Nhiều người vẫn có thắc mắc rằng, Văn phòng công chứng có giống Phòng công chứng không? Liệu rằng công chứng tại Văn phòng có uy tín và được đảm bảo quyền lợi? Để giải đáp thắc mắc, hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Luật Trần và Liên danh để có thể hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng là gì, các chức năng, vai trò, đặc điểm, công chứng viên và các câu hỏi về văn phòng công chứng bình đa đang được nhiều người quan tâm.
Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, công chứng bản dịch
Việc giao, nhận, ký và đóng dấu bản sao:
Công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính qua các bước sau:
Bước 1: Chuyên viên pháp lý hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp giấy tờ, văn bản cần chứng thực theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu với bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ký bản sao.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực bản sao nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
Bước 4: Chuyên viên pháp lý sẽ tiếp nhận bản sao đã được Công chứng viên ký, tính phí và chuyển giao bộ phận thu phí, bộ phận văn thư – lưu trữ cấp số bản sao, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
Bước 5: Bản sao được trả cho người yêu cầu chứng thực.
Việc giao, nhận, ký và đóng dấu chứng thực chữ ký:
Công chứng viên chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản qua các bước sau:
Bước 1: Chuyên viên pháp lý hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu bản chính, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ký chứng thực.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
Bước 4: Chuyên viên pháp lý sẽ tiếp nhận giấy tờ, văn bản đã được Công chứng viên ký, tính phí và chuyển giao bộ phận thu phí, bộ phận văn thư – lưu trữ cấp số chứng thực, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
Bước 5: Giấy tờ, văn bản đã chứng thực được trả cho người yêu cầu chứng thực.
Việc giao, nhận, ký và đóng dấu bản dịch:
Công chứng viên thực hiện công chứng bản dịch qua các bước sau:
Bước 1: Công chứng viên hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu với bản chính và sắp xếp văn bản cần dịch theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực thông qua phiếu yêu cầu công chứng bản dịch.
Bước 2: Công chứng viên đóng dấu đã đối chiếu bản chính (trường hợp có bản chính đúng quy định) hoặc từ chối đối với bản chính bị cấp sai thẩm quyền, không hợp lệ, bản chính giả,…. theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Người yêu cầu công chứng nhận lại bản chính giấy tờ, văn bản.
Bước 4: Chuyên viên pháp lý sẽ tiếp nhận văn bản yêu cầu dịch đã được Công chứng viên kiểm tra, giao cho cộng tác viên của Phòng Công chứng.
Trong bản dịch: Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ “BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải; Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ; Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.
Bước 5: Chuyên viên pháp lý nhận lại bản dịch đầy đủ và chuyển Công chứng viên công chứng theo quy định.
Bước 6: Chuyên viên pháp lý tính phí và chuyển giao bộ phận tài vụ thu phí, bộ phận lưu trữ cấp số bản dịch, đóng dấu, lưu trữ theo quy định.
Bước 7: Bản dịch được trả cho người yêu cầu công chứng theo giấy hẹn.
Một số quy trình thực hiện công chứng riêng tại văn phòng công chứng bình đa:
Công chứng ngoài trụ sở
– Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của cơ quan công chứng, thì việc công chứng được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người yêu cầu công chứng.
Trình tự công chứng ngoài trụ sở văn phòng công chứng bình đa như sau:
– Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc, hợp đồng…) và các giấy tờ liên quan đến giao dịch.
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công CCV khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở.
CCV được phân công hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng theo quy định, cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.
– Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.
– Bước 3: Theo phiếu hẹn, CCV đến nơi công chứng ngoài trụ sở. CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).
– Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản công chứng.
– Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
Từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Công chứng hồ sơ có sự tham gia của người làm chứng, phiên dịch:
Việc công chứng hồ sơ, giấy tờ phải có sự tham gia của người làm chứng nếu pháp luật quy định việc công chứng phải có người làm chứng hoặc trường hợp pháp luật không quy định nhưng người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau : không đọc được; không nghe được; không ký được; không điểm chỉ được .
Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
Trường hợp người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau : không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng.
Cơ quan công chứng phải hướng dẫn và giải thích cho ngưòi có yêu cầu công chứng về việc phải có người làm chứng và người phiên dịch cũng như các điều kiện có liên quan theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng được tự mời người làm chứng, người phiên dịch. Nếu họ không mời được thì CCV chỉ định người làm chứng.
Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng.
Một trong các bên giao kết hợp đồng có thể yêu cầu Phòng Công chứng sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản đã được công chứng.
– Bước 1: Người có yêu cầu sửa văn bản công chứng thì nộp văn bản đã công chứng (bản chính) kèm các giấy tờ liên quan chứng minh cho yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật tại phòng làm việc của các CCV.
Sau khi đối chiếu với lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, CCV thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật theo các bước kế tiếp hoặc cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết qủa và các lưu ý khác). Trong trường hợp từ chối, CCV giải thích rõ lý do.
– Bước 2: CCV trình Phiếu đề nghị cho lãnh đạo Phòng cho lục hồ sơ lưu trữ. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo Phòng, CCV yêu cầu bộ phận lưu trữ lục hồ sơ gốc lưu có liên quan để kiểm tra, đối chiếu.
Khi sửa lỗi kỹ thuật do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn thì CCV gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải được thực hiện cùng lúc trên văn bản cấp cho người yêu cầu và bản gốc lưu trữ tại Phòng Công chứng.
– Bước 3: Theophiếu hẹn khách đến phòng làm việc của CCV nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
Giải quyết ngay trong ngày, trường hợp cần thiết phải kiểm tra xác minh lại thì thời gian giải quyết không quá hai ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Công chứng là gì? Công chứng viên là gì?
Khái niệm công chứng
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Khái niệm công chứng viên theo quy định pháp luật
Theo Luật công chứng năm 2014 quy định về công chứng viên như sau:
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Công chứng viên là ngạch công chức ngành tư pháp.Công chức viên làm việc trong cơ quan công chứng nhà nước có nhiệm vụ công chứng. Công chứng viên là cán bộ pháp lí được bổ nhiệm để thực hiện chức năng công chứng nhà nước tại cở quan công chứng nhà nước, tiến hành các hành vi pháp lí như xác nhận, chứng nhận, chứng thực cá° bản sao giấy tờ, tài liệu, văn bằng, các việc về thừa kế, vv.
Công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm theo để nghị của Giám đốc Sở Tư pháp. Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác.
Tiêu chuẩn công chứng viên tại văn phòng công chứng bình đa theo quy định pháp luật
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
– Có bằng cử nhân luật;
– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
Quy định về đào tạo và miễn đào tạo nghề công chứng tại văn phòng công chứng bình đa
Về đào tạo nghề công chứng
– Người có bằng cử nhân luật được tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
– Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng.
Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.
Cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng
– Cơ sở đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 9 của Luật Công chứng là Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.
– Học viện Tư pháp chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành chương trình khung đào tạo nghề công chứng.
Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
– Người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong các trường hợp sau đây:
+ Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam là thành viên;
+ Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.
– Người đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đến Bộ Tư pháp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng (mẫu TP-CC-01);
+ Bản sao văn bằng và bản sao kết quả đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Các trường hợp miễn đào tạo nghề công chứng
– Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng:
+ Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;
+ Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;
+ Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;
+ Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
– Người được miến đào tạo nghề chứng quy định tại khoản 1 điều 10 của Luật công chứng năm 2014 phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng. Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
Đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng tại văn phòng công chứng bình đa
– Người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật Công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng đến Học viện Tư pháp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Giấy đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng (Mẫu TP-CC-02);
+ Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này.
– Học viện Tư pháp tiếp nhận hồ sơ đăng ký và thông báo danh sách người đủ điều kiện tham gia khóa bồi dưỡng chậm nhất là 30 ngày trước ngày khai giảng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
Nội dung bồi dưỡng nghề công chứng tại văn phòng công chứng bình đa
– Kỹ năng hành nghề công chứng, bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, xác định nhân thân, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, kỹ năng nghiệp vụ khác thuộc thẩm quyền của công chứng viên.
– Kiến thức pháp luật liên quan đến hành nghề công chứng, bao gồm các quy định pháp luật về công chứng, pháp luật dân sự, các quy định pháp luật khác có liên quan.
– Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành tổ chức hành nghề công chứng.
Trách nhiệm của Học viện Tư pháp
– Chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành chương trình bồi dưỡng nghề công chứng.
– Tổ chức khóa bồi dưỡng nghề công chứng phù hợp với chương trình đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.
– Cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng cho người đạt yêu cầu.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng bình đa của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
