm chí hỏi qua điện thoại thôi mà chưa cần phải mang bất cứ giấy tờ nào đến. Hãy ưu tiên chọn những VPCC như vậy.
Tư vấn và hướng dẫn tại văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa rõ ràng, dễ hiểu
Bạn thích một người tư vấn nhiệt tình, nhiều nội dung và nhiều giải thích hay một người tư vấn ngắn gọn và đúng trọng tâm?
Tuy cách thức và khả năng diễn đạt của mỗi người là khác nhau nhưng các công chứng viên (CCV) và chuyên viên của VPCC đều được đào tạo kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp. Đúng là những người tư vấn nhiệt tình thường gây được nhiều thiện cảm hơn nhưng theo tôi, bạn nên ưu tiên chọn VPCC tư vấn một cách gọn gàng, đúng câu hỏi, và quan trọng là bạn cảm thấy dễ hiểu là được. Nhiều khi việc giải thích nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn khi được tư vấn xong.
Giá cả, phí dịch vụ tại văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa rõ ràng
Phí dịch vụ là vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với mỗi khách hàng đến công chứng. Theo quy định thì các VPCC đều phải công khai niêm yết các loại phí tại trụ sở. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian xem và hiểu được bảng phí đó.
Vậy nên nếu bạn hỏi tư vấn dù trực tiếp hay qua điện thoại thì cũng đừng ngần ngại mà hỏi các chi phí cụ thể cho việc công chứng của bạn, công chứng thì ngoài phí nhà nước theo quy định, còn có thể có các loại phí như: phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ…
Bạn nên ưu tiên chọn những VPCC có sự tư vấn rõ ràng các loại phí. Rõ ràng ở đây không nhất thiết phải là một con số cụ thể, bởi vì còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn khi công chứng nữa. Mà rõ ràng thể hiện ở việc bạn hiểu được với vụ việc của bạn thì có những phí gì, cách tính như thế nào, tổng chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền…
Bạn cũng lưu ý là VPCC sẽ có một bộ phận kế toán riêng để tính các chi phí, vậy nên nhiều khi người tư vấn cho bạn sẽ không nhớ hết được mà phải hỏi bộ phận kế toán. Do đó có thể họ sẽ hẹn gọi lại và thông báo chi phí cho bạn sau. Đó là việc rất bình thường, không có gì “mập mờ” đâu.
Thái độ phục vụ và thực hiện công việc tại văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa như thế nào?
Công chứng cũng là một dịch vụ, đó là một loại dịch vụ pháp lý. Nhưng không giống như cơ quan hành chính nhà nước, bạn không có quyền lựa chọn, thì ngược lại dịch vụ công chứng cũng như rất nhiều dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Nếu không, bạn có quyền tự do lựa chọn bất kỳ một VPCC nào khác.
Bạn biết điều này và văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa cũng như các công chứng viên cũng đều hiểu điều này. Vậy nên sẽ không bao giờ có chuyện VPCC gây khó khăn hay cửa quyền với bạn. Nếu như có một lúc nào đó bạn cảm thấy như vậy, bạn hãy bình tĩnh suy nghĩ xem, có phải bạn đang “hiểu lầm” họ hay không?
Chẳng hạn, nếu bạn thấy họ yêu cầu bạn quá nhiều giấy tờ, mà bạn cảm thấy rằng không cần thiết, thì đó là do “quy định nó vậy”, họ cũng muốn bớt giấy tờ cho bạn lắm nhưng đó là quy định của pháp luật và điều quan trọng hơn, đó là để đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp cho cả bạn và cho cả VPCC.
Nếu bạn thấy giấy tờ lằng nhằng, đừng chần chừ hãy hỏi ngay là tại sao lại phải cung cấp những giấy tờ này, hỏi đến khi nào họ giải thích cho bạn hiểu thì thôi. Lúc đó bạn sẽ thấy thoải mái khi cung cấp giấy tờ cho họ.
Về cách thức thực hiện công việc thì cứ nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác là được rồi. Cái này bạn nhìn hợp đồng họ soạn ra là sẽ đánh giá được phần nào. Thỉnh thoảng lỡ sai vài lỗi chính tả trong hợp đồng, văn bản mà bạn phải đi đính chính lại cũng không sao, chuyện bình thường thôi, không đánh giá được chất lượng VPCC ở mấy lỗi chính tả đó.
Về thái độ thì bạn cứ đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là chính xác rồi. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái được.
Mức độ nhiệt tình và dễ dàng đến đâu?
Bạn đến một VPCC mà họ cực kỳ nhiệt tình tư vấn cho bạn, thiếu giấy tờ gì họ cũng có cách giải quyết. Vụ việc, giao dịch của bạn khó khăn và phức tạp đến đâu họ cũng có thể xử lý được trong khi có thể bạn đã bị một số VPCC khác từ chối hoặc yêu cầu giấy tờ “lằng nhằng” hơn.
Nói chung là kiểu gì bạn cũng sẽ công chứng được hợp đồng, giao dịch ở VPCC đó. Đương nhiên kèm theo đó sẽ là thêm một khoản chi phí khác nữa. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn những nơi khác rồi. Nhưng liệu bạn có nên YÊN TÂM với hợp đồng, văn bản đã được công chứng như vậy không? Chưa chắc đâu nhé.
Sau một thời gian không ngắn được trải nghiệm các dịch vụ công chứng, và được tiếp xúc với các công chứng viên cũng như chuyên viên tư vấn, tôi nhận thấy là không giống như luật sư, sẽ chỉ bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, thân chủ của mình, thì nhiệm vụ của các công chứng viên là phải đảm bảo an toàn tối đa cho các giao dịch, hợp đồng, văn bản mình công chứng, mà không được nghiêng về phía bên nào cả, kể cả đó là bên khách hàng đã thuê mình công chứng.
Mối quan hệ giữa văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa và khách hàng có thể nói là “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu”. Bất kỳ bên nào vô tình hay cố ý làm sai cũng sẽ gây hại cho bên còn lại.
Bạn luôn nghĩ rằng, văn bản, hợp đồng của bạn “có công chứng” là hoàn toàn yên tâm và chắc ăn rồi? Thực tế thì chưa hẳn là như vậy. Chỉ có VPCC và CCV nào ý thức được mối quan hệ “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” với khách hàng thì khi đó giao dịch, hợp đồng của bạn mới được đảm bảo an toàn và có thể yên tâm được. Đó là những VPCC và CCV có trách nhiệm và có “tâm”. Bạn có thể đặt niềm tin vào dịch vụ của họ.
Nhưng một số VPCC và CCV lại không nghĩ vậy, họ đặt việc công chứng được và thu được phí dịch vụ của khách hàng là ưu tiên số một, hoặc họ có tư duy cho rằng chỉ chứng nhận đúng là có người đó, thực hiện giao dịch đó mà không cần quan tâm đến các yếu tố pháp lý hay giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng khi có tranh chấp, rủi ro thì đó là việc của khách hàng, mình không có liên quan gì cả.
Thực tế là văn bản, hợp đồng đã công chứng vẫn có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị hủy bởi tòa án, thêm vào đó nếu như văn bản hay hợp đồng đó có những điều khoản rất bất lợi cho bạn, thì bạn sẽ có khả năng thua rất lớn khi có tranh chấp và phải ra tòa.
Như vậy có thể là cùng một giao dịch nhưng khi bạn công chứng ở VPCC này thì giao dịch của bạn sẽ an toàn nhưng nếu công chứng ở VPCC khác thì bạn lại đang phải đối mặt với nguy cơ văn bản hợp đồng bị vô hiệu hoặc rủi ro và tranh chấp cao trong tương lai. Cách nhận biết tốt nhất trong trường hợp này có lẽ là… hỏi.
Nếu bạn cảm thấy “có gì đó sai sai”, bạn hãy hỏi họ thật cụ thể và chi tiết để họ giải thích lý do, bạn hãy đặt ra nhiều tình huống và giả thiết (nếu thế này hoặc nếu thế kia thì có sao không chẳng hạn) để biết được các rủi ro có thể phát sinh. Nơi nào giải thích rõ ràng và bạn thấy vấn đề được sáng tỏ, thì bạn có thể yên tâm và tin tưởng nơi đó.
Chốt lại 1 câu: Chưa chắc VPCC yêu cầu bạn cung cấp ít giấy tờ và đơn giản đã tốt và đáng tin cậy hơn VPCC yêu cầu nhiều giấy tờ hơn đâu nhé.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng nguyễn lê nghĩa của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
